دعوات المدير التي يطلب فيها جزءاً من المعلومات من مشروع أُنجز من سنة خَلت (كم من الوقت يلزمك لإيجاده؟).

لقد رُقيّت وينبغي أن تُسلّم مصنّفاتك إلى السيد أو السيدة التي ستخلفك (كم سيفزعك التسليم؟).

● يجب أن تجد رقم هاتف. وقطعة من الورق أو مصنّفاً (كم من الوقت يستغرق ذلك؟) بالنسبة إلى بعض الناس يحتاج الأمر إلى ثلاث دقائق لإعداد معلومات المشروع:

إنّ الكف عن مثل ذلك ليس مفزعاً على الإطلاق، ووضع أرقام الهاتف والمصنفات، الخ لا يستغرق إلا وقتاً قليلاً جداً. ومن بعدها نرتاح.

لما كانت الحالة مسألة إدارة (وحياة) لا يوجد حجم واحد يناسب كل وصف لتنظيم المرء لنفسه. عدم الانتظام مسألة فردية للغاية يرى. بعضنا على سبيل المثال بأن الفوضى لها فوائدها. يقول مارغوت هونغ، وهو مسؤول نقابي محترف يقدم حلولاً تنظيمية استراتيجية في بروكلين وماساتشوسيتس: “بعض الناس يستخدم الفوضى كسلاح ضد أن تكون مكشوفاً للعالم”.

وآخرون يحبون أن يكونوا منتظمين ولكنهم لا يعرفون كيف. وآخرون يرفضون أن يعترفوا أن المسألة تحتاج إلى وقت وعمل حتى تنتظم – وتحتاج إلى وقت أكبر وعمل أكبر كي يكونوا غير منتظمين – والحق أن عدم الانتظام يبتلع وقت العمل والإنتاجية. ووفقاً لدراسة أعدت من قبل شركة أكاونتيمبس، وهي شركة للاستخدام المؤقت، كان المديرون يمضون نحو خمسة أسابيع في السنة في البحث عن المفردات الضائعة.

يقول هوينغ وخبراء آخرون: لا يهم أي شبكة تنظيمية تستخدم طالما أنها تعمل من أجلك. كيف تفكر ما إذا كان النظام سيعمل جيداً أم لا. إذا كنت تتمتع بالعمل على جهاز الكومبيوتر وتحب كل شيء إلكترونياً، استخدم منظماً إلكترونياً. وإذا كنت وسط ضجيج الحاسوب الشخصي PC الشديد وتحب المعلومات التي تستطيع أن تلتقطها فإن نظاماً ورقياً من المحتمل أن يجعلك سعيداً أكثر.

دور عدم الرأفة

علاوة على ذلك، أن تكون منظّماً هو مسألة مهمة لإدارة الوقت، والورق، والمدى والفراغ. أفضل طريقة لإدارة الخلل أن تزيل من دون رحمة ما لا تريده أن يكون حولك. تقترح ستيفاني دينتون، مُنظِّمة محترفة في كينكيناتي، وهي أيضاً عضوة في هيئة الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين، تطبيق قاعدة أساسية: كلما قلَّ ما عندك قلَّ لديك من تعاشر. إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع أن تتابع، تصوّر المدير التنفيذي الرفيع دينتونت كلينت حين ملأ سلاّت كبيرة متعددة بأوراق لم يعد بحاجّة إليها.

من المساعد أن تفكر في المنظمة – الذاتية كنوع من مكتب علم الصحة، شيء ما ينبغي أن تقوم به بشكل منتظم مثل تنظيف أسنانك. تقول فيليشيا راند، مديرة رفيعة المستوى في أنظمة المعلومات في وكالة للعناية الصحية غير ربحية: «التنظيم هو شيء ما ينبغي أن تقوم به كل يوم». إذا كان تخصيص أوقات من أجل جعل الأشياء مستقيمة يبدو مثل أولوية منخفضة المستوى فإن راند تقترح أن تحافظ على مسلك مقدار الوقت الذي تفقده باحثاً عن معلومات تعرف أنك تملكها (في مكان ما) – أو عدد المرات التي تبعد فيها زميلة لأنك لا تستطيع أن تجد قطعة من الورق تحتاجها كي تقوم بعملها.

نظراً لأن تدبير الفوضى يستغرق وقتاً، تقترح راند وآخرون بعض الوسائل الأساسية لإيجاد الوقت كي تنتظم. خذ خمس دقائق قبل كل ساعة كي ترتّب الأمور. ضع عداد السرعة على الكومبيوتر كي يذكّرك. أو تأكّد من أن تخصّص الوقت في نهاية كل جلسة عمل حول مشروع أو مهمة لتضع الأشياء في موضعها وتتابع ما يحتمل. أو عيّن وقتاً عند بداية أو نهاية كل يوم كي تجعل الأمور منتظمة (هذا الاقتراح الأخير يعتمد على ثقة أساسية لحياة المؤسسة: الوقت الصعب لتحقيق عملك هو أثناء النهار، عندما يكون كل واحد آخر في مكتبه أيضاً).

بديل «للإدارة التراكمية»

ثمة أيضاً بعض الوسائل «إدارة مدى» سوف تساعدك في قيادتك كي تكون أكثر انتظاماً، فإذا انضممت إلى ما يعرف بإدارة التراكم – كل شيء في قمة مكتبك هو في سلسلة من الركائز، كل واحدة منها لها معنى تعود إليه- ينبغي أن يكون مكتبك طويلاً أكثر مما هو عميق. المكتب العميق يساعدك على أن تضع دعامات، ويعطيك الكثير من السعة كي تحفظ ملفّات أكثر. المكتب الضيق يشجعك على أن تحفظ المواد الضرورية – والمواد الضرورية فقط – في متناول اليد. ويوصي دينتون بالمكتب على شكل حرف L أو على شكل U لأنه يعطيك مساحات نوعية تستطيع من خلالها أن تقوم بأعمال متنوعة.

يقول دينتون “كثير من الناس يعتقدون أن الركائز تعيقهم عما يحتاجون القيام به، ولكنها ليست كذلك. إنها تصرفك فحسب عما تحتاج القيام به”.

يذهب خبراء التنظيم بعيداً جداً في القول إن أولئك الذين يتاجرون بمنتجات بملايين الدولارات ويشرفون على كثير من الناس، وعلى مؤسسات مهمة، لا يعرفون ما هو دور المكتب. يقولون لنا إن المكتب هو مكان عمل. إنه يحمل أدوات عملنا – الهاتف، والأقلام، والكومبيوتر، والمفكرة في صندوق أو خارجه، وربما تعليق مصنف من المواد التي تتطلب عملنا أو عمل الآخرين – وكل ما نقوم به من عمل في الوقت الحالي. المكتب “ليس مكاناً للتخزين غير المنتظم” واستخدامه هو ضمان لعدم إضاعة الأشياء.

منظمة لأعضاء فريق.. وأناس آخرون

الاختبار الصحيح لمدير منظمة ما هو السهولة التي يتعامل (أو تتعامل) بها مع الآخرين. من أجل ذلك تصرّ راند كثيراً على أن المديرين والاختصاصيين يعتمدون على المفكّرة المعتادة التي تدع الناس يرون متى يكون الزملاء وأعضاء الفريق مشغولين وتسهل تنظيم اللقاءات. الإعلان عن أين يكون المرء في العالم يعطي بالطبع معنى جديداً لعبارة «إدارة الكتاب المفتوح»، ولكن الإنتاجية تبدو ذات مشاركة ضئيلة مع الخصوصية. وتعتقد راند أن المفكرات الخطية تقطع مقدار الوقت الذي تنفقه وهي تجدول الأشياء بنسبة 75% وهي تضع جانباً فترتين موجزتين كل أسبوع كي تنقل كل المتغيرات ما بين مفكرتها الشخصية ومفكرتها على الخط.

نمط نظام المفكرة الذي تستخدمه – مُنظم إلكتروني، رنان يومي، فيلوفاكس، مخطط فرانكلين – أقل أهمية من استخدامه باستمرار. ينبغي أن يكون مستودع المدير العصري لكل شيء.

يقول كلاتر باغز الذي اكتشف ألعاب «لصق الملاحظات» بكل أشكالها المتنوعة وألوانها، كما يقول الخبراء، ينبغي التخلي عنها. قصاصات صغيرة من الورق كتب عليها أرقام مهمة، وأوقات مواعيد وتواريخ تُفقد أو يُساء استخدامها. وحتى لو لم يحدث ذلك لا بد من تدبير شأنها. تقول راند إن الشيء الأكثر أهمية بشأن مفكرتها هو (السوفت وير) البرمجيات التي تجعلها تنظم لائحة ما ينبغي عمله، والمحافظة عليها حديثة، وتنبهها كالمواعيد، أو مقاربة أوقات الانطلاق وأرجاء بنود لم تنجز بعد.

ماذا تفعل وأين؟

إدارة لائحة «أن تعمل» هي موضوع انتباه جدي في عصر دورات الإدارة. هنا مجموعة مختصرة أكثر من الأفكار: اكتب أي شيء ينبغي عليك القيام به في لائحة واحدة أساسية ثم قرر ما هي الاحتياجات التي ينبغي القيام بها وحولها إلى لائحة يومية (مهمة يمكن أن تنجز بسهولة في تقويمات الكومبيوتر) خصّص جانباً بضع دقائق في نهاية كل يوم كي تمر على اللائحة، وصنّف أولوية المهمات والأهداف. بعض الناس يستخدمون أسلوب الترتيب الأبجدي للمهمات عند تصنيف الأولويات (أ من أجل قمة الأولوية وب لأولوية مهمة ولكن ليست جوهرية، وج للأشياء التي ينبغي القيام بها ولكن لم تقرر بعد).

ضمن فئات آ، ب، وأولوية ج يعمل الرقم بالنظام بالطريقة التي ينبغي أن تنجز به، كن متأكداً من أن تفكر من خلال الخطوات الفاصلة التي تقود إلى النتيجة التي تسعى إليها. قد ينبغي عليك القيام بجملة من القواعد قبل أن تستطيع الإمساك بالهدف رقم 1. وكن حذراً كي تميّز ما بين ما هو ملّح وبين ما هو مهم. ما يضغط به شخص ما آخر عليك كي تقوم به، قد لا يكون ما تريد البدء به أولاً.

الفن الضائع لحفظ الأوراق في إضبارة

مهمة التجريب الأكبر للمديرين للمنظمة ذات الحجم المنخفض قد تكون الحفظ في إضبارة، وهي مهارة قد تكون متلاشية لدى السكرتير الشخصي. المبدأ الرائد في التصنيف هو أن تفكر «بحرية الوصول» التصنيف يشبه الاسترجاع وليس التخزين كما يقول راند.

«عندما توجد مصنفات اسأل نفسك» عن ماذا سأبحث لأعثر عليه فيما بعد؟

عندما تُوجد أو تتفحص بعناية نظام تصنيف، حدد الفئات الرئيسية لعملك وكيف تفكر فيها. هل تفكر فيها كمشروع؟ كإنسان؟ كخط لا يجوز تجاوزه؟ ثم شخّص ماذا تريد أن تحفظ. تذكر قاعدة دينتون: كلما كان ما عندك قليلاً قلَّ ما تعاني منه.

بعض المعايير المفيدة لحفظ الوثيقة:

• المعلومات التي تحتويها ليس من السهل إيجادها في مكان آخر.
• المعلومات التي تحتويها تساعدك على الوصول إلى هدف.
• المعلومات انخفضت أو تعززت قدر الإمكان.
• المعلومات حديثة.

كما أن أي واحد قد صنّف عبر أرشيفات بريده الالكتروني لإيجاد ملف سيوافق، فإن المصنفات من جميع الأصناف ينبغي أن تكون منظَّفة بشكل دوري. إذا كنت تحتاج أن تستمر للإطلاع على سجلات أقدم، أوجد مكاناً لمواد أرشيفية فهذا أمر حسن تستطيع أن تنطلق منه.

أخيراً، عد إلى الخلف وقوّم احتياجاتك الأكثر حسماً. تقول فيليشيا راند “التنظيم ليس مجرد امتلاك الأوراق الصحيحة في المكان الصحيح، بل فهم أولوياتك”. هناك عنصر استراتيجي في أن تكون منظماً، عنصر يتضمن معرفة ما لديك من معرفة في إنجاز المشكلة. يقول دينتون “كل شيء يعتمد على ما هو دورك. ماذا يكلفك أكثر في صورة موارد ضائعة؟ انظر إلى ذلك أولاً”

وإذا كان ذلك لا يساعد، تطلع إلى المساعدة من خلال “الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين” ولكن في غياب سكرتير شخصي ستظل تتعلم تنظيم نفسك، نظراً لأن الانتظام ليس عملاً يستطيع شخص آخر القيام به من أجلك. يلاحظ هوينغ “بعض الناس يريدون مني أن أقوم بالعمل عنهم. هذا لا يصح أبداً”.

كيف تجعل كل اجتماع مهماً

توم كرايتنيكر

يتذمر تيرينس، مدير الاتصالات لشركة خدمات صحية بشأن جميع الاجتماعات التي حضرها.

عندما يُسأل عن عنوان عمله يجيب ساخراً «مُلازم لاجتماع اختصاصي» ازداد توتر الاجتماعات سوءاً نظراً لأن الهيئة زادت من عبء عمله وبسبب تقاريره. ومع هذا عندما قام فريق الإدارة الأعلى باتخاذ قرار في مضماره كان تيرنيس غاضباً لأنه لم يدع إلى الاجتماع الذي نوقشت فيه المسألة.

لم يكن سلوكه مضطرباً كما قد يبدو. مشكلة تيرينس مع الاجتماعات أن معظم التي يلتحق بها غير فعالة، ولا تركز على استنزاف الوقت. والأسوأ أن الاجتماعات حيث يتم إنجاز أعمال الشركة حقاً ليس متوفر لها مهارة كافية لضمان أن الأعضاء الحقيقيين متوفرون.

أزمة تيرينس أزمة عامة. في الوقت الذي تتزايد فيه التغييرات في مقر العمل ويحضر المدراء والأعضاء ويعرض بعضهم عملاً عولج من قبل اثنين – ويمكن أن يقدم ما يوفر وقتهم أثناء الاجتماعات.

«أكبر الشكاوى التي أسمعها عن الاجتماعات أنها غير منتجة، وأنها تستمر وقتاً طويلاً جداً، وأنها غير ضرورية تقول فرانسيس أ. مايكل وهي، مستشارة ومدربة، ومؤلفة لا اجتماع آخر. أو مرشدة عملية لتسهيل الاجتماعات الفعالية (أوسيس، 2002)

«مع هذا فإن الاجتماعات في أفضل الأحوال يمكن أن تعني كل شيء للمنظمة «كما تقول» إذا كنت تستطيع بشكل متماسك أن تحصل على اجتماعات إنتاجية جيدة فإن شركتك في طريقها إلى أن تكون أفضل. أنا لا أعتقد أن كثيراً من الناس يفكر فيها بهذه الطريقة، ولكن الاجتماعات الأفضل تعني اتصالاً أفضل وقرارات أفضل، وهذا ما يؤدي إلى تأثير مباشر في خط القاع».

قيمة – وكلفة – الاجتماعات

إذا كنت تفكر أنت وزملاءك بأن تحضروا اجتماعات أكثر من ذي قبل، فإن هذا قد لا يكون من وحي خيالك. في الأيام القديمة للقيادة والضبط لم يكن الناس يحتاجون أن يجتمعوا في غرف اجتماعات غالباً. ولكن لما أصبح مكان العمل أكثر اشتراكاً وديمقراطية، كما يقول الخبراء، فإن المنظمات باتت تحتاج اجتماعات أكثر للمشاركة في المعلومات، واستقبال الناس واتخاذ قرارات اجتماعية، وأكثر من ذلك أن الاندماجات والتحالفات قد زادت من الحاجة إلى اجتماعات منظمات بالإضافة إلى أولئك الذين اتخذوا مكانهم في الشركات.

ولكن لما كانت الاجتماعات في «أفضل أحوالها» يمكن أن تقوم بمساهمات حاسمة لنجاح شركتك، ضع في ذهنك أن الاجتماعات في أسوأ أحوالها لا تمثل فقط فرصة ضائعة، بل أيضاً تمثل مالاً ضائعاً. الوقت محدود؛ عندما يضيع أحد العوامل في ساعات الاستخدام في اجتماع بدلاً من استخدامه لإكمال العمل على مقاعدهم وفي الميدان فإن الشركات تخسر الكثير من الأموال.

الموقع الإلكتروني Effective Meeting. com يعمل بتقنيات سمارت، ويقدم حاسباً لكلفة الاجتماعات تساعد على تقرير كلفة للاجتماعات قائمة على مجموعة من العناصر. على سبيل المثال، الاجتماع الأسبوعي الإداري يمكن أن يكلف مجموعة عمل بمقدار 390 دولاراً لكل وقت تجتمع فيه – أو أكثر من 20 ألف دولار في السنة مع افتراض أن المجموعة تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار في السنة في الراتب وأن الاجتماعات تستمر ساعتين تقريباً. أضف إلى ذلك مقدار الدولارات التي تضيع بالضغط التراكمي، واستياء الموظفين العائدين من اجتماعات فيها كم هائل من الرسائل وقوائم العمل المؤجلة، والتي تتراكم يومياً.

تقول المستشارة بيغي كلاوس: “لدي زبائن يخبرونني بأنهم مقهورون تماماً بـ “هوس الاجتماعات” والذي يحدث في الكثير من الشركات.

“في ثقافة الاجتماعات الجديدة هذه، يشعر المديرون في بعض الأحيان بأنه عليهم أن يستمعوا إلى مداخلات كل فرد من قبل أن يتخذوا أي قرار.لكن يمكن أن يصبح استنزاف الوقت هذا سخيفاً”.

هنا بعض الأفكار العمليّة للمديرين الذين يقصدون تعزيز الاجتماعات، أكثر من إعاقتها، من أجل نجاح مؤسساتهم.

لا تشارك دوماً في اجتماع

حل اجتماع غير منتج يمكن أن يكون بسيطاً مثل عدم وجوده. وكما يشرح كلاوس وخبراء آخرون بأن «هوس الاجتماع» يُدعم بدرجة كبيرة باستخدام الاجتماعات للعناية بالعمل على نحو أفضل من المعالجة بوسائل أخرى. قبل دعوة الجماعات معاً مرة ثانية، على المديرين أن يسألوا أنفسهم ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بوسيلة أخرى. إذا كان الهدف المشاركة في المعلومات – التي غالباً ما تكون الحالة في منظمات مصابة بالاجتماعات السيئة – فإن البريد الإلكتروني، والمذكرات والمحادثات غير الرسمية قد تكون أفضل.

«السؤال هو: لماذا نعقد اجتماعاً؟ معظم الناس لا يفكرون في ذلك بوضوح كاف، كما تقول بارباره ستريبل، المستشارة في أوريل ومؤلفة «دليل المدير إلى اجتماعات فعالة (ماك غرو – هيل، 2002) السبب الأفضل أن يكون هناك اجتماع هو أنك تحتاج حقاً تفاعلاً بين الناس الحاضرين. أنت تريد أن يتشارك الناس في الآراء والمعرفة، وبناء تكامل مشترك عبر الخط حول المسألة المطروحة. ثم يكون الاجتماع – إذا انعقد جيداً – الإجراء الكامل لذلك».

في حالات قليلة، يمكن للمشاركة في المعلومات أن تكون أيضاً هدفاً منطقياً لعقد اجتماع، كما تقول سترايبل – ولكن فقط عندما تحتاج الأخذ والعطاء الفوري العفوي يكون ذلك من الممكن في الوقت المناسب. وفي ما عدا ذلك يكون البريد الإلكتروني أو الصوتي كافياً.

تمثل الاجتماعات في أسوأ أحوالها فرصة ضائعة وهدراً للمال

في بعض الأحيان يتطلب شفاء «هوس الاجتماع» تحولاً في كيفية مقاربة الإدارة كما يقول كلاوس. ففي حين أن مكان عمل ديمقراطي أكثر هو أفضل لكل واحد بلا شك، فإن هذا لا يعني أن قرار المجموعة مطلوب لكل المسائل الصغيرة التي تجري في اليوم. المديرون الصغار الذين يريدون أن يفحصوا تقاريرهم عند كل نقلة يحتاجون إلى اجتماعات أكثر. من جهة ثانية فإن تفويض العمل إلى أعضاء فريق مؤهل يقلص إلى حد كبير الحاجة إلى اجتماعات. يقول كلاوس «إذا أهّلت جيداً فإنني لن أحتاج أن أكون حاضراً من أجل كل قرار يتخذه الفريق. أعرف أن توم وسوزان يعتنيان بالأمور».

«قبل الدعوة إلى اجتماع عليك أن تسأل نفسك حقاً كما يقول كلاوس «ما هي المسألة؟ ما هو ذلك الشيء عندما تفعله تريد الناس أن يفعلوه أو يشعروا به؟

اسأل نفسك: هل عليّ أن أحضر هذا الاجتماع؟»

«لا تناقش»

«المناقشة» لم تعد جيدة كفاية. الهيئات المتعطشة للوقت تحتاج إلى أكثر من ثرثرة فاقدة الاتجاه أو تقارير تقدم تهدف إلى الضغط. تعتمد اللقاءات المنتجة على أهداف محددة بوضوح يستطيع الناس أن يعملوا تجاهها، كما يستطيعون ضدها قياس التقدم. «إذا كنت أنظم لقاءً أريد أن أتجاوز المناقشة كما يقول ستريبل. ويتابع «ربما مناقشة وتقرير». أو مناقشة وبناء خطة، أو مناقشة وتحديد العوائق الأساسية للنجاح، أريد عملاً. أنا لا أريد لائحة بما حدث في الأسبوع الأخير».

على سبيل المثال، إذا كان التجمع الأسبوعي مع أعضاء فريقك قد أصبح مصدر أذى لوجودك ووجودهم أصر على أن يشذب كل واحد – بمن فيهم أنت – تقريره (أو تقريرها) للمسائل العملية. احتفظ «بمائدة» الاجتماع للبنود التي تتطلب تفكير المجموعة كلها وعملها.

أنفق وقتاً كي توفر وقتاً

إن تيرينس بالمثال الأول في هذه المقالة لم ينشغل عن اللقاء الذي كان يهتم به – والذي يكون وجوده الأكثر فائدة – إذا كانت شركته مستعدة على نحو أفضل ومتصلة بالاجتماعات.

إذا كانت المساعدة التنفيذية للرئيس قد فكرت وأعدّت أجندة جيدة للاجتماع الأسبوعي لكبار الموظفين فمن الممكن أن يحصل أن قراراً حكيماً في الرسالة الإخبارية المقترحة للجماعة سوف يتطلب حضور تيرينس (حصل أنه كسب نتائج المسح التي أعاقت القرار المعاكس).

رتّب الأفكار والآراء التي يمكن (أو لا يمكن) ملاحقتها في وقت مناسب أكثر.

حتى لو نسيت أن تدعو تيرينس، إذا نشرت بشكل روتيني الأجندة مقدماً على جميع المديرين، فإن تيرينس سيعرف ما كان آت. ثم إنه يستطيع أن ينضم إلى الاجتماع، أو على الأقل أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مديره بالمعلومات الحيوية.

تقترح ستريبل كقاعدة إنفاق 30-60 دقيقة استعداداً لاجتماعات أنت مسؤول عنها و/أو تديرها. كما تقترح توزيع مفكرة ثمينة وتجمع الأشخاص المناسبين. والسماح للمشاركين أن يفترقوا عندما ينتقل الاجتماع إلى مسائل غير وثيقة الصلة بشؤونهم.

أثناء التقدم يمكن للعمل أن ينتج قراراً مدهشاً ومرحباً به. «بتحديد النتيجة المرغوبة وإعداد أجندة قبل الوقت «يقول المدرب والمستشار ميكيل» قد تستطيع أن تتأكد أنك قد لا تحتاج إلى اجتماع».

نقاط ملخصه … قد تفيد من يريد تثقيف نفسه في هذا المجال :

1-الرؤية الواضحة من خلال صياغة أهداف عامة محددة وترتيب آلياتها المطلوبة وتخطيط ومتابعة الأنشطة المرحلية. اللوائح هي البوصلة المعينة للمؤسسة في شق طريقها في عالم الإنتاجية واللوائح بحد ذاتها وسيلة وليست غاية.

2-المرونة في التعامل مع المستجدات الخارجية ومعرفة الثوابت والمتغيرات في سياسة المؤسسة. الاستفادة من الأفكار الجديدة والتفاعل الإيجابي مع المتغيرات والمستجدات.

3-توثيق العلاقات القائمة على الاحترام والتقدير بين القادة أصحاب القرار والقاعدة من العمال والموظفين.

4-التقييم المستمر والتطوير الدائم وعدم الإسراف في الإشراف أو المتابعة.

5-تنويع الحوافز ورفع الدافعية للعمل والإنتاج والإبداع عند أفراد المؤسسة.

6-الاعتناء بتجارب المؤسسات الأُخرى.

7-التعامل مع المشكلات بجدية وعلمية وعدم تجاهلها داخل المؤسسة.

8-التنسيق والتلاحم بين جميع قطاعات المؤسسة رسمياً وودياً.

9-التنمية الدائمة لأفراد المؤسسة لتطوير مهاراتهم من خلال الدورات لضمان التحسن المستمر من جهة وتبصير العاملين بالقوانين والحقوق والأهداف من جهة أخرى. ويجب أن تكون هذه الدورات غير مملة أو مجهدة للعاملين وكلما توفرت رغبة العامل في الاشتراك في هذه الدورات مع توفير حق اختيار الدورة أو مواعيدها كلما كان الإقبال عليها أنفع.

10-توفير الاحتياجات المادية لدعم أداء المؤسسة ومراجعة الميزانية والشئون المالية.

12-توطيد الروابط والعلاقات مع المؤسسات الأخرى فالإدارة المدرسية الناجحة لها جسور من التواصل والتعاون مع الأسرة ومؤسسات المجتمع.

11-الحزم في تطبيق القرارات يجب أن لا يكون على حساب النواحي الإنسانية فالموازنة والمرونة والحكمة أقصر الطرق لتطبيق روح القوانين ففرض القوانين لا يعني رفض القيم.

12-عدم إغفال رأي العاملين–الموافقين والمخالفين لسياسة الإدارة- في تقييم وتطوير البرامج واللوائح في المؤسسة وخير فلسفة هي الفلسفة التي تؤمن بأن تطوير المؤسسة يبدأ من الداخل فالعامل داخل المؤسسة قد يكون أفضل خبير لتطويرها.

13-تشجيع التجارب الإبداعية الفردية الناجحة والإعلان عنها والاستفادة منها على مستويات أوسع.

معايير إدارة أخلاق فريق المبيعات

أنت تعرف كونك تدير فريق المبيعات لدى شركتك هذا لا يعنى بالضرورة أن الفريق بالكامل يسير وفق أخلاقك والمعايير الخاصة بخطة التسويق للشركة.

ففريقك بالتأكيد يحملون أخلاقهم الخاصة وخلفياتهم معهم لمنشأتك على أساس خلفيتهم الاقتصادية، ومعتقداتهم الدينية، وتنشئتهم الثقافية. ولكن بوصفك مدير المبيعات، يجب عليك إدارة تصرفات فريق المبيعات لان تصرفاتهم  تعكس صوره المنشأه بطريقه مباشرة وغير مباشرة على العملاءالمتوقعين.

في كثير من الأحيان، يتطلع فريق المبيعات اليك لمعرفه بعض التوجهات الأخلاقيه لتساعدهم فى أداء مهامهم فى مجال البيع.

إذا كان لديك حصص مبيعات محتمله كثيره تغطى عده أسابيع او شهور ، و تسمح لمندوبي المبيعات الغير أخلاقين بالعمل مع باقي فريقك للمبيعات لما يعرف ” زنقه الشغل “، هذا يرسل برسائل ضمنيه لفريقك أن المبيعات هى الأكثر أهمية من الأخلاق. بصرف النظر عن كونها فلسفة غير لائقه، هى أيضا من الأعمال السيئة.

فكما تُدرك ان العميل المتوقع لا يبدأ علاقه تجاريه مع المنشأه عموما الا بعد عمليه البيع الثانيه. تشويه منشاتك للحصول على صفقه بيع سريعة أو الفوز في منافسه مبيعات بوجود بائع سىء السلوك لن تحصل على الصفقه الثانية و تخسر العميل من أول صفقه.

ان فريقك للمبيعات ينظر الى إدارة التسويق والمبيعات باعتبارهما نموذجا يحتذى به فى سلوكهم المتوقع، لذلك وضع معيارا أخلاقيا للمعاملات التجارية هو عملك و ايضا هو المسؤولية الفردية لمندوبى المبيعات.

لديك فريق للمبيعات هو الذى يواجه و يتعامل مع  العملاء ، لذلك من المهم أن تقوم بتوصيل معاييرك و المعايير الأخلاقية المحدده من المنشأه لهم و حثهم على إتباعها.

ان الأخلاق فى المبيعات تتجاوز كيفية  تفاعل فريقك مع العملاء الحاليين والمرتقبين, بل تشمل أيضا كيف يتواصل الفريق فيما بينهم و مع غيرهم من موظفي باقى الاقسام, لأن الأخلاق لا تتجزأ او تختلف من موقف لآخر.

- هناك عنصران من المعايير الأخلاقية في المبيعات التي يجب مراعاتها:

معايير المنشأه و المسؤولية الفردية

هذين العنصرين هما من مسؤولية كل من فريق الإدارة ومندوبى المبيعات، فاليك بعض المبادئ التوجيهية بشأن كيفية التواصل ونشر المعايير الأخلاقية لفريق المبيعات لديك…

أخلاق المبيعات ليست ضمنية فى عملية البيع

يجب أن تكون عملية البيع منطوقه و ظاهره . يجب التواصل مع فريق المبيعات بما تتوقعه منهم و ما الذى تنظر اليه على أنه مقبول او أمر غير مقبول. يجب وضع معايير للجميع يمكن قياسها.

على الأقل مرة كل ربع سنة، ناقش اخلاق المبيعات و الآداب، ومدى إتباعها ، و مدى تواصل المنشاه داخليا خلال اجتماع مع جميع العاملين فى المبيعات.

اعد ورقة لعرض مفصل عن ما تبيع وما تقدم من خدمه

لاستخدامها في عروض المنتجات و قدمها للعميل المتوقع ليوقع عليها للتاكيد على ما تم تغطيته فى العرض .

على الإدارة استخدام نهج اخلاقي محدد

بشرح المعايير التي يتوقعها العميل من العاملين فى البيع و يلتزموا بها هم أنفسهم لاعطاء القدوه .

تحديد سياسة الشركة فى البيع

عند توظيف مندوبي المبيعات، عليك كمدير مبيعات إطلاعه و الطلب منهم التوقيع على السياسه الأخلاقيه للمنشأه الموجوده مع وصف وظائفهم حتى تضمن إلتزامهم باخلاقيات المنشأه و ان لا يحيدوا عنها.

تواصل الإدارة مع الفريق

التواصل مع فريق المبيعات على أساس شهري لمناقشه ما هو المتوقع منهم فيما يتعلق ببيع ما لديك، وليس ما يريدون بيعه.

شكوى العملاء ليست كلها صحيحة

لا تفترض دائما أن مندوب المبيعات غير أخلاقي لمجرد ان العميل يشكو.  في كثير من الأحيان لا يعرف العميل الجديد كيف يقوم بالشراء وبالتالى يقوم بإلقاء اللوم فى ما بعد عن القصور الذى قد يظهر فى مشترياته على مندوب المبيعات. . . بدلا من قبول مسؤولية أخطائهم الشخصيه.

إحرص ان تنبه على فريق المبيعات أن لا يفعلوا الآتى تحت أى ظرف او مسمى

•   البيع هو مهنة مشرفه وذات دخل جيد. ولكن مثل غيرها من المهن، هناك أوقات يقوم الفرد “توسيع الحقيقة” لخلق دخل لنفسه أو لتحقيق ظهور لنفسه أمام الآخرين. عندما يحدث هذا، او ذلك, فهو عمل متعمد من السلوك غير الأخلاقي.
• فى أوقات أخرى، يقوم مندوبي المبيعات “بتوسيع الحقيقة” ليس متعمدا، ولكن بسبب ما لديهم من حماس أثناء عمليه البيع, لا يزال هذا السلوك غير أخلاقي من وجهة نظر المشتري حيث أن التعليقات الغير دقيقه و المبالغ فيها الذي أدلى به مندوب مبيعات قد تؤدي بالعميل إلى احتمال الشراء لمره واحده فقط و ينشر ذلك بين معارفه و أصدقائه مما يسىء الى المنشأه. . وبالتالي هذا السلوك يحتاج أيضا إلى إدارته بشكل أخلاقى.

12. احرص على أن يكون عندك خطة طوارئ

 خطة ثانية احتياطية في حال لم تفلح الخطة الأولى، فالأمور لا تمضي دائما على ما يراد لها ولذا من الأفضل أن تكون مستعدا. في حال مايكل كان عند مرضه أو انشغاله بعذر عائلي.

وهو دائما يحرص على أن يجعل لديه مقالات احتياطية في حال تعذر عليه الكتابة لعذر أو غيره، وهو عادة ما ينشر مقالاته مسبقا، بحيث تظهر بعد مرور وقت ما. كذلك ربما فكرت في أن تنشر مقالات كتبها غيرك عندك.

13. الصحف تبقى وسيلة رائعة للحصول على الشهرة

 عندما طلبت صحيفة محلية عقد لقاء صحفي مع مايكل ووافق، لم يتوقع مردودا كبيرا من ورائها، لكنه وجد نفسه الموضوع الرئيسى على الغلاف، حيث قرأ قرابة 50 ألف هذه الصحيفة، وهو ما أعطى مايكل فرصة انتشار أفضل.

14. حاصر نفسك بأناس أذكياء رائعين مذهلين

فشتان الفرق ما بين الذهاب لتناول الطعام مع بعض الأصدقاء، وبين قضاء أمسية مع عقل مفكر لامع شهير. ليس معنى ذلك ألا تمرح مع أصدقائك القدامى، لكن اقض المزيد من الوقت مع أناس مهرة ناجحين، وبذلك تزيد فرص نجاحك في عقد صفقات لعملك الخاص.

15. ما تفكر فيه وتركز عليه هو ما ستحصل عليه

عندما يركز مايكل جهوده على مدونته، يحصل جراء ذلك على دخل أكبر. حين يتكاسل عن ذلك، يقل العائد منها. إذا أردت ربح المال، استمر في المحاولة والاجتهاد والعمل المستمر.

16. كن دائما في حالة تعلم

 يحرص مايكل على حضور الدورات والندوات وحلقات التدريب، وكذلك قراءة مقالات الناجحين والمدربين واللامعين. حضر مايكل دورة للشهير يانيك سيلفرز وتعلم منها فكرة واحدة نفذها بنفسه فـدرت له قرابة 50 ألف دولار إضافية.

17. الكمال أمر مبالغ فيه

لكنك تجد الكثير من أصحاب المشاريع الناشئة يريدون لها أن تحقق الكمال قبل إطلاق مشاريعهم هذه أو نشر كتابهم أو بيع تطبيقاتهم، لكن مايكل يخبرنا بأن اليوم الذي ستشعر أنك بلغت فيه مرحلة الكمال لن يأتي.

عوضا عن ذلك اقنع بقرابة 70% من الإتقان وأكمل البقية الباقية بعد إطلاق المشروع واستمر في التطوير ومعالجة العيوب وحل المشاكل حتى تبلغ درجة الكمال لمنتجك التي كنت تتمناها له.

لا تبدأ من القمة، بل احفر الأساسات، ثم ابن الدور الأول ثم الثاني وحتى تبلغ القمة، لكن لا تبنِ الدور العلوي الأخير ثم الدور الذي قبله حتى تصل للدور الأرضي، لا تسير الحياة على هذا المنوال. خطوات قصيرة لكن واثقة أفضل من قفزات مترددة.

18. لا توجد طرق مختصرة

حاول مايكل في بداياته الترويج السريع والمكثف لمواقعه في المدونات وغيرها من المواقع الشهيرة، لكنه تعلم بعدها أن الجودة العالية للمحتوى الذي يقدمه هي أكثر وسيلة تسويق ناجحة وتعطي مردودا كبيرا.

19. حافظ على صحتك

 لا حكمة في عدم اهتمام الواحد منا بصحته، فالعمل الشاق والسهر وحاشا لله التدخين وما في فئته، كل هذه الأمور تضر ولا تفيد، كذلك إذا وجدت نفسك مرهقا أو توشك أن تمرض، توقف عن العمل واهتم بصحتك أولا، فلا خير يأتي من عقل منهك وجسد مريض.

20. اجعل لديك خطة خروج سريع

هل فكرت من سيشتري مشروعك الناشئ؟ موقعك؟ هل لديك مشترون محتملون يمكنهم شراء شركتك الناشئة في حال ساءت الأمور؟ احرص على تسويق موقعك والدعاية له عند من تراهم يمكن أن يكونوا مشترين محتملين لشركتك ومشروعك.

ليس الأمر أنك ستفعل ذلك وتتخلى عن حلمك، لكن في حال عثرت على مشروع أفضل أو فرصة نجاح أكبر وأردت التخارج من هذا المشروع، مثل هذه الخطط ستكون ذات فائدة وقتها، فلا ضرر من التفكير المسبق والاستعداد.

21. اجعلها كلها قانونية

 العقود التي توقعها والاتفاقيات التي تدخل فيها والشراكات والالتزامات، واجعل كل ما تتفق عليه في صورة مكتوبة، حتى أبسط الأشياء، كذلك احرص على أن يكون كل شيء موثقا، لا تتفق عبر الهاتف وتقف.

اتبعها برسالة بريد إلكتروني تلخص فيها ما اتفقتم عليه، حتى إذا وافق الطرف الثاني، كان لديك مرجعا في حال نسى أحدكم وكان هناك حاجة للعودة إلى أصل مقبول من الطرفين.

22. درس إضافي على سبيل الهدية,..التعاون يغلب المنافسة

كثيرا ما تأتي مايكل أسئلة مثل لماذا توفر معلومات كثيرة بدون مقابل، أو لماذا تتعاون مع مدونين يعتبروا منافسين لك، ويجيبهم مايكل: التعاون هزم المنافسة.

حين تشغل بالك بنشر المعرفة بدلا من القلق الفظيع بشأن ما الذي يفعله المنافسون وكيف تستعد لهم، ساعتها يحدث شيء بديع، حيث تعم الفائدة على الجميع، حتى أن مايكل حصل على أفكار عبقرية من خلال نقاشاته مع المنافسين المحتملين له…

دورك الآن أن تخبرني ما أكثر درس من هذه الدروس نال اهتمامك؟ وهل أطمع في أن تخبرني لماذا؟ وهل أستفيض في الطمع فأسأل هل استفاد قارئ بشكل عملي بهذه الدروس ونفذها وتحقق له أمر إيجابي يود أن يخبرنا به هنا؟

رابط الجزء الأول

دروس مايكل دانلوب من واقع الحياة والتجارة

دروس للمدراء وأصحاب الشركات البادئة نقلتها لكم من مدونة رؤوف شبايك, مؤخرا نشر الانجليزي مايكل دانلوب مقالة وضع فيها نتيجة ما تعلمه حتى الآن في الحياة والأعمال ومشاريع انترنت، ورغم صغر سنه (21 سنة) نجح في تأمين أكثر من مصدر للدخل جعله لا يحتاج إلى وظيفة نهارية مثلنا.

مايكل دانلوب

وقبل أن تظن ما الذي لدى مايكل لنتعلمه منه، أذكرك بأن مدرسة الحياة والتجارب هي أكبر مصدر للعلوم، وليس الكتب أو دور العلم ، يقول مايكل:

1. لا شيء مؤكد في الحياة أو التجارة

 ليس معنى أنك نجحت في عمل شيء اليوم، أنك ستنجح غدا إذا كررت ما فعلته، هذه الحقيقة تعملها كل من يعمل في التسويق والمبيعات والإعلان، فلا توجد ضمانات ولذا عليك أن تستمر في المحاولة.

2. لا تضع البيض كله في سلة واحدة

بمعنى لا تجعل مصدر دخلك الوحيد بيع الإعلانات من موقعك (على سبيل المثال)، بل عليك البحث الدائم عن مصادر أخرى مثل بيع سلع أو خدمات، أو تأليف كتب أو إعطاء دورات أو إطلاق مواقع أخرى تتحدث عن مواضيع مختلفة، (على أن مايكل يرى جدوى التركيز على عدد قليل من المواقع المختلفة مع التركيز على طرق زيادة الدخل).

3. قد يكون العملاء مخطئين فعلا

لكن إذا أخبرتهم ذلك فلن تحصل على نتائج إيجابية. التجارة الناجحة تقوم على أسس التواصل الناجح وفنون الإقناع.

4. ضع محتوى موقعك في عدة أشكال

 بعدما كتبت مواضيعك عليك أن تحولها إلى مسموعة أو مرئية، أو الاثنين معا، أو توفرها في صورة ملفات بي دي اف يمكن قرائتها على عدة منصات وأجهزة.

5. لا تتعجل

 حاول مايكل الوصول إلى مرحلة كتابة تدوينة جديدة كل يوم، لكنه لم يستطع ذلك، لأن الشيء الجيد لا يمكنك استعجاله أو الحصول عليه في عجلة. حين تكتب مقالة تستحق القراءة من الزوار، فأنت تحصل على مردود أكبر من مجرد وضع مقالة يومية لتعطي الانطباع بتجدد موقعك ومدونتك.

6. فكرة العمل لمدة 4 ساعات في الأسبوع لم تثبت جدواها

مع مايكل، فعلى الرغم من أن مؤلف هذا الكتاب نجح في اختيار عنوان جعل الناس يشتروه ويقرؤوه، لكن التطبيق العملي يوضح أن هذه الفكرة تحتاج إلى نوعية محددة من الناس ومن الأعمال، وهو ما قد لا يتوفر للجميع.

7. البركة في البكور

 والطير المبكر يحصل على الطعام، وعندك مثال موقع تويتر، فأوائل المسوقين الذين انتبهوا لقدرات هذا الموقع واستغلوه في التسويق لهم لا زالوا يحققون نتائج أفضل من غيرهم الذين لحقوا بالقطار متأخرين. حين ترى الفرصة سانحة، استغلها.

8. ستمر في طريقك على أناس يسيئون استغلالك

 فعلى مر السنوات الماضية تعرض مايكل لمن سرقه واحتال عليه وشهر به، وهو رد على هؤلاء في مرات، لكنه يرى أن استغلال الوقت المتاح في كسب المال هو استخدام أفضل للوقت. هناك نوعية من البشر ذوي العقول الصغيرة في هذا العالم لا تقدر على التفكير في الكسب المشروع، وهم سينتهون نهاية حزينة تليق بهم.

9. المحتوى هو الملك

سيخبرونك عن ضرورة التسويق لموقعك، لكن في كثير من الأحيان سيعثر عليك الزوار بسبب جودة ما تكتبه وتقدمه، بفضل التسويق بالمديح وكلمات الثناء، ومصادر أخرى غير مباشرة.

10. الالتزام والمداومة شديدة الأهمية

 ما أن تتراجع عن معدلك المعتاد في الكتابة وتحديث موقعك، حتى سينصرف عنك قارئك وينساك. نعم، حتى مايكل يجد الالتزام بهذا المبدأ صعبا في الواقع العملي.

11. إذا كنت صاحب العمل

لا تتوقع أن يشاركك العاملين معك حماسك وطريقة تفكيرك، فهم قد يصل بهم الأمر لمحاربتك في السر بحيث يقللون كم عملهم. لا تتوقع عكس ذلك وعالج الأمر بتقديم علاوات تحفيزية مرتبطة بالنتائج والأرباح.

وهنا حيث أقول… نكمل بعد فاصل، ما أكثر درس من هذه الدروس نال اهتمامك؟

أجريت تجربة عملية في عيادة أسنان، يعمل فيها لفيف من أطباء الأسنان. بدأت التجربة بأن عرضت على طاقم أطباء الأسنان العامل في العيادة نوعا جديدا من الدواء المخفف للألم. لضمان انسجام العينة، اختار الفريق المراقب لهذه التجربة مرضى يعانون أعراضا متشابهة.

أخبر القائمون على التجربة نصف الأطباء في هذه العيادة أن هذا الدواء وهمي لا يقدم أو يؤخر، وهو كذلك فعلا، بينما بقي النصف الآخر على قناعتهم بأن هذا الدواء الجديد يخفف ألم الأسنان فعلا أثناء تنظيفها والتعامل معها.

جاءت نتيجة البحث مستحقة للانتباه. اشتكى جميع المرضى الذين وقعوا تحت أيدي نصف فريق الأطباء الذين علموا بأن الدواء وهمي من عدم الراحة والألم، بينما جاءت نسبة الشكوى في الفريق الآخر وفق النسبة المعتادة عند استعمال مسكن آلام فعلي.

قبل أن نسرع في الحكم، دعونا نأخذ الدراسة الثانية

قبلت مؤسسة كبيرة إجراء تجربة على فريق المبيعات لديها. ركز القائمون على التجربة على مراقبة أداء كل عضو في فريق المبيعات، ووجدوا أن هناك ارتباط واضح بين أرقام مبيعات كل عضو في الفريق، وبين مدى اقتناع هذا العضو بالشيء / المنتج الذي يبيعه.

الاقتناع ليس مقصودا به أنه بائع مجتهد برمج عقله على أنه مضطر للبيع وإلا خسر وظيفته. الاقتناع هنا مقصود به أنه جرب بنفسه ما يبيعه ووجده مفيدا يقدم خدمة جديرة بالشراء.

خلصت التجربة الثانية إلى أن اقتناع فريق المبيعات بأهمية وفائدة وجدوى ووظيفة الشيء الذي يبيعه ينعكس في صورة مبيعات أعلى وأزيد وأكبر.

قبل أن تبدأ في تحليل هاتين التجربتين، ما رأيك لو أخذت من الفقرة السابقة كلمة مبيعات ووضعت بدلا منها تسويق؟

ما رأيك لو حذفت كلمة مبيعات وتسويق وتركت كلمة موظف في شركتك؟

دعنا نبدأ التحليل. باختصار، يرى مؤلف الكتاب أن اقتناع شخص بشيء ما، ينعكس إيجابا على نفسية هذا الشخص، وعلى التصرفات اللا إرادية له، ويظهر كل ذلك في صورة نتائج إيجابية لم يقصدها أو يفكر فيها هذا الشخص.

حين اقتنع أطباء الأسنان بأن الدواء الجديد مسكن للألم، ظهر ذلك على سلوكهم، وظهر أثر ذلك السلوك على المرضى. حين اقتنع فريق المبيعات بأن ما يبيعونه مفيد ويقدم النفع والخدمة، انعكس ذلك على سلوكهم اللا إرادي، وظهر أثر ذلك على العملاء.

حين تبحث عن موظفين تضمهم إلى فريقك وإلى شركتك، لا تبحث أولا عن الشهادات العلمية من الجامعات المرموقة. قبل كل شيء:

• هل من يؤكد لك أنه الشخص المناسب كي توظفه؟
• هل هذا المرشح مقتنع فعلا بما سيبيعه عندك؟
• هل يستطيع أن يحكي لك عن فوائد جديدة واستخدامات فريدة لم تعرفها من قبل؟
• هل تشعر في وجهه بجذوة الاقتناع بالمنتج / الخدمة – أم بالرغبة العارمة في الحصول على الوظيفة مهما كلف الأمر؟

إجابة هذا السؤال ستخبرك لماذا تفشل الشركات العملاقة التي وظفت ملوك الأناقة وحاملي أعلى الشهادات من أعرق الجامعات. الاقتناع بما تبيعه شركتك يجب أن يأتي في المقام الأول، يليه الشهادات والخبرات، وليس العكس.

قد تظنها نصيحة بسيطة، معروفة، ليست بجديدة، قرأتها من قبل… كل هذا لا يهم، ما يهم هو أن يعمل بها مؤسس الشركة الجديدة الناشئة. لا تضم إلى فريقك عضوا غير مقتنع بقوة وبشدة بما تبيعه أو تقدمه!

6. خطط للمدى البعيد

وأما سبب أهمية الإصرار كعامل أساس لنجاح الشركة الناشئة فهو أن كل شيء تريد تنفيذه يأخذ وقتا طويلا جدا كي يتحقق، فمؤسس الشركة يعمل بسرعة كبيرة، ويتوقع لكل من حوله أن يعمل بالسرعة ذاتها، لكن الدنيا لا تسير وفق هذا المنظور.

ستجد كل شيء يستغرق وقتا أطول بمقدار الضعفين أو ثلاثة أضعاف ما تتوقعه، ولعل سبب ذلك هو الثقة الزائدة لدى كل مؤسس شركة ناشئة، فهو يظن أنه سيكون أنجح من يوتيوب أو ياهوو.

ورغم أنك تخبرهم أن واحد فقط من كل مشروع انترنت ناجح يحقق معدل زيادة صاروخي مثلما فعل ياهوو وغيره، فيرد عليك سأكون أنا هذا الواحد.

على الجهة الأخرى، بجانب أهمية الإصرار، عليك توقع أن شركتك لن تقف على قدميها قبل مرور من 3 إلى 5 أعوام، في رحلة صعبة ستحتاج منك إلى كل قطرة عرق وصبر وإصرار، وكل هذا يحتاج إلى تخطيط جيد من أو قبل البداية.

التخطيط بعيد المدى يخفف من وطأة الضغط العصبي لتأخر كل ما كنت تريده تحقيقه بسرعة، وعندها تستطيع التفكير بروية ووضوح، وهذا يعينك على بلوغ هدفك ونجاح شركتك بشكل أسهل وأيسر.

7. الكثير من الأشياء الصغيرة

لا تضع البيض كله في سلة واحدة، جملة سمعناها كثيرا، لكنها حقيقة ولها أوجه كثيرة تتحقق من خلالها، وأما في حالة تأسيس شركة جديدة، فأنت لا تعرف أين البيض، ولا تعرف كم سلة لديك، ولذا عليك أن تجرب عدة أشياء حتى تعرف أي خاصية تقدمها هي الخاصية التي يبحث عنها الجميع والتي ستجعل لك ميزة تنافسية وتجلب لك النجاح والأرباح.

ستؤمن أن ميزة بعينها لديك هي درة العقد أو جوهرة التاج والتي ستجعل منك الناجح الذي تطارده مجلات الأعمال، لكن التجربة العملية ستخبرك أن ذلك غير صحيح.

حتى في حال كانت ميزة واحدة فقط لديك هي ما يجعل لشركتك فرصة في النجاح الكبير، فأغلب الظن أنك لن تعرف هذه الميزة على الوجه الدقيق، وغالبا ما ستكون هذه الميزة ذات أثر يتحقق بمساعدة أشياء جانبية صغيرة، وهذا يتطلب منك ألا تركز جل وقتك لعمل شيء واحد.

8. ابدأ بشيء صغير ، قليل ، محدود ، بسيط

كثيرة هي المقالات والنصائح التي أخبرتك بأن البساطة هي مفتاح النجاح، وفي حال شركات ومشاريع انترنت، عليك تقديم فكرة جديدة، بشكل مبسط، لكي تطلقها بسرعة، ثم بعدها تجلس لتطور وتوفر المزيد من المزايا والخواص.

لماذا تجد الإصدار الأول من تطبيق أو موقع انترنت يأخذ الطويل من الوقت؟ غالبا بسبب الكبرياء والفخر. من ذا الذي يريد أن يطلق تطبيقا ما وهو قادر على تحسينه وتطويره وتجميله أكثر؟

لكن على الجهة الأخرى، من قال أن تقديم تطبيق / برنامج بسيط ليس بعمل ذي قيمة ومعنى وفائدة؟ لا تقلق مما سيقوله الناس بخصوص الإصدارة الأولى من تطبيقك، فلو حدث وجاء الإصدار الأول من تطبيقك مبهرا ولم يعب عليه جيش سخفاء انترنت فاعلم أنك انتظرت طويلا حتى تطلقه.

9. تفاعل مع المستخدمين / العملاء

تطوير أي منتج هو ببساطة حوار مع المستخدم، لكنه حوار لا يبدأ قبل أن تطلق منتجك، وهذا من ضمن أسباب الحاجة لتوفير منتجك وطرحه في السوق بسرعة، بل ربما كان من الأفضل لك النظر إلى هذا المنتج والتطبيق على أنه مجرد وسيلة لبدء حوار مع المستخدمين ليعطوك آرائهم ورغباتهم.

ما أن يبدأ هذا الحوار، حتى ستجد باب المفاجآت الحقيقية وقد انفتح، وستجد تفاصيل مثيرة وأسباب خفية تجعل لما تقدمه قيمة فعلية، تستحق دفع المال فيها.

على أن هذه المفاجآت ليست كلها إيجابية، فمنها السلبي كذلك، فلن تجد معجبين بكل ما تفعل أو تقدم أو تقول، لكن كذلك ستجد جوانب أخرى حصدت الاهتمام من المستخدمين والتي عليك التركيز عليها أكثر والاهتمام بها. لن تعرف كل هذا ما لم تبدأ الحوار مع المستخدم!

10. استعد لتغيير فكرتك

لكي تستفيد من حوارك مع المستخدمين، عليك أن تكون مستعدا وراغبا في تغيير فكرة شركتك. كثيرا ما شجعنا العصاميين على النظر لفكرتهم لتأسيس شركتهم على أنها فرضية أو مقترح، وليس قانونا لا يمكن تجاوزه أو تعديله أو تغييره كليا. رغم أن فكرة كهذه تبدو صعبة الهضم، لكن ما أن تعمل بها حتى ستتفاجئ بقوة لسهولة تنفيذها ونجاح نتائجها.

رد الفعل الطبيعي لدى العصاميين حين يواجهون مشكلة عويصة سيكون العمل بجهد كبير لحلها، لكن في حال الشركة الناشئة، قد لا يتوفر لك الوقت الكاف حتى تحل هذه المشكلة.

ولذا ربما كان من الأفضل لك البحث عن مشكلة أخرى أسهل عليك حلها وتجعلها الفكرة والخدمة التي ستقوم عليها شركتك الناشئة. الإصرار على تحقيق شيء بدون مرونة في التفكير والتصرف قد ينتهي بك حاصلا على لا شيء!

نعم، بالإصرار ستصل إلى حل لمشكلة ما، لكن على حساب ماذا؟ يستطيع الإنسان منا التوقف عن التنفس لفترة وجيزة، من دقيقتين إلى خمس على أقصى تقدير، بعدها لن تجدي جميع أنابيب الأوكسجين في العالم. شركتك الناشئة ذات قدرة أقل على التحمل، فلا تنزلق وتعند وتخاطر بكل شيء لتثبت أنك عبقري حل مشاكل.

عليك أن تعثر على أقصر وأفضل سبيل لحل مشكلة ما، وتكمن المشكلة في عدم وجود وسيلة قاطعة لمعرفة أفضل حل وأقصر طريق، ولن تعرف حتى تجرب، وتغير من طريقة تفكيرك، وتكون مستعدا لتقبل جميع الأفكار الممكنة وتجربتها.

على الجانب

• أحب أن أوضح أن على أي عصامي يسعى لتأسيس شركته الإجابة على الكثير من الأسئلة الصعبة، مثل أي نشاط سأعمل فيه أو أي مشكلة سأحلها. نقطة البداية هي السؤال الذي لن يجيب عليه غيرك – حتى أنا!
• مشكلة المشاكل هي عدم وجود إجابة قاطعة. ما لم تجرب فلن نعرف. يسألني الكثيرون عن أشياء لا يمكن معرفة إجابتها سوى بالتجربة، وحين أقول ذلك أشعر بأن ردي هذا غير مقبول منهم.
• من يستطيع أن يؤكد أن الأفكار المذكورة في هذه المقالة ستجدي مع أناس بعينهم أو في منطقة محددة؟ من يستطيع أن يقول أن كل هذه الأفكار يمكن تطبيقها معا، أو يستحيل تطبيق أي منها؟ أنا أعرض لكم أفكارا، مجرد أفكار، ليأخذ كل قارئ وفق ما يحتاج إليه، لكن لن يستطيع قارئ واحد أن يستفيد من كل فكرة بحذافيرها، وكذلك لن يعجز قارئ على أن يستفيد من فكرة واحدة مذكورة هنا. الأمر بسيط وهين، لكنه يحتاج لقارئ مرن ذي خيال جامح.
• لا تشك في حصولك على ردود مفاجئة من المستخدمين

11. لا تقلق من المنافسين

عندما يكون لديك فكرة واعدة، تبدأ تشعر كما لو كان الكل يعرف ذلك وقرر أن ينافسك، وتبدأ تلقي بالا للشركات المنافسة وتقلق كثيرا بشأنها، لكن الواقع يخبرنا بأن للكل أهداف مختلفة، حتى ولو كان يعمل في ذات مجالك الذي تعمل فيه.

لعل من أسباب ذلك القلق المفرط هو التقدير المبالغ فيه والذي يعطيه العصامي لكل فكرة واعدة تخطر على باله، على أن الأفكار وحدها لا قيمة لها، ما يجعل لها قيمة هو طريقة وآلية وإستراتيجية تحويل هذه الفكرة إلى واقع.

كما أن كل هذه المخاوف الأولية سرعان ما تزول بعد مرور بعض الوقت على بدء تأسيس الشركة الجديدة، وتبدأ تركز على منتجك وكيف ستوفره في السوق.

حين تجد منافسيك ينالون مديح مواقع انترنت ووسائل الدعاية، فلا تظنهم فازوا، فكل هذا لا يساوي الكثير، ما يهم فعلا هو عدد العملاء المشترين. الدعاية وحديث الناس وحدها لا تصنع عملاء راضين عن المنتج، على الأقل في مجال التقنية!

12. من الصعب بمكان الحصول على مستخدمين

يشكو العديد من مصممي شركات انترنت من صعوبة الحصول على مستخدمين ومشترين وعملاء، وهذه المشكلة تحديدا عويصة وصعبة، فأنت لا تستطيع معرفة السبب بسهولة.

هل هو ضعف في الجانب التسويقي أم أن منتجك رديء ولا يريده أحد! حتى أفضل المنتجات يرفضها المستخدمون بسبب مشاكل مالية تحل بهم أو قرارهم التحول لاستخدام منتج آخر.

إقناع الناس بأن يكونوا عملائك عملية صعبة ومعقدة ومتراكبة، فالبعض سيبتعد عنك إذا رأى أن حجم شركتك صغير وعمرها قصير، البعض الآخر سينظر إلى كلفة التحول إلى منتجك وترك ما يتعامل معه منذ سنوات ويعرفه.

الشاهد أن انغماسك في تطوير منتجك قد يأخذ وقتا طويلا ويحقق لك ربحا قدره س. على الجهة الأخرى، إذا وجهت هذا الوقت للتركيز على التسويق وعقد صفقات بيع كبيرة، ستحقق الربح ذاته وربما أكثر.

13. قيمة المجتمع المحيط والمساعد

في هذه النقطة تحديدا، أخذ بول يتغنى بالدعم الذي قدمه العصاميون الذي نجحوا بالفعل في تأسيس شركاتهم لكل من بدأ أولى خطواته لتأسيس شركته الناشئة.

وهنا أحور كلمات بول لأجعلها توضح أهمية العمل في بيئة يساعد كل من فيها بعضهم البعض. يظن البعض أنه حين يساعد من حوله أو ينشر معلومات قيمة عبر انترنت فإن الكل سيأخذ هذه المعلومات ويستغلها ويطعنه في ظهره.

نعم، سيفعل البعض ذلك بكل أسف، لكن على المدى الطويل، حين تفيد من حولك، سيأتي الوقت ويردوا لك الجميل. حين تكثر من فعل ذلك، فأنت فعليا تصنع بيئة مساعدة توفر الظروف المناسبة لخروج المزيد من العصاميين.

كن مثل الشجرة الوارفة التي تفيدنا بالأوراق الخضراء، تصنع ظلالا وتنقي الهواء وتريح العين بمنظرها الجميل.

14. لا تتوقع الاحترام

لا تظن العالم سيشاركك اهتمامك واحترامك لعالم الشركات الناشئة وجحافل العصاميين، ولا تشكو من أن 95% من الذين ستخبرهم بفكرتك الجديدة سيحكمون فورا بأنها فكرة فاشلة ولن تنجح مهما فعلت، على أن كل هؤلاء سيغيرون رأيهم فور أن تنجح فكرتك فعلا وتبدأ تلقى المزيد من الاهتمام، لكن ليس قبلها.

15. الأشياء تتغير حين تكبر

ما أن تكبر شركتك ويزيد حجمها، حتى تبدأ طبيعة دورك الوظيفي في التغير، وتجد أن القاسم الأكبر من وقتك يذهب في إدارة الموظفين الجدد الذين وظفتهم لتوسيع وتكبير الشركة.

هؤلاء الوافدون الجدد يقع على عاتقك عبء تحفيزهم وتنشيطهم لتنفيذ ما تريده منهم، وذلك يتطلب منك التفكير في إستراتيجية إدارية والتي تتطلب رؤية مستقبلية واضحة ومحددة ومفهومة.

كذلك، ما أن تثبت الزيادة الدورية في المبيعات، ويتراكم المال في حساب الشركة، حتى يبدأ القلق والضغط النفسي يقل، وتبدأ تستمع بالعمل.

كانت الدنيا لتكون أجمل لو تحقق ذلك مع كل الشركات، أو في فترة زمنية قصيرة، لكن الواقع يخبرنا أن هذه هي الجائزة التي ستضعها أمام عينيك لتهون عليك كل المصاعب والمشاكل والعثرات حتى تبلغ هذه الغاية.

ثم يختم بول

حديثه موضحا شيئا يغيب عن أبصارنا. الخلاف الفعلي والمفاجأة الكبرى هي أن تأسيس شركتك يختلف بشدة عن عملك في وظيفة ما. في شركتك أنت الآمر الناهي، قبطان السفينة، وعليه تقع على عاتقك أحمال كثيرة تتطلب منك اتخاذ القرار بسرعة ومتابعة تنفيذه ومراقبة نتائجه وتعديله فورا لو تطلب الأمر ذلك.

في الوظيفة أنت لا تكترث بأي من كل هذا، حتى ولو كنت المدير التنفيذي، لأنك تعلم ساعتها إن خسارتك لهذه الوظيفة أمر وارد، وساعتها ستبحث عن غيرها ولا تعبأ كثيرا، على عكس الحال في شركتك، فأنت لن تتركها سوى حين تصل المياه إلى رقبتك وتعرف أن لا مجال لإنقاذ سفينتها.

رغم هذه القائمة من المفاجآت، لا يتوقف بول عن نصح الجميع بتجربة تأسيس وإطلاق شركتهم الناشئة، وخوض هذه التجربة بكل قوة، خاصة في السن الصغير، لتعلم الكثير… نهاية المقالة.

تعرضت المقالة الانجليزية للحديث عن ممولي المشاريع والمستثمرين، وهذه لم نتناولها لأنها ببساطة غائبة في واقعنا العربي ولا فائدة ترجى من سردها.

وكان ظن بول أنه قد علم بكل المفاجآت، لكنه تلقى قرابة مئة قصة مفاجئة، تحدث عن أهم 20 منها .

1- كن حذرا مع الشركاء المؤسسين

والحذر هنا مقصود به من ستختار ليكون شريكك، وأن تحذر من كونك شريكا فتعمل بجد لتكون مستحقا لهذه الشراكة. أكثر ما شكا منه العصاميون عند اختيار شركائهم من صفات كان العلاقة الشخصية ومدى الالتزام – القدرة.

وما لم تعمل مع أحدهم في تأسيس شركة ناشئة، فأنت لا تعرفه على الوجه الصحيح أو الدقيق. العبرة هنا هي ألا تختار شريكا مؤسسا يقدم الوعود فقط، بدون أي أفعال أو التزام، هذه كفيلة بالقضاء على الشركة الناشئة.

أما سبب اختيار صفة العلاقة الشخصية فكما قال عصامي أنه يفضل أن يؤسس شركته مع صديق بدلا من غريب، فتأسيس شركة أمر صعب جدا، يحتاج لدعم عاطفي وعلاقات وروابط قوية تساعد على اجتياز هذه المرحلة، وهذه عادة تجدها في الصديق الحق.

على الجهة الأخرى، حين تشارك صديقا، فيجب عليك العمل بجد وكد لتحافظ على أواصر هذه العلاقة، حتى لا تخسر هذا الصديق، والشركة. وأما من نجح في هذا الاختبار من الجنسين، فالكثيرون منهم انتهى مآلهم بالزواج، مثل قصة موقع فليكر.

2- تأسيس شركة ناشئة يستولى على حياتك كلها

حين تطلق شركتك الخاصة، فأنت لا تعمل في وظيفة ذات وقت محدد، بل هي وظيفة لا تنتهي أو تتوقف أو تأخذ إجازات. ستجد نفسك تعمل الساعات الطوال دون توقف، وستجد عقلك يفكر في شركتك بدون توقف، وأنت نائم أو بينما تأكل.

وستجد عضلاتك تئن وعظامك تشكو من طول ساعات العمل، لكنك لن تشكو أبدا، بل وستجد المتعة والسعادة في هذا الانكباب والالتزام والتعب والإرهاق، فأنت تبني نجاحك الشخصي والتجاري.

3- إنها مغامرة عاطفية شديدة التقلب

التقلبات العاطفية والمزاجية العنيفة والتي تصاحب تأسيس شركة جديدة فاجأت الكثيرين، مرد ذلك أنك في دقيقة ما تكون مسيطرا على مجريات الأمور، الدقيقة التالية تجد نفسك ضائعا تائها لا تعرف سبب حدوث هذا الكم الكبير من المشاكل.

في يوم ما ستظن شركتك المنافس الخطير لجوجل وسترفل في الأموال وتشتري جزيرة أحلامك، في اليوم التالي ستبدأ تفكر ما الذي ستقوله لتبرر لمن حولك سبب إخفاقك وفشلك.

الأصعب من كل ذلك هو ضرورة محافظتك على رباط جأشك والتزامك الثبات والتماسك، ثم الشروع في تشجيع كل من حولك وتحفيزهم ورفع معنوياتهم ليستمروا في العمل وحل المشاكل، رغم كل الإخفاقات والعثرات والسقطات.

قد تكون هذه الجملة قصيرة أو بسيطة، لكنها القاصمة، فلكل شخص قدرة تحمل ومخزون طاقة، يمكن له أن ينفد ويعلن الاستسلام. إذا حدث لك ذلك فلا تيأس من إعادة المحاولة مع شركة جديدة، الكثيرون ساروا من هذا الطريق ونجحوا رغم عثراتهم.

4- يمكن للأمر أن يكون مرحا

رغم أن المقالات السابقة ألقت بظلال قاتمة على فكرة تأسيس شركة ناشئة، لكن في بعض الأحيان يكون الأمر ممتعا وجالبا للسعادة والمرح. حين تبني نجاحك الشخصي تغمرك سعادة فياضة من الداخل.

خاصة إذا كنت تؤسس شركة تخترع شيئا جديدا عبقريا، مليئا بالإبداع والاختراع، خاصة وأنك الآمر الناهي، لا تتلقى الأوامر من غول يتلذذ بجلب التعاسة لمن يعملون تحته.

يؤكد بول على أنه غير نادم أنه جعل الأمر يبدو صعبا كئيبا، فمن الأفضل لمن يقدم على تأسيس شركته ألا يتوقع غير ذلك، فإن حدث فهذه مكافآت ومنح آلهية.

فهذا الاعتقاد يعطيهم قوة إضافية للثبات والاستمرار في مواجهة المشاكل وتذليل المصاعب. بل الحقيقة أن جانب المرح هذا سيتحقق مع القلة القليلة، ولذا من الأفضل تركه كمفاجأة لا أمرا متوقعا.

5- الإصرار هو المفتاح

بدون إصرار لن تنجح شركتك الناشئة. وليس المقصود بالإصرار هنا لمدة ساعة من زمان، بل طوال حياة شركتك. رغم كل ما سمعته وقرأته عن ضرورة الإصرار، فما أن تدخل هذا المعترك حتى تدرك أن الأمر أكبر من كلمات أو كتب.

الإصرار لدرجة العتاد سيجلب لك حل لمشكلات عويصة. بل إن الإصرار تفوق على الذكاء والعبقرية لحل المشكلات. حين تنتقي شريكا، احرص على أن يكون من المثابرين بشدة.

مصدر المحاضرة مدونة شبايك

رابط الجزء الثانى

لتأسيس شركات العصاميين تجارب ومفاجآت-ج2

ففور اخبارالسائل تجد نظرة الشفقة وربما الحزن على وجهه على الرغم من أن منحنى مبيعاتهم ينمو ويرتفع ولكنه بالتأكيد ليس الرقم الكبير الذى يريد البعض سماعه. وهنا أريدك عزيزي القارئ أن تفكر مليا قبل أن تسأل: ما السؤال الصحيح الذي كان يجب طرحه؟

دعوني أقف بكم للحظات لأقص عليكم هذا المثال، حكى مؤلف كتاب The Knack عن استشارة قدمها لصاحبة عمل تجاري بدأته بنفسها من الصفر حتى صار حجم التعاملات مليون ونصف من الدولارات، لكن أنيسة صاحبة التجارة عانت من خواء حسابها البنكي، ورغم أنها تبيع كثيرا، لكنها كانت تجاهد لسداد الفواتير.

ببساطة طلب مؤلف الكتاب من أنيسة أن تلتزم بتسجيل فواتير المبيعات، وأن تسجل معها تكلفة الشراء والشحن لكل صنف تبيعه، وتسجل هامش الربح، وهل عملية تحصيل مستحقاتها تمت بنجاح أم لا.

حين فعلت أنيسة ذلك، اكتشفت أصناف بضاعة تحقق لها ربحا كافيا، وبعضها تخسر فيها. كذلك وجدت أنيسة أن لديها عملاء سيئين لا يدفعون أو يتأخرون طويلا في تسديد ما عليهم.

حين بدأت أنيسة تطرح الأسئلة الصحيحة، حصلت على إجابات صحيحة، ساعدتها على إنقاذ تجارتها وتنميتها، فهي بدأت بعدها تركز على الأصناف المربحة، وزادت من هامش ربحها، وتوقفت عن التعامل مع العملاء السيئين، وحرصت على تحصيل مستحقاتها ودخولها حسابها البنكي.

لنعد مرة أخرى إلى السؤال الصحيح. كم مرة قرأت فيها أن العرب – بشكل عام – تنظر دائما تحت قدميها ولا تفكر في الغد / المستقبل؟ لو سألتني كم بعت فأنت في اعتقادي تنظر تحت قدميك.

إذا سألت ما هي نسبة الزيادة السنوية / الشهرية في مبيعاتك، وما هي توقعاتك للمبيعات المستقبلية، فأنت تنظر للأمام، وتسأل السؤال الصحيح.

نعم – الدنيا فانية وقد لا نعيش حتى يأتي هذا الغد. على الجهة الأخرى، لو فكر من زرع النخلة التي تعطي ثمارها بعد سنين من غرسها بهذه الطريقة، كان صاحبنا الفاني صاحب هذه النظرة القصيرة مات جوعا ولارتحنا من فلسفته غير المجدية.

- السؤال الصحيح سيعطيك ردودا صحيحة. السؤال الخاطئ سيعطيك نتائج خاطئة.
- لو بنيت قراراتك على نتائج خاطئة، ستكون ذات عواقب مؤلمة.
- السؤال الصحيح هو نصف الإجابة.

و هذا هو رابط تحميل ملف البرنامج الأسبوعي