فواصل » إدارة

كيف تخفف إدارة الوقت من الضغوط النفسية الناجمة عن العمل؟

Crazy Me — Mon, 04 Jun 2012 13:37:56 +0000

التقدم اليوم لم يعد يتعلق بالقدرة على الإنتاج واستحداث المعدات واستثمارات الموارد بقدر ما يتعلق بالسرعة والمهارة في القيام بذلك، وعليه أصبح الوقت واستثماره وإدارته أحد العناصر الأساسية التي يحكم بها على الجودة في كل المجالات. إن إدارة الوقت تفهم على أنها مرادفة للترتيب والتنظيم وإجراءات العمل اليومية، وهذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة، إلا إن إدارة الوقت أكثر تعقيدًا من ذلك، أنها حالة نفسية أنها استعداد للالتزام الشخصي.

بدأ الاهتمام بموضوع إدارة الوقت في أواخر الخمسينيات وبداية الستينيات من القرن العشرين، وكانت أول محاولة في مجال دراسة إدارة الوقت بالشكل العلمي للكاتب جيمس ماكي. إذ وضع كتابه إدارة الوقت عام 1958, وكانت أهم عباراته التي لا زالت تتردد حتى الآن: إذا كنت تشعر بنقص في الوقت فهذا دليل على أن مهاراتك ومعلوماتك الإدارية باتت غير صالحة للمستجدات.

ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية التي ليس لأية سلطة قدرة على التحكم فيها، فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله، ويأتي الوقت على قمة عناصر أو مؤشرات التقييم حيث يربط النجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف بالمدى الزمني المحدد لذلك.

ويعتبر الوقت ذا أهمية قصوى في حياة الإنسان, ولذلك أكدت مصادر التشريع الإسلامي على قيمة وحسن استغلاله، حيث أقسم الله سبحانه وتعالى بالليل قال تعالى: }والليل إذا يغشى. والنهار إذا تجلى{ سورة الليل. كما أقسم جل شأنه بالضحى قال تعالى }والضحى. والليل إذا سجى{ سورة الضحى، وأقسم سبحانه وتعالى بالفجر، قال تعالى }والفجر. وليال عشر{ سورة الفجر، كما أقسم سبحانه وتعالى بالعصر قال تعالى }والعصر. إن الانسان لفي خسر{ سورة العصر، كما حث الرسول صلى الله عليه وسلم على حسن استغلال الوقت، فعن أبي برزة نضاله بن عبيد الأسلمي رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم (لن تزول قدم عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه وعن علمه ماذا عمل به) رواه الترمذي، رقم الحديث 405 باب الخوف.

إن الأفراد الذين لديهم القدرة على التحكم في الوقت وإدارته وعدم الاستغراق في الأمور الشخصية لديهم سمات شخصية تمكنهم من حسن استغلال أوقاتهم مثل المثابرة والمرونة في التعامل مع الآخرين والمواقف الضاغطة، والاتزان الانفعالي والصبر وبذل الجهد دون استنزاف انفعالي أو جسمي، والقدرة على تحديد الأهداف الواقعية، والثقة أي تعلم قول كلمة «لا» وذلك للأنشطة التي قد تعوق إدارة الوقت بكفاءة.

التعامل مع المواقف الضاغطة..

إن الصحة النفسية والبدنية للإنسان ينبغي النظر إليها بعين الاعتبار من أجل تحقيق نظام إداري فعال، ووفقًا لنظرية الأنماط التي ترى أن كل فرد لديه سمات شخصية ثابتة نسبيًا تؤثر في تعامله مع المواقف الضاغطة وتختلف باختلاف الأفراد، فقد صنف الباحثون الأفراد من حيث مدى تأثرهم بالضغوط إلى نمط السلوك «أ»، ونمط السلوك «ب» ـ وإن كانت هناك دراسات قد صنفت الأفراد إلى: ثلاثة أنماط ـ ويتسم صاحب النمط «أ» بأنه متنافس وعدواني وسريع الكلام ويشعر بضغط الوقت مما يعرضه لمستويات مرتفعة من الضغوط، وعلى النقيض يكون صاحب النمط « ب» فهو شخص متروٍ ولا يشعر بضغط الوقت وغير متنافس وينتقي لنفسه أساليب حياة سهلة.

ويتعرض العامل إلى الكثير من الضغوط النفسية التي تسهم في إنهاك طاقاته وتحرمه من الاستمتاع بحياته على الوجه الأكمل، وقد ينتابه الصراع النفسي الذي يشغل تفكيره ما بين الاستمرار في العمل أو اعتزاله، وفي حالة تراكم مثل هذه العوامل وعدم القدرة على مواجهتها قد تؤدي إلى حالة من الاحتراق النفسي، ويعد الاحتراق النفسي من الظواهر التي جذبت اهتمام الباحثين على مدى الثلاثين عامًا الماضية، حيث تناولت أبحاثهم الاحتراق النفسي بوصفه ناتجًا عن الضغوط المهنية وبعض الأسباب الأخرى، ووصف بأنه أكثر حدوثًا لدى أصحاب المهن الخدمية. إن الاحتراق النفسي كما يؤكد الباحثون يؤثر على الكوادر البشرية العاملة، فهو يؤثر سلبيًا في الجانب الاجتماعي، الصحي والنفسي للأفراد الذين يعانون منه أو الذين يفترض فيهم القيام بعملهم بطرائق تتسم بالفعالية، وحينما تزداد شدة الاحتراق النفسي، فقد يفقد الفرد القدرة على التوازن ويغير نمط سلوكه إلى نمط جديد.

ويعتبر الأفراد من ذوي نمط السلوك «أ» أكثر تعرضًا للإثارة والسلبية لضغوط العمل والمتمثلة في الاحتراق النفسي، فهناك علاقة بين خصائص نمط السلوك «أ» وخاصة الاستغراق في العمل، والإرهاق البدني والنفسي للفرد، فالأفراد ذوو نمط السلوك «أ» أكثر استغراقًا في العمل، ومن ثم يحصلون على مكافآت معنوية من نجاحاتهم الدائمة، غير أنهم يدفعون ثمنًا غاليًا في صورة مشقة نفسية وضغوط مهنية وأمراض بدنية إذا ما فشلوا في القيام بأدوارهم المهنية.

هناك عدة أساليب خاصة بتجنب الوصول إلى مرحلة الاحتراق النفسي منها مواجهة المشكلات والتخطيط الجيد وتنظيم الوقت.

إدارة الوقت.. الاهتمام بالأولويات وترتيبها

إدارة الوقت هي «فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحضير والتوجيه والمتابعة والاتصال، وهي عملية كمية ونوعية معًا في ذات اللحظة، وهي عملية لا تنظر إلى الماضي أو ترتبط بالحاضر، وإنما هي أساسًا موجهة إلى المستقبل وتقوم باستشراف آفاقه والتنبؤ به والوقوف على مساره واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة للأهداف، ومن ثم فإن الطريق إلى المستقبل يركز على حسن اختيار بدائل الحاضر واتخاذ الحاضر لقاعدة انطلاق الى المستقبل، فحسن إدارة الوقت في المستقبل تعني التخطيط لذلك في الحاضر وعملية التخطيط في إدارة الوقت تعني السيطرة شبه الكاملة على كل شيء، فإدارة الوقت هي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع، فإذا لم نحسن إدارته وبشكل فعال، فإننا لن نحسن إدارة أي شيء آخر.

وهكذا فإن إدارة الوقت هي قدرة الفرد ـ أيًا كان موقعه المهني ـ على وضع الأولويات وترتيبها، وإدراك مضيعات الوقت والقدرة على ضبطها وتفويض السلطة وإدراك الذات.

إدارة الوقت هي إدارة نحو الأفضل، نحو تعظيم الإنجاز وزيادة الأعمال الممكن إنجازها وفي أقل وقت، أي التحول إلى ساعات عمل قليلة وفي نفس الوقت تحقيق إنجاز أكبر، وهو أمر يتوقف على إدراك الفرد لذاته ومعرفته الحقيقية بقدراته وإمكانياته، فالمعرفة تتكرر وتتطور وتنمو وتزداد بالتعليم والتدريب وتطبيق المبادئ الخاصة بإدارة الوقت.

سبعة مبادئ مهمة للوقت..

تتمثل مبادئ إدارة الوقت فيما يلي:

(أولاً) إدارك أهمية الوقت :

يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت وإلى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة جدًا، ومن أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح، حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته.

(ثانيًا) تحليل الوقت :

يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في أمور غير هامة، كما يساعد على التعرف على أهداف الفرد وتحويلها إلى أنشطة تنفيذية ذات مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن أو الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت الإجمالي للأهداف.

(ثالثًا) تخطيط وتحديد الأهداف:

تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي أن ينفق فيها الوقت بما يحقق الاستغلال الفعال للوقت وما قد يتطلب ذلك من إعادة ترتيب الأنشطة التي تمارس حاليًا أو تخفيض وقت بعضها أو التخلص منها كلية، أو إضافة أنشطة جديدة وهذا لا يتم بدون تحديد أهداف وترتيبها.

(رابعًا) ترتيب الأولويات:

إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازليًا، لذا يجب على الفرد أن يقوم بترتيب أولوياته ويلتزم بها .

(خامسًا) مبدأ المرونة:

إن الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمرًا ضروريًا لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.

(سادسًا) مبدأ باريتو/ التركيز:

في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو أحد الاقتصاديين الإيطاليين أن الأشياء المهمة من مجموعة معينة من الأشياء تؤلف عادة نسبة ضئيلة منها، بمعنى آخر يؤدي تركيز الجهد الأكبر على العشرين بالمائة المهمة من النشاطات إلى تحقيق 80% من النتائج.

(سابعًا) مبدأ التفويض:

إن قدرة المدير أو متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطًا وثيقًا بإدارة موظفيه، أي أن جهود المدير الفردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل إلى العمل بنفسه فلن يستطيع أن يستخدم وقته الاستخدام السليم، وسيقضي وقتًا طويلاً جدًا في أشياء ليست مهمة، ويقضي وقتًا غير كاف في الأشياء الهامة التي تحتاج إلى عناية أكثر.

كيف تتجنب «الاحتراق النفسي»؟

الاحتراق النفسي عند علماء النفس هو مجموعة أعراض فيزيقية وانفعالية مشتملة على مفهوم ذات سالب واتجاهات سالبة نحو العمل، وفقدان الجانب الإنساني في التعاملات الاجتماعية وانخفاض المشاركة الوجدانية للآخرين واللامبالاة بالعرف والتقاليد وعدم القدرة على مواجهة الإجهاد المزمن في العمل. يرى بعض الباحثين أن الاحتراق النفسي يرجع في أساسه إلى الضغوط النفسية والاضطرابات النفسية الجسمية مثل الصداع وآلام الظهر والمعدة، ويجب ألا ينظر إلى الاحتراق النفسي على أنه حالة مطلقة، بل يجب النظر إلى الدرجة التي وصل إليها، فقد تكون مشاعر الاحتراق لدى البعض أكثر أو أقل نسبيًا مما هي لدى البعض الآخر، وقد اتضح من معظم التعريفات، أنها تكاد تتفق على أن الاحتراق النفسي حالة نفسية يمر بها الفرد كرد فعل للضغوط النفسية الناجمة عن العمل والتي تتسم بالشدة والتكرار.

إن هناك شبه اتفاق بين الباحثين في مجال السلوك التنظيمي على أن الفرد الأكثر التزامًا وإخلاصًا في عمله يكون أكثر عرضة من غيره للاحتراق النفسي ، فالفرد الملتزم والمخلص يقع ـ بالإضافة لظروف العمل الضاغطة ـ تحت ضغط داخلي للعطاء، وفي الوقت نفسه يواجه ظروفًا ومتغيرات خارجة عن إرادته وتقلل من فاعليته في القيام بعمله بالصورة التي تعكس دافعه الشخصي. في دراسة عن أساليب التعامل مع الضغوط لدى المرأة المديرة، أن معظم مفحوصات الدراسة لديهن أعراض نمط السلوك «أ» نتيجة لضغوط العمل واستنزاف طاقاتهن النفسية والجسمية فيه، كما أن المديرة تستخدم بعض الأساليب لمواجهة الضغوط مثل الاسترخاء والتأمل وتدريبات الإيروبيك واستراتيجيات إدارة الوقت وذلك لتخفيف حدة الضغوط التي تتعرض لها.

وتعتبر الضغوط سمة طبيعية للحياة، وحينما تشتد وطأة الضغوط الواقعة على كاهل المرأة العاملة وتستجيب لها بصورة سلبية عندئذ تتطور مع الوقت لتحدث الاحتراق النفسي، وفي هذا الصدد يشار إلى أنه عندما يجتمع الضغط الشديد مع عوامل أخرى مثل ضعف القدرة على استخدام استراتيجيات إيجابية لمواجهتها وبعض سمات الشخصية مثل التوتر والاندفاعية والعصابية فإن الفرد قد يكون عرضة للاحتراق النفسي، ويبدو أن شخصية الفرد تحدد مدى إحساسه بالاحتراق النفسي.

كما أن أساليب المواجهة الفعالة التي يتبناها الفرد بصفة عامة تحدد الأساليب التي يستخدمها في مواجهة مواقف الحياة الضاغطة ، ومن الأساليب الفعالة التي يجب على الفرد أن يتبناها هي قدرته على إدراك أهمية الوقت وتقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهي من أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح في المستقبل حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر الوقت.

أخيرًا أربع خطوات مهمة..

وأخيرًا في ضوء ما سبق من المهم أن نلتفت للآتي:

- يجب أن تهتم جميع مؤسسات الدولة بإعداد دورات بصفة منتظمة عن إدارة الوقت لدى جميع الفئات العاملة.
- الاهتمام بالتأمين الصحي لكافة العاملين بالدولة.
- الاهتمام بإنشاء عيادات نفسية أو مراكز للاستشارات النفسية في كافة الدوائر الحكومية والخاصة
- الاهتمام بالعلاقات الإنسانية بين العاملين وتفعيل دورها الإنساني حتى يشعر كل مواطن بالتعاطف والتكافل الاجتماعي وأنه ليس وحده.

لماذا إدارة الوقت؟

Crazy Me — Mon, 04 Jun 2012 13:13:49 +0000

إن الإدارة الصحيحة للوقت تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة . فإضافة 15 دقيقة كل يوم تعنى إضافة 13 يوم عمل كل عام , إضافة 30 دقيقة كل يوم تعنى انك تضيف 26 يوم عمل كل عام , إن هذا يعادل شهرا جديدا كل عام .

تذكر أن

· الواجبات دائما أكثر من الأوقات .

· أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا أو 168 ساعة أسبوعيا .

تحليل

لقد قمنا بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطنا الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتنا عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الآتية :

· اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الأنشطة نقوم بها لمجرد أننانحبها فقط لا أنها ضرورية .

· اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

· اختبار الكفاءة : هل انا أؤدي العمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة وأجعلها فى متناول يدك .

قال عمر بن الخطاب حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا . وزنوا أعمالكم قبل أن توزن عليكم )

لقد كنت واقعيا حين وضعت أهدافي فى حدود إمكاناتي وقدراتي وقسمتها الى أهداف .

1- خطة سنوية لأهداف العام كله .

2- خطة شهرية قسمت الأهداف على مدى 12 شهرا .

3- خطة أسبوعية قسمت أهداف الشهر على مدى 4 أسابيع .

انتبه : إن المهام المفتوحة لن تنتهى أبدا . لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمة .

قاعدة 80 / 20

إن 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الأهداف المنشودة . ولكن أحذر العمل يتمدد كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله .

بمعنى أنك من الممكن أن تقضى شهرا كاملا فى إنجاز عمل لا يحتاج لأكثر من أسبوع .

إن الفوضى في مكان عملك من أكبر مضيعات الوقت . فبادر باتخاذ هذه الإجراءات فورا :

- حافظ على تنظيم جيد للحجرة

- لا تضع على مكتبك إلا ما ستحتاجه حالا

- تأكد من ترتيب الكتب والأدوات بشكل منظم على المكتب

- سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.

ها قد وضعنا أرجلنا على أول طريق الإستفادة من الوقت

- المهم أن تبدأ وتذكر أن:

لا شئ يغرى بالإنتهاء قدر الإبتداء فالعمل الذى لم يبدأ بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز إلى محاولة إنجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها وأكلها

- لذلك إذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها

-أضف إلى يومك وقتا جديدا عن طريق إستخدام الأوقات الضائعة مثل:

-أوقات المواصلات – أوقات الإنتظار -الأوقات البينية (بين النشاطات)

التسويف

- إنه محبوب رغم أنه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

- يخرج خطتك عن مسارها

- يحرمك من النجاح

التسويف

- هو أن تقوم بمهمة ذات لأولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية

- أن تتصفح كتابك أو تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من أن تذاكر موضوعا صعبا للإمتحان

- أن تشاهد التلفاز بينما كان عليك إنجاز إحدى أصعب نشاطاتك

- أن تتناول كوبا آخر من الشاي بينما كان عليك أن تعود فورا لعملك أو مذاكرتك

- إذا لماذا نسوف ؟

1- الكسل

2- الأعمال الغير محببة

3 – الخوف من المجهول (كل مهمة إذا لم تبدأ تعتبر مجهولة)

4 – انتظار الإبداع وساعة الصفاء

5- التردد

6- الأعمال الصعبة الكبيرة ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضي على التسويف؟

1- ضع وقتا للإنتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة ، بل علقه على الحائط أمامك

2- خذ على نفسك عهدا ألا تسوف أبدا

3- شجع نفسك وأعطها مكافأة.

4- لا تتردد وابدأ العمل الأن

5- ابدأ في العمل ولا تنتظر الإيحاء فلربما لا يأتيك أبدا

التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت = إدارة ناجحة وفعالة للوقت

معايير إدارة أخلاق فريق المبيعات

eight — Wed, 04 Apr 2012 12:26:58 +0000

معايير إدارة أخلاق فريق المبيعات

أنت تعرف كونك تدير فريق المبيعات لدى شركتك هذا لا يعنى بالضرورة أن الفريق بالكامل يسير وفق أخلاقك والمعايير الخاصة بخطة التسويق للشركة.

ففريقك بالتأكيد يحملون أخلاقهم الخاصة وخلفياتهم معهم لمنشأتك على أساس خلفيتهم الاقتصادية، ومعتقداتهم الدينية، وتنشئتهم الثقافية. ولكن بوصفك مدير المبيعات، يجب عليك إدارة تصرفات فريق المبيعات لان تصرفاتهم تعكس صوره المنشأه بطريقه مباشرة وغير مباشرة على العملاءالمتوقعين.

في كثير من الأحيان، يتطلع فريق المبيعات اليك لمعرفه بعض التوجهات الأخلاقيه لتساعدهم فى أداء مهامهم فى مجال البيع.

إذا كان لديك حصص مبيعات محتمله كثيره تغطى عده أسابيع او شهور ، و تسمح لمندوبي المبيعات الغير أخلاقين بالعمل مع باقي فريقك للمبيعات لما يعرف ” زنقه الشغل “، هذا يرسل برسائل ضمنيه لفريقك أن المبيعات هى الأكثر أهمية من الأخلاق. بصرف النظر عن كونها فلسفة غير لائقه، هى أيضا من الأعمال السيئة.

فكما تُدرك ان العميل المتوقع لا يبدأ علاقه تجاريه مع المنشأه عموما الا بعد عمليه البيع الثانيه. تشويه منشاتك للحصول على صفقه بيع سريعة أو الفوز في منافسه مبيعات بوجود بائع سىء السلوك لن تحصل على الصفقه الثانية و تخسر العميل من أول صفقه.

ان فريقك للمبيعات ينظر الى إدارة التسويق والمبيعات باعتبارهما نموذجا يحتذى به فى سلوكهم المتوقع، لذلك وضع معيارا أخلاقيا للمعاملات التجارية هو عملك و ايضا هو المسؤولية الفردية لمندوبى المبيعات.

لديك فريق للمبيعات هو الذى يواجه و يتعامل مع العملاء ، لذلك من المهم أن تقوم بتوصيل معاييرك و المعايير الأخلاقية المحدده من المنشأه لهم و حثهم على إتباعها.

ان الأخلاق فى المبيعات تتجاوز كيفية تفاعل فريقك مع العملاء الحاليين والمرتقبين, بل تشمل أيضا كيف يتواصل الفريق فيما بينهم و مع غيرهم من موظفي باقى الاقسام, لأن الأخلاق لا تتجزأ او تختلف من موقف لآخر.

- هناك عنصران من المعايير الأخلاقية في المبيعات التي يجب مراعاتها:

معايير المنشأه و المسؤولية الفردية

هذين العنصرين هما من مسؤولية كل من فريق الإدارة ومندوبى المبيعات، فاليك بعض المبادئ التوجيهية بشأن كيفية التواصل ونشر المعايير الأخلاقية لفريق المبيعات لديك…

أخلاق المبيعات ليست ضمنية فى عملية البيع

يجب أن تكون عملية البيع منطوقه و ظاهره . يجب التواصل مع فريق المبيعات بما تتوقعه منهم و ما الذى تنظر اليه على أنه مقبول او أمر غير مقبول. يجب وضع معايير للجميع يمكن قياسها.

على الأقل مرة كل ربع سنة، ناقش اخلاق المبيعات و الآداب، ومدى إتباعها ، و مدى تواصل المنشاه داخليا خلال اجتماع مع جميع العاملين فى المبيعات.

اعد ورقة لعرض مفصل عن ما تبيع وما تقدم من خدمه

لاستخدامها في عروض المنتجات و قدمها للعميل المتوقع ليوقع عليها للتاكيد على ما تم تغطيته فى العرض .

على الإدارة استخدام نهج اخلاقي محدد

بشرح المعايير التي يتوقعها العميل من العاملين فى البيع و يلتزموا بها هم أنفسهم لاعطاء القدوه .

تحديد سياسة الشركة فى البيع

عند توظيف مندوبي المبيعات، عليك كمدير مبيعات إطلاعه و الطلب منهم التوقيع على السياسه الأخلاقيه للمنشأه الموجوده مع وصف وظائفهم حتى تضمن إلتزامهم باخلاقيات المنشأه و ان لا يحيدوا عنها.

تواصل الإدارة مع الفريق

التواصل مع فريق المبيعات على أساس شهري لمناقشه ما هو المتوقع منهم فيما يتعلق ببيع ما لديك، وليس ما يريدون بيعه.

شكوى العملاء ليست كلها صحيحة

لا تفترض دائما أن مندوب المبيعات غير أخلاقي لمجرد ان العميل يشكو. في كثير من الأحيان لا يعرف العميل الجديد كيف يقوم بالشراء وبالتالى يقوم بإلقاء اللوم فى ما بعد عن القصور الذى قد يظهر فى مشترياته على مندوب المبيعات. . . بدلا من قبول مسؤولية أخطائهم الشخصيه.

إحرص ان تنبه على فريق المبيعات أن لا يفعلوا الآتى تحت أى ظرف او مسمى

البيع هو مهنة مشرفه وذات دخل جيد. ولكن مثل غيرها من المهن، هناك أوقات يقوم الفرد “توسيع الحقيقة” لخلق دخل لنفسه أو لتحقيق ظهور لنفسه أمام الآخرين. عندما يحدث هذا، او ذلك, فهو عمل متعمد من السلوك غير الأخلاقي.
فى أوقات أخرى، يقوم مندوبي المبيعات “بتوسيع الحقيقة” ليس متعمدا، ولكن بسبب ما لديهم من حماس أثناء عمليه البيع, لا يزال هذا السلوك غير أخلاقي من وجهة نظر المشتري حيث أن التعليقات الغير دقيقه و المبالغ فيها الذي أدلى به مندوب مبيعات قد تؤدي بالعميل إلى احتمال الشراء لمره واحده فقط و ينشر ذلك بين معارفه و أصدقائه مما يسىء الى المنشأه. . وبالتالي هذا السلوك يحتاج أيضا إلى إدارته بشكل أخلاقى.

كلمات السر الضعيفة سبب تزايد اختراق الهاكرز لبيانات الشركات

eight — Wed, 14 Mar 2012 16:26:37 +0000

فى تقريرها السنوى ذكرت Trust wave أن 80 % من الحوادث الأمنية التي تمت دراستها كانت نتيجة إعطاء صلاحيات إدارية ضعيفة الحماية، وتساءل التقرير كيف تنفق الشركات ملايين الدولارات لحماية بياناتها عبر التطبيقات البرمجية وحماية الشبكة، وتغفل عن الجانب الأكثر أهمية وهو كلمات سر المستخدمين؟.

كلمات السر الضعيفة سبب تزايد اختراق الهاكرز لبيانات الشركات

وخلال دراستها لأكثر من 300 اختراق للبيانات تم خلال عام 2011 في 18 بلد مختلف حول العالم . قالت أن هجمات الإختراق تستمر بالتزايد، والقراصنة يركزون على بيانات الزبائن لاختراقها ويعتبر هذا الخطر تهديداً مباشراً لسمعة الشركات و زبائنها.

وأشارت الدراسة إلى أن الإختراقات عن طريق الويب و ما يدعى SQL injection تعتبر الطريقة الأكثر شيوعاً للسنة الرابعة على التوالي.

وفي حقيقة لافتة أبرزتها الدراسة أن كلمة السر الأكثر استخداماً هي “Password1” بالإضافة إلى أن كلمة السر الإفتراضية تبقى مُستخدمة في السرفرات

و تجهيزات الشبكة و أجهزة المستخدمين .

وهناك أسماء مستخدمين وكلمات مرور أخرى كانت الأكثر استخداماً وهي administrator:password, guest:guest, admin:admin

قائمة من كلمات سر بسيطة يتم استخدامها لاختراق الأنظمة والشركات

Password-1
welcome-2
password-3
Welcome1-4

welcome1-5
Password2-6
123456-7
Password01-8
Password3-9
P@ssw0rd-10
Passw0rd-11
Password4-12
Password123-13
Summer09-14
Password6-15
Password7-16
Password9-17
Password8-18
Password1-19
Welcome2-20
Welcome01-21
Winter10-22
Spring2010-23
Summer11-24
Summer2011-25

- تؤكد الدراسة أن 89 % من الهجمات كانت تهدف إلى الحصول على معلومات شخصية حول الزبائن وبيانات بطاقات الإئتمان الخاصة بهم، وكان متجر مايكروسوفت في الهند قد تعرض في فبراير الماضي إلى عملية اختراق أدت إلى تسريب عدد من أسماء المستخدمين وكلمات مروروهم ونشرها.

إدارة ميزانية الشركات..تجربة ومهارات

eight — Sat, 03 Mar 2012 11:36:10 +0000

مشروع إدارة التكاليف

اليوم والعالم كله يعانى أزمة اقتصادية طاحنة والعديد من الدول تعلن كل يوم عن مزيد من حالات التقشف والحد من المصاريف، وكل يوم خبر عن افلاس كُبرى الشركات والبنوك…فما الحل؟

الحل كما يراه خبراء الاقتصاد هو إعادة هيكلة التكاليف وميزانية هذه الشركات بما يتناسب مع الوضع الحالى، وكما تعلمنا من قصص الناجحين أن الأوقات الصعبة هى دوماً سر انطلاقة البداية….فلتبدأ الآن فكرة مشروعك “ادارة ميزانية الشركات”؟

البداية باستهداف كل أصحاب الأعمال، مدراء العمليات والمدراء الإداريين. أنت تستطيع الربح من خدمة تعتمد على المهارات والتجربة فى إدارة الميزانية وذلك ببدء خدمة استشارية لتخفيض النفقات.

مع عدم التأثير على كفاءة العمل من ناحية العمليات وخدمات العملاء ومستوى الأرباح. الزبائن المحتملون بشكل كبير سيكونون من الأعمال التجارية الصغيرة، لكنك تستطيع استهداف المحترفين، والجمعيات غير الربحية والمؤسسات الخاصة..

إبدأ بتطوير برنامج أو دليل لتخفيض التكاليف يوضح العناصر التى سوف تخضع للتحليل، مثل موقع العمل والموظفين وسياسة المشتريات….

إن هدف البرنامج أو الدليل هو أن يعمل كخارطة طريق لتوجيهك خلال كل عمل… مستشارو تخفيض التكاليف يقدمون لكل زبون تقرير مكتوب بعد تحليل العناصر المحددة.

يلخص هذا التقرير اقتراحات المستشار عادة من ناحية أساليب تخفيض التكاليف، بما فى ذلك بيانات وإحصائيات مساندة وذات علاقة.

الأجور للخدمة تتفاوت وتعتمد على نسبة معينة من مجمل مبلغ التكاليف بنجاح. النسبة تتراوح من 10 الى 50 بالمائة من مجمل المبلغ للسنة الأولى.

تسويق الخدمة يمكن أن يكون بسهولة التواصل مع مالكى الأعمال الصغيرة.

إدارة شؤون الموظفين الكترونيا..فكرة مشروع

eight — Thu, 23 Feb 2012 12:59:43 +0000

المركز الإلكترونى لإدارة شؤون الموظفين بالشركات الصغيرة والمتوسطة

من مصلحة الأعمال التجارية أن تمتلك نظام إدارى فعال لشئوون الموظفين. وعدم وجود النظام يسبب المشاكل للشركات الصغيرة والمتوسطة التى لا تملك الوقت أو الموظفين أو الخبرة للتعامل مع كل تلك الأمور المتعلقة بشئوون الموظفين وبالموارد البشرية.

إذا كنت خبير موارد بشرية، أنت تستطيع حل هذه المشاكل بخدمة إلكترونية تتم عبر الفضاء الإلكترونى. أنت ستقوم بكل الأعمال التقليدية ، من التوظيف وكتابة كتيبات قوانين الموظفين وعقود العمل ونظام الرواتب والمكافآت والعطل وتجديد الوثائق الضرورية والتدريب والتقييم.

وكلما ازدادت الأمور المالية سوءاً تتجه الشركات للتعاقد خارجياً وحيث أن نظام إدارة لشئوون الموظفين غير قابل للتجاهل فإن خدمتك غير قابلة للكساد.

أنت ستحتاج لخبرة ولمعرفة صلبة بأحدث أنظمة الموارد البشرية وشئوون الموظفين وكيفية معالجتها، وقدرة عالية على التنظيم والعمل المستقل، وبالتأكيد لمهارات المبيعات لتستطيع بيع خدماتك إلى زبائنك……..

زبائنك سيكونون من أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم التى لا تملك أقسام موارد بشرية أو قد تفضل تقليص الموظفين والتعاقد خارجيا معك.

أرسل البريد المباشر ودليلك التسويقى إلى هذه الشركات ثم تابع بالمكالمات الهاتفية.

برنامج أسبوعي لإدارة وتنظيم وقتك

eight — Sun, 19 Feb 2012 12:32:16 +0000

السلام عليكم
نقدم لكم في فواصل هذا البرنامج الأسبوعي البسيط كبداية لحملاتنا..لإدارة وتنظيم الوقت.
هذا البرنامج يعتمد أو هدفه هو تنظيم الوقت الي حد ما

و هذا هو رابط تحميل ملف البرنامج الأسبوعي

مهارات مسؤولى ادارة الأزمات

eight — Sat, 18 Feb 2012 11:32:51 +0000

إدارة الأزمات و اتخاذ القرار الفعال

من المتوقع في أداء أي مؤسسة أن تظهر بعض المشكلات التي قد تؤثر في أدائها فمن هذه المشكلات ما يتعلق….

1- امكانات المؤسسة

2- أفراد المؤسسة

3- اسلوب الإدارة

4- علاقة المؤسسة بالمؤسسات الأخرى

ما يجب ان يتصف به المتصدر لحل المشكلات

لمعرفة ذلك

قم بتحميل الكتاب من هنا

كتاب إدارة التسويق و المبيعات

eight — Tue, 14 Feb 2012 11:20:06 +0000

التسويق هو مجموعة من الأنشطة تقوم بها الأفراد والمنظمات بغرض تسهيل وتسريع المبادلات في السوق

عملية يتم فيها التخطيط للمنتج وتنفيذه من مرحلة التخطيط المبدئي الى التسعير فالإعلان فالتوزيع بهدف خلق تبادل يخدم أهداف المؤسسات التجارية وأفراد المجتمع

يرتكز التسويق على احتياجات العملاء عن طريق جهود تسويقية متكاملة وينتج عنها حسن توقع احتياجات العملاء عن طريق جهود تسويقية متكاملة وحسن إرضاء هذه الاحتياجات، وبذلك يتم تحقيق اهداف المؤسسة أو الشركة عن طريق رضاء العملاء.

لتحميل الكتاب

كتاب مفاتيح إدارة الوقت

eight — Tue, 14 Feb 2012 10:52:26 +0000

كتاب مفاتيح إدارة الوقت

- مفاتيح إدارة الوقت

1. تحليل الوقت

إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة.

2. التوقع

يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ “الوقاية خير من العلاج”. لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً.

3. التخطيط

كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل. والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي.

4. المرونة

الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.

5. الأهداف والأولويات

إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام.

6. المواعيد النهائية

إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف.

7. البدائل

إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.

8. الدمج

ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي.

9. مبدأ باريتو/ التركيز

بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ “قانون 20/80″ جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث “القليلة المهمة” مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى.

10. الفعالية

يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح … والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها.

11. مستوى التفويض /القرار

ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة.

12. التفويض إلى المستوى الأعلى

عادة ما يشجع المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم.

13. تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل

المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه “الحاجة إلى عدم المعرفة”.

14. استجابة محدودة وإهمال اختياري

ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية. فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب).

15. إدارة الاستثناء

ينبغي ألا يتم تبليغ التنفيذي المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده.

16. الرؤية

إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك، فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة.

17. الإيجاز

يزيد من الوضوح والفهم.

18. طغيان الأمور العاجلة

يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز.

19. إدارة الأزمات

غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد.

20. ضبط المقاطعات

ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها. وكن لبقاً وصريحاً.

والاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان:

1. إنجازنا المزيد من الأعمال.

2. شعورنا بالرضى عن التقدم الذي نحرزه.

وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء.

لتحميل الكتاب