فالآيات والأحاديث تشير إلى أهمية الوقت في حياة المسلم لذلك فلابد من الحفاظ عليه وعدم تضيعه في أعمال قد تجلبي علينا الشر وتبعدنا عن طريق الخير, فالوقت يمضي ولا يعود مرة أخرى.

ولقد طبق مفهوم أهمية الوقت في صدر الإسلام, ومن ذلك:

1- ذكر الطبراني في الجامع الكبير: فعن عمارة بن خزيمة بن ثابت قال سمعت عمر بن الخطاب يقول لأبي: ما يمنعك أن تغرس أرضك ؟ فقال له أبي: أنا شيخ كبير أموت غدا فقال له عمر: أعزم عليك لتغرسنها, فقال عمارة: فلقد رأيت عمر بن الخطاب يغرسها بيده مع أبي ”

2- قال ابن عبد البر في جامع بيان العلم: – عن نعيم بن حماد قال: قيل لابن مبارك: إلى متى تتطلب العلم ؟ قال: حتى الممات إن شاء الله ”

3 – قال سيدنا عبد الله بن مسعود رضي الله عنه: إني لأمقت الرجل أن أراه فارغا ليس في شي من عمل الدنيا ولا عمل الآخرة ”

4- روي أن أبا الدرداء رضي الله عنه, وقف ذات يوم أمام الكعبة ثم قال لأصحابه ” أليس إذا أراد أحدكم سفرا يستعد له بزاد ؟ قالوا: نعم, قال: فسفر الآخرة أبعد مما تسافرون !

فقالوا : دلنا على زاده ؟

فقال: ( حجوا حجة لعظائم الأمور, وصلوا ركعتين في ظلمة الليل لوحشة القبور, وصوموا يوما شديدا حره لطول يوم نشوره ).

5- يقول عبد الرحمن ابن الأمام أبي حاتم الرازي ” ربما كان يأكل وأقرأ عليه ويمشي وأقرأ عليه ويدخل الخلاء وأقرأ عليه ويدخل البيت في طلب شيء وأقرأ عليه ” فكانت ثمرة هذا المجهود وهذا الحرص على استغلال الوقت كتاب الجرح والتعديل في تسعة مجلدات وكتاب التفسير في مجلدات عدة وكتاب السند في ألف جزء.

وتدبر أخي المسلم معي ما قاله هذا الحكيم ” من أمضى يوما من عمره في غير حق قضاه, أو فرض أداه أو مجد أثله أو حمد حصله أو خير أسسه أو علم أقتبسه فقد عق يومه وظلم نفيه ”

لذلك علينا أن نستغل ألأوقات وأن نجعل حياتنا كلها لله فلا نضيع من أوقاتنا ما نتحسر عليه يوم القيامة فالوقت سريع الانقضاء فهو يمر مر السحاب وفي ذلك قيل:

مرت سنيـن بالوصـال وبإلهنـا ● ● ● فكأنها من قصرها أيـام

ثم انثنـــت أيـام هجـــر بعـدها ● ● ● فكأنها من طولها أعوام

ثم أنقضت تلك السنون وأهلها ● ● ● فكـأنها وكأنـهم أحـــلام

فلتحسن أخي المسلم استغلال وقتك فيما يعود عليك وعل أمتك بالنفع في الدنيا ولآخرة فما أحوج الأمة إلى رجال ونساء يعرفون قيمة الوقت ويطبقون ذلك في الحياة.

ماذا نعني بإدارة الوقت ؟

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف. والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.

إذاً المطلوب منك قبل أن تبدأ في تنفيذ هذا الملف، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك وبعدها تأتي مسئلة تنظيم الوقت. أمور تساعدك على تنظيم وقتك هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أو أفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.

• وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.

• لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.

• بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.

• الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.

• يجب أن تعود نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيد لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.

• اقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك.

• استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.

• تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.

• الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.

• ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.

• اعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك. معوقات تنظيم الوقت. المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

• عدم وجود أهداف أو خطط.

• التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.

• النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.

• مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور.

• عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.

• سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك. خطوات تنظيم الوقت. هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.

• فكر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

• أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أم، وقد تكون أخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظف أو عامل او مدير، فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.

• حدد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.

• نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.

• نفذ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولك لم ينفذ بشكل كامل.

• في نهاية الأسبوع قيم نفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها. ملاحظة:

التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك. كيف تستغل وقتك بفعالية؟ هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاول تنفيذها:

• حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.

• تفائل وكن إيجابياً.

• لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.

• حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.

• أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.

• ضع مفكرة صغيرة وقلما في جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.

• خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.

• ركز على عملك وانتهي منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.

• توقف عن أي نشاط غير منتج.

• أنصت جيداً لكل نقاش حتى تفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.

• رتب نفسك وكل شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.

• قلل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك.

• أسأل نفسك دائماً ما الذي أستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.

• أحمل معك كتيبات صغيرة في سيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند اوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقات أنتظار مواعيد المستشفيات، أو الأنتهاء من معاملات.

• أتصل لتتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافي.

• تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كل ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو احفظها في مكان واضح ومنظم.

• أقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يومياً.

• لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.

• لا تجعل من الجداول قيد يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.

• في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات.

• - أعد قائمة بأعمالك اليومية في مساء اليوم الذي قبله أو في صباح اليوم نفسه و احتفظ بهذه القائمة في جيبك و كلما أنجزت عملاً فأشر عليه بالقلم .
• - أوجز عبارات الأعمال في الورقة بما يذكرك بها فقط .
• - قدر لكل عمل وقتاً كافياً و حدد بدايته و نهايته .
• - قسم الأعمال تقسيماً جغرافياً بمعنى أن كل مجموعة أعمال في مكان واحد أو في أماكن متقاربة تنجز متتالية حفظاً للوقت . نتقاربة كهنن .
• - اجعل قائمتك مرنة بحيث يمكن الحذف منها و الإضافة إليها إذا استدعى الأمر ذلك .
• - اترك وقتاً في برنامجك للطواريء التي لا تتوقعها مثل ضيف يزورك بدون موعد أو طفل يصاب بمرض طاريء أو سيارة تتعطل عليك في الطريق أو أمثال ذلك .
• - بادر لاستغلال بعض هوامش الأعمال الطويلة لإنجاز أعمال قصيرة مثلاً عند الانتظار في عيادة الطبيب اقرأ في كتاب أو اكتب رسالة أو اتصل إذا وجد هاتف لإنجاز بعض الأمور و هكذا .
• - عندما يكون وضع برنامجك اليومي اختيارياً , نوع أعمالك لئلا تصاب بالملل فاجعل جزءاً منها شخصياً و آخر عائلياً و ثالثاً خارج البيت … الخ .
• - اجعل جزءاً من برنامجك اليومي لمشاريعك و أمنياتك الكبيرة كتطوير ذاتك و ثقافتك و حفظك للقرآن الكريم و التفكير الهاديء لمشاريعك المستقبلة و أمثال ذلك .
• - حبذا لو صممت استمارة

الوقت هو الحياة، لكنَّ كثيراً من الناس يقضون هذا الوقت فيما لا نفع منه، أو لا يحسنون ترتيب أوقاتهم وبرمجتها حسب الأولويات والمهمات، وفي هذا الدرس وضع الشيخ النقاط على الحروف، من خلال البرامج والخطط المتبعة في تنظيم الوقت والوسائل المعينة على استغلاله دون أن تذهب دقائقه وساعاته حسرات، إضافة إلى ذكر بعض مضيعات الوقت لتلافيها.

الوقت هو الحياة:

الحمد لله رب العالمين، وصلى الله وسلم وبارك على نبينا محمد وعلىآله وصحبه أجمعين. وبعد: أحييكم بتحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. وأسأل الله سبحانه وتعالى أن يجعل مجلسنا هذا مجلس ذكر تحفه الملائكة، وتغشاه الرحمة، وأن يجعلنا وإياكم في ديوان المذكورين عنده. الوقت هو الحياة، ولذلك يقول صلى الله عليه وسلم: (لا تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع) وفي الحديث الآخر: (اغتنم خمساً قبل خمس ومنها حياتك قبل موتك) فبما أن الوقت هو الحياة، فيكون المعنى: اغتنم وقتك هذا الذي هو حياتك قبل أن يأتيك الموت فتنقطع عن الدنيا، ويكون ليس عندك ثمة وقت تشغله في طاعة من الطاعات. ولذلك يجب على المسلم أن تكون عنده غيرة شديدة على وقته، ويجب أن يتضايق جداً إذا ضاع شيء من أوقاته فيما لا ينفع، ويجب أن تظهر عليه علامات الأسى والأسف والندم إذا تفلتت منه أوقات بغير فائدة، وهذا هو شأن عباد الله العقلاء، ولكن من الخلق من يقول: لا ندري كيف نقضي أوقاتنا، ولا ندري كيف نمضي هذا الوقت، ولا ندري كيف نقتله، ولذلك تسمع منهم عبارات زهق وطفش وضيق وملل.. ونحو ذلك. قال ابن القيم رحمه الله تعالى “الغيرة غيرتان: غيرة على الشيء وغيرة من الشيء، فالغيرة على المحبوب حرصك عليه، والغيرة من المكروه أن يزاحمك عليه، فالغيرة على المحبوب لا تتم إلا بالغيرة من المزاحم” إذا أردت أن تحافظ على وقتك؛ يجب أن تغار على هذا الوقت، وتغار من الأشياء التي تزاحم الاستفادة من هذا الوقت. ثم قال رحمه الله: “وكذلك يغار المسلم على أوقاته أن يذهب منها وقت في غير رضا محبوبه وهو الله عز وجل، فهذه الغيرة من جهة العبد غيرة من المزاحم المعوق القاطع له عن مرضاة محبوبه. إن الزوجة تغار من الزوجة الأخرى؛ لأنها زاحمتها فيه، ويصبح الوقت ذا قيمة عندما يكون هناك هدف، وعندما تكون هناك رسالة يصبح وقت الإنسان ثميناً جداً، والناس الذين ليس لديهم رسالة؛ يعيشون في الدنيا بغير هدف، فأوقاتهم لا قيمة لها، ولذلك لا يشعرون بالوقت وهو يمضي. ونحن المسلمين أصحاب رسالة وهدف، لذلك يجب أن يكون لوقتنا أهمية كبيرة جداً في إحساسنا وشعورنا، أرأيت الطالب عندما يبقى على الامتحانات أسبوع؛ كيف تكون قيمة الوقت عنده كبيرة جداً، لأن هناك هدفاً حاضراً يشتغل من أجله الآن، فإذا انقضت الامتحانات وجاءت العطلة، وجدت الوقت عنده لا يكال بأي كيل، ويذهب هكذا هدراً، وتقفز إلى قائمة أوقاته فترات الراحة والاستجمام والتسلية والنوم. لماذا لا نشعر أننا في سباق نحو الآخرة؟ لماذا لا نستشعر الأهداف والمسئوليات التي أنيطت بنا؟  أَفَحَسِبْتُمْ أَنَّمَا خَلَقْنَاكُمْ عَبَثاً وَأَنَّكُمْ إِلَيْنَا لا تُرْجَعُونَ  [المؤمنون:115] وقال الله عز وجل:  وَمَا خَلَقْتُ الْجِنَّ وَالْأِنْسَ إِلَّا لِيَعْبُدُونِ  [الذاريات:56] ..  وَلِذَلِكَ خَلَقَهُمْ  [هود:119]. فلأننا أصحاب رسالة وأصحاب هدف وأصحاب مسئوليات.

قد رشحوك لأمر لو فطنت له فاربأ بنفسك أن ترعى مع الهمل:

أن تكون مثل هؤلاء الحيوانات الذين يسرحون ويمرحون بلا هدف، أوقاتهم ليس لها أي قيمة، فقد يتساءل كثير من الناس: هذا اليوم وهذه الليلة أربع وعشرون ساعة كيف ننظم هذا الوقت؟ كيف نستغله؟ كيف نوفر الأوقات؟ كيف نحصل على مزيد من الوقت؟ إن المسلم العاقل الفطن يقول: أريد وقتاً زيادة؛ لأن عندي أشياء كثيرة أريد أن أعملها، والفارغ البطال يقول: لا أدري كيف أمضي الوقت، ويتمنى ذلك العاقل لو اشترى وقت البطال بأغلى الأثمان، ويقول: يا ليت عندي وقت فلان لكي أعمل أعمالاً إضافية كثيرة أريد أن أعملها. ويجب أن ينطلق المسلم في تفكيره في استغلاله لوقته من واقعه ووضعه وإمكانياته، وليس بناءً على شطحات من الخيال، ولا على توهمات ولا على أوضاع ماضية، فمثلاً: ليس من الصحيح أن يفكر في الطالب الجامعي وهو يريد أن يجدول وقته بظروف المرحلة الثانوية، أو يفكر في الموظف وهو يريد أن يجدول وقته بناء على معطيات المرحلة الجامعية.. وهكذا.

أهمية الترتيب والتخطيط وصرف الوقت لذلك:

ومن الأساليب التي توفر الوقت: اصرف وقتاً في البداية، ما معنى هذا الكلام؟

الترتيب:

إن توفير الوقت يتطلب أحياناً صرف وقت كبير في بداية الأمر، ولكن الإنسان سيستريح فيما بعد، ويوفر أوقاتاً كثيرة كان سيقضيها في البحث عن أشياء ضائعة في الأكوام غير المرتبة من الكتب والأغراض الشخصية، فمثلاً: طالب العلم يحتاج في البداية إلى ترتيب مكتبته أو عمل فهرسة لها وتصنيف الكتب ووضعها في أدراج وتقسيمات معينة ويحافظ على هذا الترتيب، ليس أن يرتب في البداية ثم يهمل بل يحافظ على هذا الترتيب، هذه العملية تأخذ وقتاً كبيراً، ولكنها توفر عليه أوقاتاً تضيع عادة في البحث عن كتاب ضائع وسط أكوام الكتب الملقاة بعضها فوق بعض، وكذلك الذين يضعون ثيابهم بعضها فوق بعض ثم يحتار: أين النظيف من المتسخ؟ وبعض الناس من طبيعتهم أنهم لا يحبون الترتيب، ويقولون: نحن ضد الروتين كما يقولون، ولذلك فإنهم غير مستعدين أن يسيروا على أي خطة، ويتضايقون إذا حددوا بأشياء معينة، ولذلك يريد أن يكون الواحد منهم سبهللاً يمشي فارغاً بدون هدف. وبعض الناس يتركون للآخرين ترتيب الوقت لأشياء معينة، فتجد الطالب مثلاً يترك للمدرسة ترتيب جدول الحصص وكذلك في الجامعة، وكذلك الموظف في الشركة وقته محدود بنظام الشركة، لكن اسأل هؤلاء ماذا يعملون في النصف الآخر من يومهم بعد أن يخرجوا من المدرسة أو الجامعة أو الشركة؟ أجبروا على نظام معين وخطة معينة في الجامعة أو في الشركة ولكن في بقية النهار والليل ماذا يفعلون؟

الجدولة والتخطيط وشروطهما:

لا بد أن يكون المسلم واعياً، لا بد أن يكون مخططاً لكل ما يريد أن يفعله، فعلى سبيل المثال: إن إنفاق عشر دقائق مثلاً في أول كل يوم في كتابة مذكرة صغيرة بما ينبغي أن تفعله في هذا اليوم، أو مثل ذلك في آخر كل يوم بما تنوي أن تفعله في اليوم التالي، يوفر عليك عناءً كبيراً، ويجنبك نسيان ما يجب أن تفعله في المستقبل، وإذا كان بعض الناس ذوي ذاكرة طيبة؛ فلا بأس أن يجدولوا أعمالهم في أذهانهم، ولكن كثيراً من الناس من سريعي النسيان ينبغي أن يعمد إلى الكتابة، ولئن كان وأهل الدنيا يجعلون جداول زمنية لإنهاء مشاريعهم ومقاولاتهم، فتجد المقاول يعمل جدولاً زمنياً دقيقاً ومرتباً لمراحل العمل، فيقسم المراحل ويجعل لكل مرحلة وقتاً معيناً يجب أن تنتهي فيه هذه المرحلة، وتكلفة هذه المرحلة، والعمال في هذه المرحلة، والمواد المستخدمة في هذه المرحلة، وهكذا يعملون بدقة لكي يكسبوا مالاً في النهاية. نحن المسلمين أصحاب الرسالة يجب أن نكون أشد من هؤلاء تخطيطاً ودقة في تصريف أوقاتنا، واسأل نفسك هذين السؤالين قبل أن ترتب أي جدول أو تنظم أي خطة: أولاً: هل هذه الأعمال التي تريد أن ترتبها هي من مرضاة الله؟ ثانياً: كيف تقوم بها على خير وجه؟ بعض الناس يأتون بلائحة من الأعمال، ويتفننون جيداً في الطريقة المثلى للقيام بكل عمل، فعندهم كفاءة عالية في أداء الأعمال، لكنهم لا يسألون أنفسهم قبل هذا: هل هذا العمل أصلاً مجزي ومثمر؟ مثلاً يستطيع إنسان أن يرقص بشكل صحيح وكفاءة عالية ويستطيع أن ينظم جدول طيران إلى مكان من أمكنة الفسق بأقصر وقت وأقل تكلفة، فهذا تنظيم ممتاز وتنفيذ رهيب، لكن هذا العمل أصلاً هل هو من طاعة الله؟ فيحتاج أن نفكر من هذين المنطلقين. وفائدة الجدولة ووضع الجداول كبيرة، وخصوصاً أنها تشعر الشخص الذي ينظم وقته بأي انحراف في صرف الأوقات، وتنبهه لأي ضياع في هذه الأوقات؛ لأنه يسير على خطة، فهو يشعر من خلال تنفيذ الخطة بأي انحراف، بخلاف الذين يسيرون على غير خطة -عشوائياً- لا يشعر بالأوقات الضائعة.

أسباب فشل تنفيذ الخطط والبرامج:

كثير من الإخوان يقول: لقد جربنا فوضعنا، ولكننا فشلنا في تنفيذها، وتحمسنا في بداية الأمر لأيامٍ معدودات ثم تعبنا، فأطلقنا الأمور على عواهنها. لهذا الفشل أسباب: منها: أن بعض الناس يلجأ إلى تخصيص كل دقيقة في اليوم، وهذا مستحيل ولا يمكن، فيكون هذا من أسباب الفشل. لا بد أن يجعل الإنسان في خطته أولاً الأشياء المهمة، وثانياً: يجعل أوقات فراغ للأمور التي تطرأ عليه، وكذلك لا بد من التدرج في تنفيذ هذه الجداول والخطط، وليس بهجمة حماسية تنتهي بالفشل الذريع، ويجب أن يأخذ المسلم بعين الاعتبار وهو ينفذ خطة وضعها أن الأشياء الطارئة المهمة من مرضاة الله وطاعته ليست مضيعة للوقت وليست فشلاً لهذا البرنامج، فمثلاً: قد يسير الإنسان على تخطيط معين في هذا اليوم، فجأة في منتصف الجدول يأتيه أحد إخوانه يقول: سيارتي تعطلت أريد أن تذهب معي إلى الورشة مثلاً، هذا العمل قد يستغرق ساعة من الزمن، وهذه الساعة قد تجعل هذا الجدول مختلاً، وبعض الناس قد يتضايقون ويقولون: فشل الجدول وفشلت الخطة، نقول: كلا. لأن المسلم يعمل الأقرب من الطاعات إلى الله عز وجل، والمثالية الزائدة في جدولة الأوقات قد تجعل الشخص كالآلة لا يتفاعل مع الناس، ولا يحس بكثير من المشاعر النبيلة. والمثالية الصرفة قد تجعل الشخص يتعامل مع الناس بجفاء، فليس المطلوب مثلاً أن يكون الإنسان دقيقاً جداً، فيكون ذلك الشخص الذي طلب مرة منه أحد إخوانه موعداً فقال له هذا الشخص المثالي: كم يستغرق الموعد؟ كم تريد؟ قال: ربع ساعة، قال: حسناً، فلما جاء الوقت المحدد قعد معه فتكلم وتكلم، فلما انتهت هذه الدقائق؛ نظر في ساعته، فلما رآها انتهت قام مباشرة دون كلام ولا سلام وخرج من المجلس وصاحبه لم يكمل كلامه بعد، إن مثل هذه الأشياء المثالية جداً قد تجعل بعض الناس بغيضين إلى بعض. وقد يتساءل كثير من الإخوان: نحن نضع برامج وجداول ولكن تأتينا أشياء طارئة كثيرة فما هو التصور تجاه هذه الطوارئ؟ فنقول: نحن مسلمون لدينا علاقات أخوية وروابط اجتماعية، والأشياء الطارئة في هذه الجوانب موجودة بشكل واضح، ونحن دعاة إلى الله عز وجل، وحياة الداعية وأيامه مملوءة بالمفاجأة والأحداث، ولكن ينبغي أن تعلم أيها الأخ المسلم أن الأشياء الطارئة والمهمة لا تعني أن الخطة والجدول فاشل، فإن المهم إرضاء الله في كل لحظة؛ وتقديم ما يحبه الله وليس المهم هو أن ينجح الجدول (100%) فلو أنك تسير على جدول مثلاً ثم بلغك موت قريب لك فماذا تفعل؟ أو جاءك ضيف مثالي فماذا تفعل؟ يجب أن تقوم بحق الضيف، وتذهب للتعزية وحضور الدفن.. ونحو ذلك. ومن أسباب الفشل في تنفيذ الجداول: عدم تعود الناس على هذه الأشياء المحددة، فالنفس تكره التحديد.. النفس تريد الانطلاق بلا حدود، ولذلك فإن النجاح في تنفيذ هذه الخطط يعتمد على تعويد النفس على الالتزام والدقة، وهذا أمر تكرهه النفس، والتعويد أمر صعب، ولكن إذا جاهد الإنسان نفسه من البداية فإن النهاية تكون سعيدة، وإذا جاهد الإنسان نفسه في أن يتعود على أمور معينة، فإن هذه الأمور تصبح طبيعية في النهاية وسهلة، بل إنه يفعلها لا شعورياً دون أن يحس بأي كلفة.

خطوات التعود على العادات الطيبة:

لكي يتعود المسلم على العادات الطيبة فلا بد له من خطوات منها: أن ينطلق في البداية بقوة للتعود على شيء معين وبحكمة، فينطلق بحماس في تنفيذ هذه العادة والتعود عليها وتضبطه الحكمة، وأن ينتهز أقرب فرصة للتعود؛ لأن الإنسان إذا جلس يسوف ويقول: سأتعود في المستقبل؛ فإنه لن يتعود، وقد تضيع الفرصة منه نهائياً، ويكون الفشل أشد مرارة في نفسه من لو أن الفكرة لم تخطر بباله أصلاً. ويمكن للمسلم أن يستعين للتعود على هذه العادات بالآخرين، وهذا ما يؤكد أهمية التربية الجماعية، فإن الإنسان قد يصعب عليه أن يتعود لوحده، لكن إذا التزم مع إخوة له على عادة معينة؛ إن الأمر يصبح سهلاً؛ لأن الجماعة تسهل على الفرد، وقضية أن يلتزم شخص داخل جماعة أسهل من أن يلتزم شخص لمفرده، لأن بعضهم يشجع بعضاً. ومن النصائح في قضية التعود على العادات عدم عمل أي استثناء في البداية حتى تصل العادة، وإلا فإن حليمة سترجع إلى عادتها القديمة، مثلاً: لو شعر الإنسان ببركة الوقت بعد صلاة الفجر وأن الله قد بارك لأمة محمد صلى الله عليه وسلم في بكورها، فأراد أن يتعود على عدم النوم بعد صلاة الفجر وعلى استغلال الوقت بعد صلاة الفجر، قد يتحمس في اليوم الأول فلا ينام بعد الفجر، ويستغل الوقت في قراءة قرآن وذكر ومذاكرة وعمل، لكن الخطر يكمن في أن بعض الناس في اليوم الثاني أو الثالث أو الرابع في التعود في الأيام الأولى المبكرة، قد ينام متأخراً نوعاً ما، فيأتي ويقول: هنا أريد استثناء، اليوم نستثني ننام بعد الفجر، وغداً سيكون هناك استثناء آخر وتتعدد الاستثناءات.. وهكذا تفشل قضية التعود.

وسائل توفير الوقت:

توفير الوقت بتحديد مواعيد الأشياء الثابتة في كل يوم:

ومما يعين المسلم على تنظيم أوقاته تحديد مواعيد الأشياء الثابتة في كل يوم، فمثلاً: تحديد موعد النوم.. موعد الوجبات.. موعد الزيارات.. موعد الجلسات.. موعد المذاكرة.. وهكذا. إن دين الإسلام يساعد المسلم على تنظيم وقته بشكل عظيم، فانظر مثلاً إلى الصلوات الخمس، فهي عبارة عن خمسة حدود يومياً موضوعة في اليوم.. خمس محطات تساعدك في تنظيم الوقت، ولذلك تجد مواعيد المسلمين بعد العصر.. بعد العشاء.. بعد المغرب.. بعد الفجر.. قبل المغرب بكذا، أما مواعيد الكفار فليس عندهم هذه الأشياء التي تساعدهم في تحديد وتنفيذ المهمات، لكن المسلم تعوده الصلوات الخمس أن يذهب إلى المسجد في هذا الوقت.. وفي هذا الوقت فهناك أوقات ثابتة يومياً، وهذا من فوائد دين الإسلام. كذلك لا بد من تخصيص وقت للمشاوير، نحن نجد أن المشاوير التي نذهب بها يومياً تأخذ وقتاً من حياتنا، ولذلك لا بد أن يفكر الإنسان قبل أن يخرج في مشوار ما ماذا سيفعل؟ وإذا كان عنده أكثر من حاجة يشتريها يفكر قبل أن يخرج ما هي جميع الحاجات، ثم يفكر في الطريقة المثلى التي يسلكها في مشواره حتى يأتي بجميع الحاجات في أقل وقت، بعض الناس لا يفكرون، يذهب يشتري شيئاً ويرجع للبيت ثم يتذكر شيئاً آخر ويذهب ويشتري.. ويرجع وهكذا، وبعض الناس لا يفكر في الطريق، فيذهب هكذا ويشتري ثم يذهب هكذا ويشتري ثم يرجع إلى المكان الأول ويشتري وهكذا. والتخطيط الجيد عموماً يستلزم ثلاثة عناصر، وهي عبارة عن ثلاثة أسئلة يسألها الإنسان نفسه: ما هي الأشياء التي أشتريها؟ متى أذهب؟ كيف وما هي طريقة المشوار؟

توفير الوقت بتوزيع المهمات:

من الأمور التي تساعد على توفير الأوقات وإن كان لطبقة معينة من الناس: قضية توزيع المهمات، وخصوصاً المطلعين بالمهام التربوية والعلمية، أو مثلاً الأب مع أولاده، إذا أراد الأب أن يقوم بكل شيء في البيت سيستهلك وقتاً كثيراً، ولكن لو استعان بأولاده مثلاً فوزع عليهم المهام، فإنه سيرتاح إلى حد بعيد، وكذلك المربي فإنه إذا وزع المهمات على إخوانه فإنه سيوفر لنفسه وقتاً كثيراً بالإضافة لما يسببه هذا التوزيع من ازدياد ثقة هؤلاء بأنفسهم وتدريبهم على القيام بالأمور الجديدة، وفي نفس الوقت الذي يفرغ وقتاً يستطيع فيه القيام بأمور أخرى هو، أو يزيد كفاءته في أمور يفعلها أصلاً، فلنفرض أن طالب علم مثلاً يدرس في حلقة تجويد وأخرى في التفسير وثالثة في الفقه.. وهكذا وهو منشغل، هذا الرجل لو درب أحد إخوانه على القيام بأمر حلقة التجويد مثلاً، فإن هذا سيفرغه للقيام بشيء آخر مهم، أو زيادة تفرغه لتحضير حلقات التفسير والفقه.. وهكذا. لا بد أن نشير هنا إلى قناعة موجودة عن بعض المعلمين، وهي أنه يريد أن يفعل كل شيء بنفسه، لأنه يعتقد أن الآخرين سيفعلونه بكفاءة أقل أو يفشلون فيه، فلا يوزع المهمات عليهم، ويستشهد بالمقولة المشهورة: “ما حك جلدك مثل ظفرك فتول أنت جميع أمرك”. ونحن نقول: هذا المثل قد يكون صحيحاً فيما هو من شئونه الخاصة، أو فيما يجزم أن غيره لن يستطيع القيام به من خلال التجربة مثلاًً، فأما ما كان من الأمور التي يستطيع أن يفعلها الآخرون؛ فلا يمكن الاستشهاد بمثل هذه المقولة.

توفير الوقت بدفع المال:

ومن وسائل توفير الوقت دفع المال، إذا استطعت أن توفر وقتاً بدفع المال فافعل، وفي المثل المشهور: الوقت من ذهب، ولكن هذا المثل خطأ؛ فإن الوقت لا يقدر بأي قيمة، فالذهب لو خسرته يمكن بعد عدة صفقات أن ترجعه أو تسترجع أكثر منه، لكن الوقت إذا ذهب كيف تسترجعه! هيهات هيهات! ولا يمكن رجوع الوقت ولا شراؤه. ولذلك تجد أنت على سبيل المثال أجهزة الهاتف بعضها مثلاً بالأزرار وبعضها مثلاً بالقرص، ولا شك أن الهاتف الذي بالأزرار يأخذ وقتاً أقل في الاتصال إذا كان مصمماً بالطريقة الفورية لدق الأرقام، فإذا كنت تستطيع أن تستعمل هذا فاستعمله؛ فإنه يوفر لك على المدى البعيد وقتاً، وبعض الهواتف فيها أزرار لإعادة المكالمة تلقائياً إذا استطعت أن توفرها فافعل، لا تتوانَ في شراء جهاز لزوجتك في البيت مثل الغسالة أو الموقد أو أي وسيلة من وسائل الراحة العصرية التي توفر لزوجتك وقتاً، إذا استطعت أن تدفع نقوداً لتشتري وقتاً فافعل. فهذا محمد بن سلام البيكندي شيخ البخاري رحمهما الله المتوفى سنة [227هـ] كان في حال طلب العلم جالساً في مجلس الإملاء والشيخ يحدث ويملي، فانكسر قلم محمد بن سلام وهو يكتب، طبعاً الشيخ لن ينتظر واحداً من الطلبة حتى يأتي بقلم، وهذا صاحبنا من الطلبة المواظبين المجدين الذين يعرفون قيمة الوقت، فأمر محمد بن سلام البيكندي أن ينادى: قلم بدينار قلم بدينار، والقلم يساوي أقل من دينار، فتطايرت إليه الأقلام، لأن الناس يريدون الدينار، فدفع مالاً ليوفر وقتاً. وستجد في المقابل من الناس الفارغين البطالين من هو مستعد أن يعطي من وقته ويضيع مالاً لذلك.

قتل مضيعات الوقت في مهدها:

ومن الأمور التي تساعد على استغلال الوقت والمحافظة عليه: قتل مضيعات الأوقات في مهدها، فهناك أمور تضيع الأوقات. قال ابن القيم رحمه الله: إضاعة الوقت أشد من الموت؛ لأن إضاعة الوقت تقطعك عن الله والدار الآخرة، والموت يقطعك عن الدنيا وأهلها. إذا أنت مت انقطعت عن الدنيا، ولكن إذا اشتغلت بالأشياء التي تضيع الوقت بلا فائدة فإنك تكون قد انقطعت عن الله والدار الآخرة، ولا بد أن يكون عندنا مفهوم واضح للأشياء التي تضيع الوقت، فليس من ضياع الوقت ما كان في طاعة الله، لذلك قد تكون مساعدة الوالدين وشراء الأغراض لهما، أو الذهاب بالولد إلى العيادة ومساعدة أخ في الله في إصلاح سيارته مثلاً لا يمكن أن نعتبره مضيعة للوقت؛ لأنه من طاعة الله. ولذلك بعض الناس عندهم مفاهيم غريبة في خسارة المال أو ضياع الوقت، يقول: والله نحن ضيعنا من وقتنا العام الماضي عشرة أيام في الحج، ونحن خسرنا عشرة آلاف ريال في الحج، فليس هذه خسارة، كيف تسميها خسارة؟! ليس من إضاعة الوقت مثلاً الصبر على التربية اللازمة لإقامة المجتمع المسلم، ومن لا يقبل بذلك فهو متهور، يريد اختصار ما لا يمكن اختصاره؛ لزعمه أن طريق التربية بطيء وهو مضيعة للوقت، ولذا تجد أكثر هؤلاء شعارهم العنف؛ لأنهم يريدون تغيير كل شيء بالقوة وبأسرع طريقة، ولسنا نعني هنا أنه لو حانت فرصة طيبة أن تستغل.

إذا كنت ذا رأي فكن ذا                 عزيمة فإن فساد الرأي أن تترددا

ما هي الأشياء التي تستهلك الأوقات؟ ذكر ابن القيم رحمه الله أشياء الإسراف فيها مضيعة للوقت، وهي: النوم والأكل والكلام، إذا زادت عن حدها صارت مضيعة للوقت.

النوم:

النوم مثلاً نعمة من نعم الله لولا النوم لعشنا في شقاء، لأن الإنسان مطلوب منه أن يعطي جسده حقه (وإن لجسدك عليك حقاً) ولكن ليس معنى هذا أن ينام الإنسان الساعات الطويلة المتواصلة، أذكر أنني أيقظت شخصاً في وقت الظهر أو العصر، فقلت له: منذ متى أنت نائم؟ فقال: نمت من قبل مغرب اليوم الماضي.. وهكذا فإن بعض الناس ينام الساعات الطويلة جداً ويستغل وقته في النوم، وبعض الناس يعتقد أنه لا بد أن ينام ثمان ساعات، مع أن هذه المسألة كما أثبت أهل الطب أن الأجسام تختلف، فبعض الناس يحتاجون ثمان ساعات فعلاً وبعض الناس تكفيهم ست ساعات، وبعض الناس تكفيهم أقل، وبعض الناس تكفيهم أكثر، والمسألة تعتمد كثيراً على التعود وعلى طبيعة جسم الإنسان، وعلى نوع الوظيفة التي يقوم بها … وهكذا، وبعض مشاهير الدعاة كانوا ينامون أربع ساعات فقط في اليوم، ليستغل في الأوقات الأخرى في طاعة الله، فهو يعلم أنه يسابق بالخيرات. ومن الأمور المهمة في النوم: القيلولة، لقوله عليه الصلاة والسلام: (قيلوا فإن الشياطين لا تقيل) فالوقت الذي يكون الشيطان فيه سارحاً يمرح المفروض أننا نحن نكون في نوم، ولا نتأخر في السهر؛ فإن الرسول عليه الصلاة والسلام قد كره السهر بعد العشاء الآخرة إلا للعلم أو الأشياء المهمة أو الضيف مثلاً، الآن انعكست عندنا الآية فالوقت الذي يكون المفروض فيه أن ننام نستفيق، والوقت الذي ينبغي أن نكون مستفيقين ننام.. وهكذا. صحيح أن طريقة الحياة المعاصرة تجبرنا على أشياء من الاستيقاظ، مثلاً: الآن في قضية الدوام والحصص تجد أن الحياة مصممة على أنك تستيقظ في وقت القيلولة، ولكن لو استطعت أن تقيل فافعل، ولو استطعت أن تنظم جدولك بحيث تنام في وقت القيلولة؛ فافعل.

وجبات الطعام:

من الأمور المضيعة للوقت كذلك: وجبات الطعام، سواء أثناء الوجبات على المائدة كما يحصل عندما يجتمع أناس على طعام فيطول الكلام في أشياء غير مفيدة، والأكل الذي كان يمكن أن يلتهم في عشر دقائق

وإذا كان لايستطيع أو يعجز عن مزوالتها أن يقوم بمزاولة هواية أخرى يحبها ويستطيع أن يزاولها مثل: الرسم ، الخياطة ،الطبخ … وغيرها

و قد اعتبر الإسلام وقت الفراغ لدى المسلم نعمة عظيمة تستحق التقدير والإستثمار، فهو فرصة مناسبة لتجديد النشاط وترويح النفس ، وشحذ الهمم

وهذا برنامج نسوقه إليكم فيما يلي وضعه بنفسه أحد العلماء في علم النفس و الإجتماع عندما أحيل للتقاعد..

وقد اورده الدكتور “فرانك كابو يو” في كتابه (لماذا نهرم؟)

و قال أن الفراغ لكي نستثمره لابد من خطوات وهي:

- تسلح بروح الدعابه في مواجهة كل شي

- اعقد صلات جديده مع الناس

- اقرأ الكتب الجديدة

- اعتد ان تكتب شيئا كل يوم ولعلّ الرسائل او الملاحظات عن الكتب التي تقرأها افضل ما تكتب

- اعتن بملبسك وهندامك

- عدّل من آمالك ومطامحك

- زاول عملا يدويا في وقت الفراغ كأن تصلح شيئاً في المنزل أو تعتني بالحديقة ..الخ

- اهتم بمراقبة التطورات السياسية

- راقب التطورات الاقتصادية

- اهتم بمشاهدة المباريات الرياضية

- تصفح المواقع و المنتديات المفيده على النت

- اشترك بالنوادي الرياضية

- وأخيرا قم بواجباتك الدينية فهي تقربك إلى الله وتقوم بتهذيب الكثير من سلوكيات الشخص غير المرغوب فيها كما أنها تمنح الشخص الطمأنينة

فعلى سبيل المثال:

حفظ القرآن الكريم و هذا يحتاج منك إلى تخطيط

( ابدأ الحفظ بمقدار ربع حزب يومياً) – وهذا أقلها – واقسمه جزأين صلّ بهما صلاة الفجر “فالصلاة هي وسيلة المراجعة” بذلك يتم حفظ القرآن كاملا خلال عامين تقريباً

فما دمت أيها الإنسان متوقد الذهن صحيح النفس يمكنك أن تبلغ بوقت فراغك ذروة الراحة والطمأنينة النفسية، فالوقت كالسيف إذا لم تقطعه قطعك

نصيحة هامه

قسّم وقت فراغك على شكل جدول أسبوعى أو شهرى وابدأ بكتابة ما تريد إنجازه من أعمال والزمن الذي تخصصه لكل نشاط بذلك تكون قد استثمرت وقت فراغك فيما يعود عليك بالنفع والفائدة

و بعدها يمكنك القول أنّ: وقت الفراغ ليس مشكلة تؤرق حياتك

دعوات المدير التي يطلب فيها جزءاً من المعلومات من مشروع أُنجز من سنة خَلت (كم من الوقت يلزمك لإيجاده؟).

لقد رُقيّت وينبغي أن تُسلّم مصنّفاتك إلى السيد أو السيدة التي ستخلفك (كم سيفزعك التسليم؟).

● يجب أن تجد رقم هاتف. وقطعة من الورق أو مصنّفاً (كم من الوقت يستغرق ذلك؟) بالنسبة إلى بعض الناس يحتاج الأمر إلى ثلاث دقائق لإعداد معلومات المشروع:

إنّ الكف عن مثل ذلك ليس مفزعاً على الإطلاق، ووضع أرقام الهاتف والمصنفات، الخ لا يستغرق إلا وقتاً قليلاً جداً. ومن بعدها نرتاح.

لما كانت الحالة مسألة إدارة (وحياة) لا يوجد حجم واحد يناسب كل وصف لتنظيم المرء لنفسه. عدم الانتظام مسألة فردية للغاية يرى. بعضنا على سبيل المثال بأن الفوضى لها فوائدها. يقول مارغوت هونغ، وهو مسؤول نقابي محترف يقدم حلولاً تنظيمية استراتيجية في بروكلين وماساتشوسيتس: “بعض الناس يستخدم الفوضى كسلاح ضد أن تكون مكشوفاً للعالم”.

وآخرون يحبون أن يكونوا منتظمين ولكنهم لا يعرفون كيف. وآخرون يرفضون أن يعترفوا أن المسألة تحتاج إلى وقت وعمل حتى تنتظم – وتحتاج إلى وقت أكبر وعمل أكبر كي يكونوا غير منتظمين – والحق أن عدم الانتظام يبتلع وقت العمل والإنتاجية. ووفقاً لدراسة أعدت من قبل شركة أكاونتيمبس، وهي شركة للاستخدام المؤقت، كان المديرون يمضون نحو خمسة أسابيع في السنة في البحث عن المفردات الضائعة.

يقول هوينغ وخبراء آخرون: لا يهم أي شبكة تنظيمية تستخدم طالما أنها تعمل من أجلك. كيف تفكر ما إذا كان النظام سيعمل جيداً أم لا. إذا كنت تتمتع بالعمل على جهاز الكومبيوتر وتحب كل شيء إلكترونياً، استخدم منظماً إلكترونياً. وإذا كنت وسط ضجيج الحاسوب الشخصي PC الشديد وتحب المعلومات التي تستطيع أن تلتقطها فإن نظاماً ورقياً من المحتمل أن يجعلك سعيداً أكثر.

دور عدم الرأفة

علاوة على ذلك، أن تكون منظّماً هو مسألة مهمة لإدارة الوقت، والورق، والمدى والفراغ. أفضل طريقة لإدارة الخلل أن تزيل من دون رحمة ما لا تريده أن يكون حولك. تقترح ستيفاني دينتون، مُنظِّمة محترفة في كينكيناتي، وهي أيضاً عضوة في هيئة الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين، تطبيق قاعدة أساسية: كلما قلَّ ما عندك قلَّ لديك من تعاشر. إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع أن تتابع، تصوّر المدير التنفيذي الرفيع دينتونت كلينت حين ملأ سلاّت كبيرة متعددة بأوراق لم يعد بحاجّة إليها.

من المساعد أن تفكر في المنظمة – الذاتية كنوع من مكتب علم الصحة، شيء ما ينبغي أن تقوم به بشكل منتظم مثل تنظيف أسنانك. تقول فيليشيا راند، مديرة رفيعة المستوى في أنظمة المعلومات في وكالة للعناية الصحية غير ربحية: «التنظيم هو شيء ما ينبغي أن تقوم به كل يوم». إذا كان تخصيص أوقات من أجل جعل الأشياء مستقيمة يبدو مثل أولوية منخفضة المستوى فإن راند تقترح أن تحافظ على مسلك مقدار الوقت الذي تفقده باحثاً عن معلومات تعرف أنك تملكها (في مكان ما) – أو عدد المرات التي تبعد فيها زميلة لأنك لا تستطيع أن تجد قطعة من الورق تحتاجها كي تقوم بعملها.

نظراً لأن تدبير الفوضى يستغرق وقتاً، تقترح راند وآخرون بعض الوسائل الأساسية لإيجاد الوقت كي تنتظم. خذ خمس دقائق قبل كل ساعة كي ترتّب الأمور. ضع عداد السرعة على الكومبيوتر كي يذكّرك. أو تأكّد من أن تخصّص الوقت في نهاية كل جلسة عمل حول مشروع أو مهمة لتضع الأشياء في موضعها وتتابع ما يحتمل. أو عيّن وقتاً عند بداية أو نهاية كل يوم كي تجعل الأمور منتظمة (هذا الاقتراح الأخير يعتمد على ثقة أساسية لحياة المؤسسة: الوقت الصعب لتحقيق عملك هو أثناء النهار، عندما يكون كل واحد آخر في مكتبه أيضاً).

بديل «للإدارة التراكمية»

ثمة أيضاً بعض الوسائل «إدارة مدى» سوف تساعدك في قيادتك كي تكون أكثر انتظاماً، فإذا انضممت إلى ما يعرف بإدارة التراكم – كل شيء في قمة مكتبك هو في سلسلة من الركائز، كل واحدة منها لها معنى تعود إليه- ينبغي أن يكون مكتبك طويلاً أكثر مما هو عميق. المكتب العميق يساعدك على أن تضع دعامات، ويعطيك الكثير من السعة كي تحفظ ملفّات أكثر. المكتب الضيق يشجعك على أن تحفظ المواد الضرورية – والمواد الضرورية فقط – في متناول اليد. ويوصي دينتون بالمكتب على شكل حرف L أو على شكل U لأنه يعطيك مساحات نوعية تستطيع من خلالها أن تقوم بأعمال متنوعة.

يقول دينتون “كثير من الناس يعتقدون أن الركائز تعيقهم عما يحتاجون القيام به، ولكنها ليست كذلك. إنها تصرفك فحسب عما تحتاج القيام به”.

يذهب خبراء التنظيم بعيداً جداً في القول إن أولئك الذين يتاجرون بمنتجات بملايين الدولارات ويشرفون على كثير من الناس، وعلى مؤسسات مهمة، لا يعرفون ما هو دور المكتب. يقولون لنا إن المكتب هو مكان عمل. إنه يحمل أدوات عملنا – الهاتف، والأقلام، والكومبيوتر، والمفكرة في صندوق أو خارجه، وربما تعليق مصنف من المواد التي تتطلب عملنا أو عمل الآخرين – وكل ما نقوم به من عمل في الوقت الحالي. المكتب “ليس مكاناً للتخزين غير المنتظم” واستخدامه هو ضمان لعدم إضاعة الأشياء.

منظمة لأعضاء فريق.. وأناس آخرون

الاختبار الصحيح لمدير منظمة ما هو السهولة التي يتعامل (أو تتعامل) بها مع الآخرين. من أجل ذلك تصرّ راند كثيراً على أن المديرين والاختصاصيين يعتمدون على المفكّرة المعتادة التي تدع الناس يرون متى يكون الزملاء وأعضاء الفريق مشغولين وتسهل تنظيم اللقاءات. الإعلان عن أين يكون المرء في العالم يعطي بالطبع معنى جديداً لعبارة «إدارة الكتاب المفتوح»، ولكن الإنتاجية تبدو ذات مشاركة ضئيلة مع الخصوصية. وتعتقد راند أن المفكرات الخطية تقطع مقدار الوقت الذي تنفقه وهي تجدول الأشياء بنسبة 75% وهي تضع جانباً فترتين موجزتين كل أسبوع كي تنقل كل المتغيرات ما بين مفكرتها الشخصية ومفكرتها على الخط.

نمط نظام المفكرة الذي تستخدمه – مُنظم إلكتروني، رنان يومي، فيلوفاكس، مخطط فرانكلين – أقل أهمية من استخدامه باستمرار. ينبغي أن يكون مستودع المدير العصري لكل شيء.

يقول كلاتر باغز الذي اكتشف ألعاب «لصق الملاحظات» بكل أشكالها المتنوعة وألوانها، كما يقول الخبراء، ينبغي التخلي عنها. قصاصات صغيرة من الورق كتب عليها أرقام مهمة، وأوقات مواعيد وتواريخ تُفقد أو يُساء استخدامها. وحتى لو لم يحدث ذلك لا بد من تدبير شأنها. تقول راند إن الشيء الأكثر أهمية بشأن مفكرتها هو (السوفت وير) البرمجيات التي تجعلها تنظم لائحة ما ينبغي عمله، والمحافظة عليها حديثة، وتنبهها كالمواعيد، أو مقاربة أوقات الانطلاق وأرجاء بنود لم تنجز بعد.

ماذا تفعل وأين؟

إدارة لائحة «أن تعمل» هي موضوع انتباه جدي في عصر دورات الإدارة. هنا مجموعة مختصرة أكثر من الأفكار: اكتب أي شيء ينبغي عليك القيام به في لائحة واحدة أساسية ثم قرر ما هي الاحتياجات التي ينبغي القيام بها وحولها إلى لائحة يومية (مهمة يمكن أن تنجز بسهولة في تقويمات الكومبيوتر) خصّص جانباً بضع دقائق في نهاية كل يوم كي تمر على اللائحة، وصنّف أولوية المهمات والأهداف. بعض الناس يستخدمون أسلوب الترتيب الأبجدي للمهمات عند تصنيف الأولويات (أ من أجل قمة الأولوية وب لأولوية مهمة ولكن ليست جوهرية، وج للأشياء التي ينبغي القيام بها ولكن لم تقرر بعد).

ضمن فئات آ، ب، وأولوية ج يعمل الرقم بالنظام بالطريقة التي ينبغي أن تنجز به، كن متأكداً من أن تفكر من خلال الخطوات الفاصلة التي تقود إلى النتيجة التي تسعى إليها. قد ينبغي عليك القيام بجملة من القواعد قبل أن تستطيع الإمساك بالهدف رقم 1. وكن حذراً كي تميّز ما بين ما هو ملّح وبين ما هو مهم. ما يضغط به شخص ما آخر عليك كي تقوم به، قد لا يكون ما تريد البدء به أولاً.

الفن الضائع لحفظ الأوراق في إضبارة

مهمة التجريب الأكبر للمديرين للمنظمة ذات الحجم المنخفض قد تكون الحفظ في إضبارة، وهي مهارة قد تكون متلاشية لدى السكرتير الشخصي. المبدأ الرائد في التصنيف هو أن تفكر «بحرية الوصول» التصنيف يشبه الاسترجاع وليس التخزين كما يقول راند.

«عندما توجد مصنفات اسأل نفسك» عن ماذا سأبحث لأعثر عليه فيما بعد؟

عندما تُوجد أو تتفحص بعناية نظام تصنيف، حدد الفئات الرئيسية لعملك وكيف تفكر فيها. هل تفكر فيها كمشروع؟ كإنسان؟ كخط لا يجوز تجاوزه؟ ثم شخّص ماذا تريد أن تحفظ. تذكر قاعدة دينتون: كلما كان ما عندك قليلاً قلَّ ما تعاني منه.

بعض المعايير المفيدة لحفظ الوثيقة:

• المعلومات التي تحتويها ليس من السهل إيجادها في مكان آخر.
• المعلومات التي تحتويها تساعدك على الوصول إلى هدف.
• المعلومات انخفضت أو تعززت قدر الإمكان.
• المعلومات حديثة.

كما أن أي واحد قد صنّف عبر أرشيفات بريده الالكتروني لإيجاد ملف سيوافق، فإن المصنفات من جميع الأصناف ينبغي أن تكون منظَّفة بشكل دوري. إذا كنت تحتاج أن تستمر للإطلاع على سجلات أقدم، أوجد مكاناً لمواد أرشيفية فهذا أمر حسن تستطيع أن تنطلق منه.

أخيراً، عد إلى الخلف وقوّم احتياجاتك الأكثر حسماً. تقول فيليشيا راند “التنظيم ليس مجرد امتلاك الأوراق الصحيحة في المكان الصحيح، بل فهم أولوياتك”. هناك عنصر استراتيجي في أن تكون منظماً، عنصر يتضمن معرفة ما لديك من معرفة في إنجاز المشكلة. يقول دينتون “كل شيء يعتمد على ما هو دورك. ماذا يكلفك أكثر في صورة موارد ضائعة؟ انظر إلى ذلك أولاً”

وإذا كان ذلك لا يساعد، تطلع إلى المساعدة من خلال “الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين” ولكن في غياب سكرتير شخصي ستظل تتعلم تنظيم نفسك، نظراً لأن الانتظام ليس عملاً يستطيع شخص آخر القيام به من أجلك. يلاحظ هوينغ “بعض الناس يريدون مني أن أقوم بالعمل عنهم. هذا لا يصح أبداً”.

كيف تجعل كل اجتماع مهماً

توم كرايتنيكر

يتذمر تيرينس، مدير الاتصالات لشركة خدمات صحية بشأن جميع الاجتماعات التي حضرها.

عندما يُسأل عن عنوان عمله يجيب ساخراً «مُلازم لاجتماع اختصاصي» ازداد توتر الاجتماعات سوءاً نظراً لأن الهيئة زادت من عبء عمله وبسبب تقاريره. ومع هذا عندما قام فريق الإدارة الأعلى باتخاذ قرار في مضماره كان تيرنيس غاضباً لأنه لم يدع إلى الاجتماع الذي نوقشت فيه المسألة.

لم يكن سلوكه مضطرباً كما قد يبدو. مشكلة تيرينس مع الاجتماعات أن معظم التي يلتحق بها غير فعالة، ولا تركز على استنزاف الوقت. والأسوأ أن الاجتماعات حيث يتم إنجاز أعمال الشركة حقاً ليس متوفر لها مهارة كافية لضمان أن الأعضاء الحقيقيين متوفرون.

أزمة تيرينس أزمة عامة. في الوقت الذي تتزايد فيه التغييرات في مقر العمل ويحضر المدراء والأعضاء ويعرض بعضهم عملاً عولج من قبل اثنين – ويمكن أن يقدم ما يوفر وقتهم أثناء الاجتماعات.

«أكبر الشكاوى التي أسمعها عن الاجتماعات أنها غير منتجة، وأنها تستمر وقتاً طويلاً جداً، وأنها غير ضرورية تقول فرانسيس أ. مايكل وهي، مستشارة ومدربة، ومؤلفة لا اجتماع آخر. أو مرشدة عملية لتسهيل الاجتماعات الفعالية (أوسيس، 2002)

«مع هذا فإن الاجتماعات في أفضل الأحوال يمكن أن تعني كل شيء للمنظمة «كما تقول» إذا كنت تستطيع بشكل متماسك أن تحصل على اجتماعات إنتاجية جيدة فإن شركتك في طريقها إلى أن تكون أفضل. أنا لا أعتقد أن كثيراً من الناس يفكر فيها بهذه الطريقة، ولكن الاجتماعات الأفضل تعني اتصالاً أفضل وقرارات أفضل، وهذا ما يؤدي إلى تأثير مباشر في خط القاع».

قيمة – وكلفة – الاجتماعات

إذا كنت تفكر أنت وزملاءك بأن تحضروا اجتماعات أكثر من ذي قبل، فإن هذا قد لا يكون من وحي خيالك. في الأيام القديمة للقيادة والضبط لم يكن الناس يحتاجون أن يجتمعوا في غرف اجتماعات غالباً. ولكن لما أصبح مكان العمل أكثر اشتراكاً وديمقراطية، كما يقول الخبراء، فإن المنظمات باتت تحتاج اجتماعات أكثر للمشاركة في المعلومات، واستقبال الناس واتخاذ قرارات اجتماعية، وأكثر من ذلك أن الاندماجات والتحالفات قد زادت من الحاجة إلى اجتماعات منظمات بالإضافة إلى أولئك الذين اتخذوا مكانهم في الشركات.

ولكن لما كانت الاجتماعات في «أفضل أحوالها» يمكن أن تقوم بمساهمات حاسمة لنجاح شركتك، ضع في ذهنك أن الاجتماعات في أسوأ أحوالها لا تمثل فقط فرصة ضائعة، بل أيضاً تمثل مالاً ضائعاً. الوقت محدود؛ عندما يضيع أحد العوامل في ساعات الاستخدام في اجتماع بدلاً من استخدامه لإكمال العمل على مقاعدهم وفي الميدان فإن الشركات تخسر الكثير من الأموال.

الموقع الإلكتروني Effective Meeting. com يعمل بتقنيات سمارت، ويقدم حاسباً لكلفة الاجتماعات تساعد على تقرير كلفة للاجتماعات قائمة على مجموعة من العناصر. على سبيل المثال، الاجتماع الأسبوعي الإداري يمكن أن يكلف مجموعة عمل بمقدار 390 دولاراً لكل وقت تجتمع فيه – أو أكثر من 20 ألف دولار في السنة مع افتراض أن المجموعة تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار في السنة في الراتب وأن الاجتماعات تستمر ساعتين تقريباً. أضف إلى ذلك مقدار الدولارات التي تضيع بالضغط التراكمي، واستياء الموظفين العائدين من اجتماعات فيها كم هائل من الرسائل وقوائم العمل المؤجلة، والتي تتراكم يومياً.

تقول المستشارة بيغي كلاوس: “لدي زبائن يخبرونني بأنهم مقهورون تماماً بـ “هوس الاجتماعات” والذي يحدث في الكثير من الشركات.

“في ثقافة الاجتماعات الجديدة هذه، يشعر المديرون في بعض الأحيان بأنه عليهم أن يستمعوا إلى مداخلات كل فرد من قبل أن يتخذوا أي قرار.لكن يمكن أن يصبح استنزاف الوقت هذا سخيفاً”.

هنا بعض الأفكار العمليّة للمديرين الذين يقصدون تعزيز الاجتماعات، أكثر من إعاقتها، من أجل نجاح مؤسساتهم.

لا تشارك دوماً في اجتماع

حل اجتماع غير منتج يمكن أن يكون بسيطاً مثل عدم وجوده. وكما يشرح كلاوس وخبراء آخرون بأن «هوس الاجتماع» يُدعم بدرجة كبيرة باستخدام الاجتماعات للعناية بالعمل على نحو أفضل من المعالجة بوسائل أخرى. قبل دعوة الجماعات معاً مرة ثانية، على المديرين أن يسألوا أنفسهم ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بوسيلة أخرى. إذا كان الهدف المشاركة في المعلومات – التي غالباً ما تكون الحالة في منظمات مصابة بالاجتماعات السيئة – فإن البريد الإلكتروني، والمذكرات والمحادثات غير الرسمية قد تكون أفضل.

«السؤال هو: لماذا نعقد اجتماعاً؟ معظم الناس لا يفكرون في ذلك بوضوح كاف، كما تقول بارباره ستريبل، المستشارة في أوريل ومؤلفة «دليل المدير إلى اجتماعات فعالة (ماك غرو – هيل، 2002) السبب الأفضل أن يكون هناك اجتماع هو أنك تحتاج حقاً تفاعلاً بين الناس الحاضرين. أنت تريد أن يتشارك الناس في الآراء والمعرفة، وبناء تكامل مشترك عبر الخط حول المسألة المطروحة. ثم يكون الاجتماع – إذا انعقد جيداً – الإجراء الكامل لذلك».

في حالات قليلة، يمكن للمشاركة في المعلومات أن تكون أيضاً هدفاً منطقياً لعقد اجتماع، كما تقول سترايبل – ولكن فقط عندما تحتاج الأخذ والعطاء الفوري العفوي يكون ذلك من الممكن في الوقت المناسب. وفي ما عدا ذلك يكون البريد الإلكتروني أو الصوتي كافياً.

تمثل الاجتماعات في أسوأ أحوالها فرصة ضائعة وهدراً للمال

في بعض الأحيان يتطلب شفاء «هوس الاجتماع» تحولاً في كيفية مقاربة الإدارة كما يقول كلاوس. ففي حين أن مكان عمل ديمقراطي أكثر هو أفضل لكل واحد بلا شك، فإن هذا لا يعني أن قرار المجموعة مطلوب لكل المسائل الصغيرة التي تجري في اليوم. المديرون الصغار الذين يريدون أن يفحصوا تقاريرهم عند كل نقلة يحتاجون إلى اجتماعات أكثر. من جهة ثانية فإن تفويض العمل إلى أعضاء فريق مؤهل يقلص إلى حد كبير الحاجة إلى اجتماعات. يقول كلاوس «إذا أهّلت جيداً فإنني لن أحتاج أن أكون حاضراً من أجل كل قرار يتخذه الفريق. أعرف أن توم وسوزان يعتنيان بالأمور».

«قبل الدعوة إلى اجتماع عليك أن تسأل نفسك حقاً كما يقول كلاوس «ما هي المسألة؟ ما هو ذلك الشيء عندما تفعله تريد الناس أن يفعلوه أو يشعروا به؟

اسأل نفسك: هل عليّ أن أحضر هذا الاجتماع؟»

«لا تناقش»

«المناقشة» لم تعد جيدة كفاية. الهيئات المتعطشة للوقت تحتاج إلى أكثر من ثرثرة فاقدة الاتجاه أو تقارير تقدم تهدف إلى الضغط. تعتمد اللقاءات المنتجة على أهداف محددة بوضوح يستطيع الناس أن يعملوا تجاهها، كما يستطيعون ضدها قياس التقدم. «إذا كنت أنظم لقاءً أريد أن أتجاوز المناقشة كما يقول ستريبل. ويتابع «ربما مناقشة وتقرير». أو مناقشة وبناء خطة، أو مناقشة وتحديد العوائق الأساسية للنجاح، أريد عملاً. أنا لا أريد لائحة بما حدث في الأسبوع الأخير».

على سبيل المثال، إذا كان التجمع الأسبوعي مع أعضاء فريقك قد أصبح مصدر أذى لوجودك ووجودهم أصر على أن يشذب كل واحد – بمن فيهم أنت – تقريره (أو تقريرها) للمسائل العملية. احتفظ «بمائدة» الاجتماع للبنود التي تتطلب تفكير المجموعة كلها وعملها.

أنفق وقتاً كي توفر وقتاً

إن تيرينس بالمثال الأول في هذه المقالة لم ينشغل عن اللقاء الذي كان يهتم به – والذي يكون وجوده الأكثر فائدة – إذا كانت شركته مستعدة على نحو أفضل ومتصلة بالاجتماعات.

إذا كانت المساعدة التنفيذية للرئيس قد فكرت وأعدّت أجندة جيدة للاجتماع الأسبوعي لكبار الموظفين فمن الممكن أن يحصل أن قراراً حكيماً في الرسالة الإخبارية المقترحة للجماعة سوف يتطلب حضور تيرينس (حصل أنه كسب نتائج المسح التي أعاقت القرار المعاكس).

رتّب الأفكار والآراء التي يمكن (أو لا يمكن) ملاحقتها في وقت مناسب أكثر.

حتى لو نسيت أن تدعو تيرينس، إذا نشرت بشكل روتيني الأجندة مقدماً على جميع المديرين، فإن تيرينس سيعرف ما كان آت. ثم إنه يستطيع أن ينضم إلى الاجتماع، أو على الأقل أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مديره بالمعلومات الحيوية.

تقترح ستريبل كقاعدة إنفاق 30-60 دقيقة استعداداً لاجتماعات أنت مسؤول عنها و/أو تديرها. كما تقترح توزيع مفكرة ثمينة وتجمع الأشخاص المناسبين. والسماح للمشاركين أن يفترقوا عندما ينتقل الاجتماع إلى مسائل غير وثيقة الصلة بشؤونهم.

أثناء التقدم يمكن للعمل أن ينتج قراراً مدهشاً ومرحباً به. «بتحديد النتيجة المرغوبة وإعداد أجندة قبل الوقت «يقول المدرب والمستشار ميكيل» قد تستطيع أن تتأكد أنك قد لا تحتاج إلى اجتماع».

تذكر أن

·   الواجبات دائما أكثر من الأوقات .

·   أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا أو 168 ساعة أسبوعيا .

تحليل

لقد قمنا بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطنا الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتنا عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الآتية :

·   اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الأنشطة نقوم بها لمجرد أننانحبها فقط لا أنها ضرورية .

·   اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

·   اختبار الكفاءة : هل انا أؤدي العمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة وأجعلها فى متناول يدك .

قال عمر بن الخطاب حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا . وزنوا أعمالكم قبل أن توزن عليكم )

لقد كنت واقعيا حين وضعت أهدافي فى حدود إمكاناتي وقدراتي وقسمتها الى أهداف .

1- خطة سنوية لأهداف العام كله .

2- خطة شهرية قسمت الأهداف على مدى 12 شهرا .

3- خطة أسبوعية قسمت أهداف الشهر على مدى 4 أسابيع .

انتبه : إن المهام المفتوحة لن تنتهى أبدا . لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمة .

قاعدة 80 / 20

إن 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الأهداف المنشودة . ولكن أحذر العمل يتمدد كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله .

بمعنى أنك من الممكن أن تقضى شهرا كاملا فى إنجاز عمل لا يحتاج لأكثر من أسبوع .

إن الفوضى في مكان عملك من أكبر مضيعات الوقت .  فبادر باتخاذ هذه الإجراءات فورا :

-   حافظ على تنظيم جيد للحجرة

-   لا تضع على مكتبك إلا ما ستحتاجه حالا

-   تأكد من ترتيب الكتب والأدوات بشكل منظم على المكتب

-   سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.

ها قد وضعنا أرجلنا على أول طريق الإستفادة من الوقت

-   المهم أن تبدأ وتذكر أن:

لا شئ يغرى بالإنتهاء قدر الإبتداء  فالعمل الذى لم يبدأ بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز إلى محاولة إنجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها وأكلها

-   لذلك إذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها

-أضف إلى يومك وقتا جديدا عن طريق إستخدام الأوقات الضائعة مثل:

-أوقات المواصلات         – أوقات الإنتظار   -الأوقات البينية (بين النشاطات)

التسويف

-  إنه محبوب رغم أنه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

-   يخرج خطتك عن مسارها

-   يحرمك من النجاح

التسويف

-  هو أن تقوم بمهمة  ذات لأولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية

- أن تتصفح كتابك أو تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من أن تذاكر موضوعا صعبا للإمتحان

- أن تشاهد التلفاز بينما كان عليك إنجاز إحدى أصعب نشاطاتك

-   أن تتناول كوبا آخر من الشاي بينما كان عليك أن تعود فورا لعملك أو مذاكرتك

-   إذا لماذا نسوف ؟

1- الكسل

2- الأعمال الغير محببة

3 – الخوف من المجهول  (كل مهمة إذا لم تبدأ تعتبر مجهولة)

4 – انتظار الإبداع وساعة الصفاء

5- التردد

6- الأعمال الصعبة الكبيرة   ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضي على التسويف؟

1- ضع وقتا للإنتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة  ، بل علقه على الحائط أمامك

2- خذ على نفسك عهدا ألا تسوف أبدا

3- شجع نفسك وأعطها مكافأة.

4- لا تتردد وابدأ العمل الأن

5- ابدأ في العمل ولا تنتظر الإيحاء فلربما لا يأتيك أبدا

التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت   =  إدارة ناجحة وفعالة للوقت

 يكثرون من الحديث عن التوقعات مرار وتكرار

كلما أكثرت من الحديث عن شيء ما كلما اكتسب هذا الشيء الأهمية في نظر المستمع.

يراعون الدقة

يتجنبون تقديم اقتراحات مبهمة من قبيل:” قم بأفضل ما يمكنك”، ولكن بدلا من ذلك يناقشون التوقعات بمصطلحات تقبل القياس مثل” تحقيق مبيعات بمليون دولار في الشهر”. ويحددون أيضا بدقة الاختلاف بين مستويات الأداء الممتاز، الجيد، المتوسط، وغير المقبول بلغة واضحة ومفهومة.

 تركيزهم ينصب على المدى القصير

يسألون موظفيهم عن الإنجازات التي يحاولون تحقيقها في هذا الشهر، أو حتى في هذا الأسبوع بدلا من سؤالهم عن أهداف عامة أو سنوية.

تعيين الأولويات العليا

يقومون بغربلة الأولويات المتصارعة لتحديد الأكثر أهمية. مثلا: مساعدة ممثلي خدمة العملاء في فهم كيفية موازنة التعليمات لإسعاد العميل وفي نفس الوقت عدم إطالة المكالمات.

تقديم النتائج

التوقعات بدون نتائج سواء كانت النتائج سيئة أو جيدة سرعان ما تصبح عديمة الفائدة.

التخصيص للأفراد

 يضبطون أسلوبهم لينسجم مع السمات الشخصية لمرؤوسيهم.

مثلا: بعض الموظفين يرغبون في المشاركة الفاعلة في وضع الأهداف، والبعض يفضل أن يترك وضع الأهداف لمديره.

بعض المرؤوسين يكونون أكثر إنتاجية تحت إرشادات ومتابعة مديره، في حين أن البعض يرغب فقط في الحصول على النصيحة من مديره المباشر عند الحاجة إليها.

توجهت إلى مكتبتي لأختار رفقة لهذا اليوم، فوقعت عيني على كتاب ” اصنع شيئاً مختلفاً ” لكنني صرفت النظر عنه، فيوم الأحد لدي اختبار وقراءة مثل هذا الكتاب ستجعلني أحلق في فضاء الابتكارات، وأنا لا ينقصني صرف النظر – أكثر – عن المذاكرة!

آه مني! لطالما كانت الدراسة لها المرتبة الأقل في أولوياتي! ولطالما كنت أعطيها الحد الأدنى من الاهتمام، خصوصاً لانشغالي بعملي، واهتمامي المتناهي بجانب الهوايات، صحيح أن وضعي الدراسي لا بأس به، لكن بالإمكان أن يكون أفضل، ليتني أجد حلاً لهذا الإهمال للدراسة.

وعند هذه النقطة من التفكير، وقعت عيناي على كتاب توسمت فيه حلاً لمشكلتي الأزلية مع الدراسة، وهو كتاب ” الانضباط للكسالى ” لمؤلفه ألفرد هلمن، تعريب: أحمد غازي أنيس.

لقد وصف المؤلف بشكل دقيق حالة الكسالى في تمهيده للكتاب فكان مما قال:

إننا نعاني..

نعاني من مجرد تصور الأمور التي علينا إنجازها.

نعاني لأننا لا نقوم بإنجازها..

فنحن نتألم لأن احترامنا لذاتنا قد تلاشى..

كذلك نعاني من مجتمعنا المحيط بنا..

والمعاناة تسبب التعب..

وعندئذ لن نتمكن من إنجاز أي شيء إطلاقاً!

لكن ما العمل الآن؟

ما العمل إذا كنا نقف- عفواً .. نجلس أمام مهمة علينا إنجازه؟

وربما الأسوأ من ذلك، أننا فعلاً نرغب بإنجازها؟

ألا نغتم لذلك؟

لقد خطوت الآن الخطوة الأولى..

سيساعدك هذا الكتاب على القيام بالخطوات التالية..

وأنا واثق أنك ستتمكن من ذلك..

ثم شرع الكاتب يعرض وصفته للانضباط من خلال عناوين مثل:

- كاتب وموقف

- ما هي مزايا الخمول؟

- الصدفة

- العمل، وما أدراك ما العمل؟

- أنواع العقود

- أنواع العقوبات والغرامات..

لقد استفدت من قرائتي لهذا الكتاب فكرتين مفيدتين، وهما:

الأولى: دع عنك ردود المتكاسلين!

فردّ المتكاسلين يتمحور حول الرفض الصارخ بكلمة ” لا “، والتي تنطلق بشكل مؤكد وبسرعة البرق، قبل أن تتيح للسائل فرصة التقاط أي رد إيجابي، أو حتى إكمال السؤال. إن الهدف من هذه الـ ” لا ” السريعة هي تحاشي أي إزعاج من مجرد وجود أية فكرة عن نشاط ما يمكن أن يداهم الكسول!

والحل هنا بسيط، وهو استبدل ” لا ” السريعة، بـ ” نعم “، لأنك كلما أسرعت بإنجاز ما عليك من واجبات، ولم تنتظر طويلاً محاولاً حماية نفسك منها، فستكون المعاناة أضعف ومدتها أقصر! لأنك لن تضطر لتخيل مدى صعوبتها لفترة طويلة. أضف إلى ذلك الشعور الغامر بالسعادة الذي سيعتري المحيطين بك!

الثانية: ألزم نفسك بعقد صارم!

لديك مهمة ما، وأنت تتجنبها قدر الإمكان، حسناً، كل ما عليك هو إبرام عقد مع طرف آخر بحيث تحدد لنفسك زمناً لأداء المهمة، وأي تفريط في هذا الزمن يعني عقوبة ستقع عليك!

ربما تكون العقوبة مبلغاً مالياً – محترماً – تدفعه لشخص ما، مع ضرورة إعلام الشخص بذلك مسبقاً، وبالتالي ستشعر بالتهديد الذي سيجعلك تترك عنك الكسل جانباً لتحفظ ثروتك من الضياع..

من الأثر الإيجابي لهذا الكتاب، أنه جعلني – بعد توفيق الله طبعاً – أعمل على تنظيم محاضراتي قبل ليلة الاختبار! وهذه حسنة لا يعرفها إلا الكسالى في دراستهم – أمثالي – !

كفانا الله وإياكم شر الكسل ..

ولا أقول إلا كما قال حبيبنا صلى الله عليه وسلم: ” اللهم إني أعوذ بك من الهم والحزن والعجز والكسل والبخل والجبن وغلبة الرجال “

دامت أيامكم حافلة بالعمل والنشاط..