• - أعد قائمة بأعمالك اليومية في مساء اليوم الذي قبله أو في صباح اليوم نفسه و احتفظ بهذه القائمة في جيبك و كلما أنجزت عملاً فأشر عليه بالقلم .
• - أوجز عبارات الأعمال في الورقة بما يذكرك بها فقط .
• - قدر لكل عمل وقتاً كافياً و حدد بدايته و نهايته .
• - قسم الأعمال تقسيماً جغرافياً بمعنى أن كل مجموعة أعمال في مكان واحد أو في أماكن متقاربة تنجز متتالية حفظاً للوقت . نتقاربة كهنن .
• - اجعل قائمتك مرنة بحيث يمكن الحذف منها و الإضافة إليها إذا استدعى الأمر ذلك .
• - اترك وقتاً في برنامجك للطواريء التي لا تتوقعها مثل ضيف يزورك بدون موعد أو طفل يصاب بمرض طاريء أو سيارة تتعطل عليك في الطريق أو أمثال ذلك .
• - بادر لاستغلال بعض هوامش الأعمال الطويلة لإنجاز أعمال قصيرة مثلاً عند الانتظار في عيادة الطبيب اقرأ في كتاب أو اكتب رسالة أو اتصل إذا وجد هاتف لإنجاز بعض الأمور و هكذا .
• - عندما يكون وضع برنامجك اليومي اختيارياً , نوع أعمالك لئلا تصاب بالملل فاجعل جزءاً منها شخصياً و آخر عائلياً و ثالثاً خارج البيت … الخ .
• - اجعل جزءاً من برنامجك اليومي لمشاريعك و أمنياتك الكبيرة كتطوير ذاتك و ثقافتك و حفظك للقرآن الكريم و التفكير الهاديء لمشاريعك المستقبلة و أمثال ذلك .
• - حبذا لو صممت استمارة

الوقت هو الحياة، لكنَّ كثيراً من الناس يقضون هذا الوقت فيما لا نفع منه، أو لا يحسنون ترتيب أوقاتهم وبرمجتها حسب الأولويات والمهمات، وفي هذا الدرس وضع الشيخ النقاط على الحروف، من خلال البرامج والخطط المتبعة في تنظيم الوقت والوسائل المعينة على استغلاله دون أن تذهب دقائقه وساعاته حسرات، إضافة إلى ذكر بعض مضيعات الوقت لتلافيها.

الوقت هو الحياة:

الحمد لله رب العالمين، وصلى الله وسلم وبارك على نبينا محمد وعلىآله وصحبه أجمعين. وبعد: أحييكم بتحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. وأسأل الله سبحانه وتعالى أن يجعل مجلسنا هذا مجلس ذكر تحفه الملائكة، وتغشاه الرحمة، وأن يجعلنا وإياكم في ديوان المذكورين عنده. الوقت هو الحياة، ولذلك يقول صلى الله عليه وسلم: (لا تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع) وفي الحديث الآخر: (اغتنم خمساً قبل خمس ومنها حياتك قبل موتك) فبما أن الوقت هو الحياة، فيكون المعنى: اغتنم وقتك هذا الذي هو حياتك قبل أن يأتيك الموت فتنقطع عن الدنيا، ويكون ليس عندك ثمة وقت تشغله في طاعة من الطاعات. ولذلك يجب على المسلم أن تكون عنده غيرة شديدة على وقته، ويجب أن يتضايق جداً إذا ضاع شيء من أوقاته فيما لا ينفع، ويجب أن تظهر عليه علامات الأسى والأسف والندم إذا تفلتت منه أوقات بغير فائدة، وهذا هو شأن عباد الله العقلاء، ولكن من الخلق من يقول: لا ندري كيف نقضي أوقاتنا، ولا ندري كيف نمضي هذا الوقت، ولا ندري كيف نقتله، ولذلك تسمع منهم عبارات زهق وطفش وضيق وملل.. ونحو ذلك. قال ابن القيم رحمه الله تعالى “الغيرة غيرتان: غيرة على الشيء وغيرة من الشيء، فالغيرة على المحبوب حرصك عليه، والغيرة من المكروه أن يزاحمك عليه، فالغيرة على المحبوب لا تتم إلا بالغيرة من المزاحم” إذا أردت أن تحافظ على وقتك؛ يجب أن تغار على هذا الوقت، وتغار من الأشياء التي تزاحم الاستفادة من هذا الوقت. ثم قال رحمه الله: “وكذلك يغار المسلم على أوقاته أن يذهب منها وقت في غير رضا محبوبه وهو الله عز وجل، فهذه الغيرة من جهة العبد غيرة من المزاحم المعوق القاطع له عن مرضاة محبوبه. إن الزوجة تغار من الزوجة الأخرى؛ لأنها زاحمتها فيه، ويصبح الوقت ذا قيمة عندما يكون هناك هدف، وعندما تكون هناك رسالة يصبح وقت الإنسان ثميناً جداً، والناس الذين ليس لديهم رسالة؛ يعيشون في الدنيا بغير هدف، فأوقاتهم لا قيمة لها، ولذلك لا يشعرون بالوقت وهو يمضي. ونحن المسلمين أصحاب رسالة وهدف، لذلك يجب أن يكون لوقتنا أهمية كبيرة جداً في إحساسنا وشعورنا، أرأيت الطالب عندما يبقى على الامتحانات أسبوع؛ كيف تكون قيمة الوقت عنده كبيرة جداً، لأن هناك هدفاً حاضراً يشتغل من أجله الآن، فإذا انقضت الامتحانات وجاءت العطلة، وجدت الوقت عنده لا يكال بأي كيل، ويذهب هكذا هدراً، وتقفز إلى قائمة أوقاته فترات الراحة والاستجمام والتسلية والنوم. لماذا لا نشعر أننا في سباق نحو الآخرة؟ لماذا لا نستشعر الأهداف والمسئوليات التي أنيطت بنا؟  أَفَحَسِبْتُمْ أَنَّمَا خَلَقْنَاكُمْ عَبَثاً وَأَنَّكُمْ إِلَيْنَا لا تُرْجَعُونَ  [المؤمنون:115] وقال الله عز وجل:  وَمَا خَلَقْتُ الْجِنَّ وَالْأِنْسَ إِلَّا لِيَعْبُدُونِ  [الذاريات:56] ..  وَلِذَلِكَ خَلَقَهُمْ  [هود:119]. فلأننا أصحاب رسالة وأصحاب هدف وأصحاب مسئوليات.

قد رشحوك لأمر لو فطنت له فاربأ بنفسك أن ترعى مع الهمل:

أن تكون مثل هؤلاء الحيوانات الذين يسرحون ويمرحون بلا هدف، أوقاتهم ليس لها أي قيمة، فقد يتساءل كثير من الناس: هذا اليوم وهذه الليلة أربع وعشرون ساعة كيف ننظم هذا الوقت؟ كيف نستغله؟ كيف نوفر الأوقات؟ كيف نحصل على مزيد من الوقت؟ إن المسلم العاقل الفطن يقول: أريد وقتاً زيادة؛ لأن عندي أشياء كثيرة أريد أن أعملها، والفارغ البطال يقول: لا أدري كيف أمضي الوقت، ويتمنى ذلك العاقل لو اشترى وقت البطال بأغلى الأثمان، ويقول: يا ليت عندي وقت فلان لكي أعمل أعمالاً إضافية كثيرة أريد أن أعملها. ويجب أن ينطلق المسلم في تفكيره في استغلاله لوقته من واقعه ووضعه وإمكانياته، وليس بناءً على شطحات من الخيال، ولا على توهمات ولا على أوضاع ماضية، فمثلاً: ليس من الصحيح أن يفكر في الطالب الجامعي وهو يريد أن يجدول وقته بظروف المرحلة الثانوية، أو يفكر في الموظف وهو يريد أن يجدول وقته بناء على معطيات المرحلة الجامعية.. وهكذا.

أهمية الترتيب والتخطيط وصرف الوقت لذلك:

ومن الأساليب التي توفر الوقت: اصرف وقتاً في البداية، ما معنى هذا الكلام؟

الترتيب:

إن توفير الوقت يتطلب أحياناً صرف وقت كبير في بداية الأمر، ولكن الإنسان سيستريح فيما بعد، ويوفر أوقاتاً كثيرة كان سيقضيها في البحث عن أشياء ضائعة في الأكوام غير المرتبة من الكتب والأغراض الشخصية، فمثلاً: طالب العلم يحتاج في البداية إلى ترتيب مكتبته أو عمل فهرسة لها وتصنيف الكتب ووضعها في أدراج وتقسيمات معينة ويحافظ على هذا الترتيب، ليس أن يرتب في البداية ثم يهمل بل يحافظ على هذا الترتيب، هذه العملية تأخذ وقتاً كبيراً، ولكنها توفر عليه أوقاتاً تضيع عادة في البحث عن كتاب ضائع وسط أكوام الكتب الملقاة بعضها فوق بعض، وكذلك الذين يضعون ثيابهم بعضها فوق بعض ثم يحتار: أين النظيف من المتسخ؟ وبعض الناس من طبيعتهم أنهم لا يحبون الترتيب، ويقولون: نحن ضد الروتين كما يقولون، ولذلك فإنهم غير مستعدين أن يسيروا على أي خطة، ويتضايقون إذا حددوا بأشياء معينة، ولذلك يريد أن يكون الواحد منهم سبهللاً يمشي فارغاً بدون هدف. وبعض الناس يتركون للآخرين ترتيب الوقت لأشياء معينة، فتجد الطالب مثلاً يترك للمدرسة ترتيب جدول الحصص وكذلك في الجامعة، وكذلك الموظف في الشركة وقته محدود بنظام الشركة، لكن اسأل هؤلاء ماذا يعملون في النصف الآخر من يومهم بعد أن يخرجوا من المدرسة أو الجامعة أو الشركة؟ أجبروا على نظام معين وخطة معينة في الجامعة أو في الشركة ولكن في بقية النهار والليل ماذا يفعلون؟

الجدولة والتخطيط وشروطهما:

لا بد أن يكون المسلم واعياً، لا بد أن يكون مخططاً لكل ما يريد أن يفعله، فعلى سبيل المثال: إن إنفاق عشر دقائق مثلاً في أول كل يوم في كتابة مذكرة صغيرة بما ينبغي أن تفعله في هذا اليوم، أو مثل ذلك في آخر كل يوم بما تنوي أن تفعله في اليوم التالي، يوفر عليك عناءً كبيراً، ويجنبك نسيان ما يجب أن تفعله في المستقبل، وإذا كان بعض الناس ذوي ذاكرة طيبة؛ فلا بأس أن يجدولوا أعمالهم في أذهانهم، ولكن كثيراً من الناس من سريعي النسيان ينبغي أن يعمد إلى الكتابة، ولئن كان وأهل الدنيا يجعلون جداول زمنية لإنهاء مشاريعهم ومقاولاتهم، فتجد المقاول يعمل جدولاً زمنياً دقيقاً ومرتباً لمراحل العمل، فيقسم المراحل ويجعل لكل مرحلة وقتاً معيناً يجب أن تنتهي فيه هذه المرحلة، وتكلفة هذه المرحلة، والعمال في هذه المرحلة، والمواد المستخدمة في هذه المرحلة، وهكذا يعملون بدقة لكي يكسبوا مالاً في النهاية. نحن المسلمين أصحاب الرسالة يجب أن نكون أشد من هؤلاء تخطيطاً ودقة في تصريف أوقاتنا، واسأل نفسك هذين السؤالين قبل أن ترتب أي جدول أو تنظم أي خطة: أولاً: هل هذه الأعمال التي تريد أن ترتبها هي من مرضاة الله؟ ثانياً: كيف تقوم بها على خير وجه؟ بعض الناس يأتون بلائحة من الأعمال، ويتفننون جيداً في الطريقة المثلى للقيام بكل عمل، فعندهم كفاءة عالية في أداء الأعمال، لكنهم لا يسألون أنفسهم قبل هذا: هل هذا العمل أصلاً مجزي ومثمر؟ مثلاً يستطيع إنسان أن يرقص بشكل صحيح وكفاءة عالية ويستطيع أن ينظم جدول طيران إلى مكان من أمكنة الفسق بأقصر وقت وأقل تكلفة، فهذا تنظيم ممتاز وتنفيذ رهيب، لكن هذا العمل أصلاً هل هو من طاعة الله؟ فيحتاج أن نفكر من هذين المنطلقين. وفائدة الجدولة ووضع الجداول كبيرة، وخصوصاً أنها تشعر الشخص الذي ينظم وقته بأي انحراف في صرف الأوقات، وتنبهه لأي ضياع في هذه الأوقات؛ لأنه يسير على خطة، فهو يشعر من خلال تنفيذ الخطة بأي انحراف، بخلاف الذين يسيرون على غير خطة -عشوائياً- لا يشعر بالأوقات الضائعة.

أسباب فشل تنفيذ الخطط والبرامج:

كثير من الإخوان يقول: لقد جربنا فوضعنا، ولكننا فشلنا في تنفيذها، وتحمسنا في بداية الأمر لأيامٍ معدودات ثم تعبنا، فأطلقنا الأمور على عواهنها. لهذا الفشل أسباب: منها: أن بعض الناس يلجأ إلى تخصيص كل دقيقة في اليوم، وهذا مستحيل ولا يمكن، فيكون هذا من أسباب الفشل. لا بد أن يجعل الإنسان في خطته أولاً الأشياء المهمة، وثانياً: يجعل أوقات فراغ للأمور التي تطرأ عليه، وكذلك لا بد من التدرج في تنفيذ هذه الجداول والخطط، وليس بهجمة حماسية تنتهي بالفشل الذريع، ويجب أن يأخذ المسلم بعين الاعتبار وهو ينفذ خطة وضعها أن الأشياء الطارئة المهمة من مرضاة الله وطاعته ليست مضيعة للوقت وليست فشلاً لهذا البرنامج، فمثلاً: قد يسير الإنسان على تخطيط معين في هذا اليوم، فجأة في منتصف الجدول يأتيه أحد إخوانه يقول: سيارتي تعطلت أريد أن تذهب معي إلى الورشة مثلاً، هذا العمل قد يستغرق ساعة من الزمن، وهذه الساعة قد تجعل هذا الجدول مختلاً، وبعض الناس قد يتضايقون ويقولون: فشل الجدول وفشلت الخطة، نقول: كلا. لأن المسلم يعمل الأقرب من الطاعات إلى الله عز وجل، والمثالية الزائدة في جدولة الأوقات قد تجعل الشخص كالآلة لا يتفاعل مع الناس، ولا يحس بكثير من المشاعر النبيلة. والمثالية الصرفة قد تجعل الشخص يتعامل مع الناس بجفاء، فليس المطلوب مثلاً أن يكون الإنسان دقيقاً جداً، فيكون ذلك الشخص الذي طلب مرة منه أحد إخوانه موعداً فقال له هذا الشخص المثالي: كم يستغرق الموعد؟ كم تريد؟ قال: ربع ساعة، قال: حسناً، فلما جاء الوقت المحدد قعد معه فتكلم وتكلم، فلما انتهت هذه الدقائق؛ نظر في ساعته، فلما رآها انتهت قام مباشرة دون كلام ولا سلام وخرج من المجلس وصاحبه لم يكمل كلامه بعد، إن مثل هذه الأشياء المثالية جداً قد تجعل بعض الناس بغيضين إلى بعض. وقد يتساءل كثير من الإخوان: نحن نضع برامج وجداول ولكن تأتينا أشياء طارئة كثيرة فما هو التصور تجاه هذه الطوارئ؟ فنقول: نحن مسلمون لدينا علاقات أخوية وروابط اجتماعية، والأشياء الطارئة في هذه الجوانب موجودة بشكل واضح، ونحن دعاة إلى الله عز وجل، وحياة الداعية وأيامه مملوءة بالمفاجأة والأحداث، ولكن ينبغي أن تعلم أيها الأخ المسلم أن الأشياء الطارئة والمهمة لا تعني أن الخطة والجدول فاشل، فإن المهم إرضاء الله في كل لحظة؛ وتقديم ما يحبه الله وليس المهم هو أن ينجح الجدول (100%) فلو أنك تسير على جدول مثلاً ثم بلغك موت قريب لك فماذا تفعل؟ أو جاءك ضيف مثالي فماذا تفعل؟ يجب أن تقوم بحق الضيف، وتذهب للتعزية وحضور الدفن.. ونحو ذلك. ومن أسباب الفشل في تنفيذ الجداول: عدم تعود الناس على هذه الأشياء المحددة، فالنفس تكره التحديد.. النفس تريد الانطلاق بلا حدود، ولذلك فإن النجاح في تنفيذ هذه الخطط يعتمد على تعويد النفس على الالتزام والدقة، وهذا أمر تكرهه النفس، والتعويد أمر صعب، ولكن إذا جاهد الإنسان نفسه من البداية فإن النهاية تكون سعيدة، وإذا جاهد الإنسان نفسه في أن يتعود على أمور معينة، فإن هذه الأمور تصبح طبيعية في النهاية وسهلة، بل إنه يفعلها لا شعورياً دون أن يحس بأي كلفة.

خطوات التعود على العادات الطيبة:

لكي يتعود المسلم على العادات الطيبة فلا بد له من خطوات منها: أن ينطلق في البداية بقوة للتعود على شيء معين وبحكمة، فينطلق بحماس في تنفيذ هذه العادة والتعود عليها وتضبطه الحكمة، وأن ينتهز أقرب فرصة للتعود؛ لأن الإنسان إذا جلس يسوف ويقول: سأتعود في المستقبل؛ فإنه لن يتعود، وقد تضيع الفرصة منه نهائياً، ويكون الفشل أشد مرارة في نفسه من لو أن الفكرة لم تخطر بباله أصلاً. ويمكن للمسلم أن يستعين للتعود على هذه العادات بالآخرين، وهذا ما يؤكد أهمية التربية الجماعية، فإن الإنسان قد يصعب عليه أن يتعود لوحده، لكن إذا التزم مع إخوة له على عادة معينة؛ إن الأمر يصبح سهلاً؛ لأن الجماعة تسهل على الفرد، وقضية أن يلتزم شخص داخل جماعة أسهل من أن يلتزم شخص لمفرده، لأن بعضهم يشجع بعضاً. ومن النصائح في قضية التعود على العادات عدم عمل أي استثناء في البداية حتى تصل العادة، وإلا فإن حليمة سترجع إلى عادتها القديمة، مثلاً: لو شعر الإنسان ببركة الوقت بعد صلاة الفجر وأن الله قد بارك لأمة محمد صلى الله عليه وسلم في بكورها، فأراد أن يتعود على عدم النوم بعد صلاة الفجر وعلى استغلال الوقت بعد صلاة الفجر، قد يتحمس في اليوم الأول فلا ينام بعد الفجر، ويستغل الوقت في قراءة قرآن وذكر ومذاكرة وعمل، لكن الخطر يكمن في أن بعض الناس في اليوم الثاني أو الثالث أو الرابع في التعود في الأيام الأولى المبكرة، قد ينام متأخراً نوعاً ما، فيأتي ويقول: هنا أريد استثناء، اليوم نستثني ننام بعد الفجر، وغداً سيكون هناك استثناء آخر وتتعدد الاستثناءات.. وهكذا تفشل قضية التعود.

وسائل توفير الوقت:

توفير الوقت بتحديد مواعيد الأشياء الثابتة في كل يوم:

ومما يعين المسلم على تنظيم أوقاته تحديد مواعيد الأشياء الثابتة في كل يوم، فمثلاً: تحديد موعد النوم.. موعد الوجبات.. موعد الزيارات.. موعد الجلسات.. موعد المذاكرة.. وهكذا. إن دين الإسلام يساعد المسلم على تنظيم وقته بشكل عظيم، فانظر مثلاً إلى الصلوات الخمس، فهي عبارة عن خمسة حدود يومياً موضوعة في اليوم.. خمس محطات تساعدك في تنظيم الوقت، ولذلك تجد مواعيد المسلمين بعد العصر.. بعد العشاء.. بعد المغرب.. بعد الفجر.. قبل المغرب بكذا، أما مواعيد الكفار فليس عندهم هذه الأشياء التي تساعدهم في تحديد وتنفيذ المهمات، لكن المسلم تعوده الصلوات الخمس أن يذهب إلى المسجد في هذا الوقت.. وفي هذا الوقت فهناك أوقات ثابتة يومياً، وهذا من فوائد دين الإسلام. كذلك لا بد من تخصيص وقت للمشاوير، نحن نجد أن المشاوير التي نذهب بها يومياً تأخذ وقتاً من حياتنا، ولذلك لا بد أن يفكر الإنسان قبل أن يخرج في مشوار ما ماذا سيفعل؟ وإذا كان عنده أكثر من حاجة يشتريها يفكر قبل أن يخرج ما هي جميع الحاجات، ثم يفكر في الطريقة المثلى التي يسلكها في مشواره حتى يأتي بجميع الحاجات في أقل وقت، بعض الناس لا يفكرون، يذهب يشتري شيئاً ويرجع للبيت ثم يتذكر شيئاً آخر ويذهب ويشتري.. ويرجع وهكذا، وبعض الناس لا يفكر في الطريق، فيذهب هكذا ويشتري ثم يذهب هكذا ويشتري ثم يرجع إلى المكان الأول ويشتري وهكذا. والتخطيط الجيد عموماً يستلزم ثلاثة عناصر، وهي عبارة عن ثلاثة أسئلة يسألها الإنسان نفسه: ما هي الأشياء التي أشتريها؟ متى أذهب؟ كيف وما هي طريقة المشوار؟

توفير الوقت بتوزيع المهمات:

من الأمور التي تساعد على توفير الأوقات وإن كان لطبقة معينة من الناس: قضية توزيع المهمات، وخصوصاً المطلعين بالمهام التربوية والعلمية، أو مثلاً الأب مع أولاده، إذا أراد الأب أن يقوم بكل شيء في البيت سيستهلك وقتاً كثيراً، ولكن لو استعان بأولاده مثلاً فوزع عليهم المهام، فإنه سيرتاح إلى حد بعيد، وكذلك المربي فإنه إذا وزع المهمات على إخوانه فإنه سيوفر لنفسه وقتاً كثيراً بالإضافة لما يسببه هذا التوزيع من ازدياد ثقة هؤلاء بأنفسهم وتدريبهم على القيام بالأمور الجديدة، وفي نفس الوقت الذي يفرغ وقتاً يستطيع فيه القيام بأمور أخرى هو، أو يزيد كفاءته في أمور يفعلها أصلاً، فلنفرض أن طالب علم مثلاً يدرس في حلقة تجويد وأخرى في التفسير وثالثة في الفقه.. وهكذا وهو منشغل، هذا الرجل لو درب أحد إخوانه على القيام بأمر حلقة التجويد مثلاً، فإن هذا سيفرغه للقيام بشيء آخر مهم، أو زيادة تفرغه لتحضير حلقات التفسير والفقه.. وهكذا. لا بد أن نشير هنا إلى قناعة موجودة عن بعض المعلمين، وهي أنه يريد أن يفعل كل شيء بنفسه، لأنه يعتقد أن الآخرين سيفعلونه بكفاءة أقل أو يفشلون فيه، فلا يوزع المهمات عليهم، ويستشهد بالمقولة المشهورة: “ما حك جلدك مثل ظفرك فتول أنت جميع أمرك”. ونحن نقول: هذا المثل قد يكون صحيحاً فيما هو من شئونه الخاصة، أو فيما يجزم أن غيره لن يستطيع القيام به من خلال التجربة مثلاًً، فأما ما كان من الأمور التي يستطيع أن يفعلها الآخرون؛ فلا يمكن الاستشهاد بمثل هذه المقولة.

توفير الوقت بدفع المال:

ومن وسائل توفير الوقت دفع المال، إذا استطعت أن توفر وقتاً بدفع المال فافعل، وفي المثل المشهور: الوقت من ذهب، ولكن هذا المثل خطأ؛ فإن الوقت لا يقدر بأي قيمة، فالذهب لو خسرته يمكن بعد عدة صفقات أن ترجعه أو تسترجع أكثر منه، لكن الوقت إذا ذهب كيف تسترجعه! هيهات هيهات! ولا يمكن رجوع الوقت ولا شراؤه. ولذلك تجد أنت على سبيل المثال أجهزة الهاتف بعضها مثلاً بالأزرار وبعضها مثلاً بالقرص، ولا شك أن الهاتف الذي بالأزرار يأخذ وقتاً أقل في الاتصال إذا كان مصمماً بالطريقة الفورية لدق الأرقام، فإذا كنت تستطيع أن تستعمل هذا فاستعمله؛ فإنه يوفر لك على المدى البعيد وقتاً، وبعض الهواتف فيها أزرار لإعادة المكالمة تلقائياً إذا استطعت أن توفرها فافعل، لا تتوانَ في شراء جهاز لزوجتك في البيت مثل الغسالة أو الموقد أو أي وسيلة من وسائل الراحة العصرية التي توفر لزوجتك وقتاً، إذا استطعت أن تدفع نقوداً لتشتري وقتاً فافعل. فهذا محمد بن سلام البيكندي شيخ البخاري رحمهما الله المتوفى سنة [227هـ] كان في حال طلب العلم جالساً في مجلس الإملاء والشيخ يحدث ويملي، فانكسر قلم محمد بن سلام وهو يكتب، طبعاً الشيخ لن ينتظر واحداً من الطلبة حتى يأتي بقلم، وهذا صاحبنا من الطلبة المواظبين المجدين الذين يعرفون قيمة الوقت، فأمر محمد بن سلام البيكندي أن ينادى: قلم بدينار قلم بدينار، والقلم يساوي أقل من دينار، فتطايرت إليه الأقلام، لأن الناس يريدون الدينار، فدفع مالاً ليوفر وقتاً. وستجد في المقابل من الناس الفارغين البطالين من هو مستعد أن يعطي من وقته ويضيع مالاً لذلك.

قتل مضيعات الوقت في مهدها:

ومن الأمور التي تساعد على استغلال الوقت والمحافظة عليه: قتل مضيعات الأوقات في مهدها، فهناك أمور تضيع الأوقات. قال ابن القيم رحمه الله: إضاعة الوقت أشد من الموت؛ لأن إضاعة الوقت تقطعك عن الله والدار الآخرة، والموت يقطعك عن الدنيا وأهلها. إذا أنت مت انقطعت عن الدنيا، ولكن إذا اشتغلت بالأشياء التي تضيع الوقت بلا فائدة فإنك تكون قد انقطعت عن الله والدار الآخرة، ولا بد أن يكون عندنا مفهوم واضح للأشياء التي تضيع الوقت، فليس من ضياع الوقت ما كان في طاعة الله، لذلك قد تكون مساعدة الوالدين وشراء الأغراض لهما، أو الذهاب بالولد إلى العيادة ومساعدة أخ في الله في إصلاح سيارته مثلاً لا يمكن أن نعتبره مضيعة للوقت؛ لأنه من طاعة الله. ولذلك بعض الناس عندهم مفاهيم غريبة في خسارة المال أو ضياع الوقت، يقول: والله نحن ضيعنا من وقتنا العام الماضي عشرة أيام في الحج، ونحن خسرنا عشرة آلاف ريال في الحج، فليس هذه خسارة، كيف تسميها خسارة؟! ليس من إضاعة الوقت مثلاً الصبر على التربية اللازمة لإقامة المجتمع المسلم، ومن لا يقبل بذلك فهو متهور، يريد اختصار ما لا يمكن اختصاره؛ لزعمه أن طريق التربية بطيء وهو مضيعة للوقت، ولذا تجد أكثر هؤلاء شعارهم العنف؛ لأنهم يريدون تغيير كل شيء بالقوة وبأسرع طريقة، ولسنا نعني هنا أنه لو حانت فرصة طيبة أن تستغل.

إذا كنت ذا رأي فكن ذا                 عزيمة فإن فساد الرأي أن تترددا

ما هي الأشياء التي تستهلك الأوقات؟ ذكر ابن القيم رحمه الله أشياء الإسراف فيها مضيعة للوقت، وهي: النوم والأكل والكلام، إذا زادت عن حدها صارت مضيعة للوقت.

النوم:

النوم مثلاً نعمة من نعم الله لولا النوم لعشنا في شقاء، لأن الإنسان مطلوب منه أن يعطي جسده حقه (وإن لجسدك عليك حقاً) ولكن ليس معنى هذا أن ينام الإنسان الساعات الطويلة المتواصلة، أذكر أنني أيقظت شخصاً في وقت الظهر أو العصر، فقلت له: منذ متى أنت نائم؟ فقال: نمت من قبل مغرب اليوم الماضي.. وهكذا فإن بعض الناس ينام الساعات الطويلة جداً ويستغل وقته في النوم، وبعض الناس يعتقد أنه لا بد أن ينام ثمان ساعات، مع أن هذه المسألة كما أثبت أهل الطب أن الأجسام تختلف، فبعض الناس يحتاجون ثمان ساعات فعلاً وبعض الناس تكفيهم ست ساعات، وبعض الناس تكفيهم أقل، وبعض الناس تكفيهم أكثر، والمسألة تعتمد كثيراً على التعود وعلى طبيعة جسم الإنسان، وعلى نوع الوظيفة التي يقوم بها … وهكذا، وبعض مشاهير الدعاة كانوا ينامون أربع ساعات فقط في اليوم، ليستغل في الأوقات الأخرى في طاعة الله، فهو يعلم أنه يسابق بالخيرات. ومن الأمور المهمة في النوم: القيلولة، لقوله عليه الصلاة والسلام: (قيلوا فإن الشياطين لا تقيل) فالوقت الذي يكون الشيطان فيه سارحاً يمرح المفروض أننا نحن نكون في نوم، ولا نتأخر في السهر؛ فإن الرسول عليه الصلاة والسلام قد كره السهر بعد العشاء الآخرة إلا للعلم أو الأشياء المهمة أو الضيف مثلاً، الآن انعكست عندنا الآية فالوقت الذي يكون المفروض فيه أن ننام نستفيق، والوقت الذي ينبغي أن نكون مستفيقين ننام.. وهكذا. صحيح أن طريقة الحياة المعاصرة تجبرنا على أشياء من الاستيقاظ، مثلاً: الآن في قضية الدوام والحصص تجد أن الحياة مصممة على أنك تستيقظ في وقت القيلولة، ولكن لو استطعت أن تقيل فافعل، ولو استطعت أن تنظم جدولك بحيث تنام في وقت القيلولة؛ فافعل.

وجبات الطعام:

من الأمور المضيعة للوقت كذلك: وجبات الطعام، سواء أثناء الوجبات على المائدة كما يحصل عندما يجتمع أناس على طعام فيطول الكلام في أشياء غير مفيدة، والأكل الذي كان يمكن أن يلتهم في عشر دقائق

في مشهد العمل اليومي المتحوّل بسرعة يشعر عدد أكبر فأكبر من المدراء أنهم فقدوا السيطرة على وقتهم. في الواقع أن المشكلة تبدو وكأنها تأخذ سياقات وبائية.

كيف يبدو فقدان السيطرة على وقتك بالعبارات العمليّة؟ ربما تجد نفسك تجلس في اجتماعات أكثر تتحول إلى أن تكون غير ضرورية وغير منتجة وتتطلّب وقتاً طويلاً. أو أنك لا تستطيع أن تبدو مستجيباً لجميع تلك الشبكة الهاتفية، ووسائل البريد الصوتي، والإلكتروني التي تتراكم في اللحظة التي تدير فيها ظهرك. ربما تجد صعوبة في التوجّه نحو فريقك أو اتخاذ قرارات. أو أنّك لا تستطيع أن تجد وثيقة حيوية سأل عنها رئيسك وسط ركام العمل الورقي المتراكم فوق مكتبك. وماذا عن أكوام المجلات والصحف التجارية والتقارير والمواد الأخرى التي يفترض أن تقرأها إذا كان لديك أي أمل في أن تبقى في تيّارات الصناعة؟

الكلفة الباهظة للوقت المهدور

إذا كانت هذه السيناريوهات تصف حياتك العمليّة، فإنك من المحتمل أن تدفع ثمناً باهظاً أنت وشركتك. فالضغط الذي يأتي مع الشعور بأنك فقدت السيطرة على وقتك يمكن أن يؤدي إلى مشكلات بدنية وذهنية، إذا جرى تجاهلها، غالباً ما تكون بداية إنهاك. وكذلك يؤدي إلى أن تخسر مؤسستك المال. ونأخذ في الاعتبار الاجتماعات المضيعة للوقت: حسبت إحدى الشركات أن مجموعة عمل كانت تتلف 390 دولاراً في كل وقت تجتمع فيه. وارتفع الرقم إلى 20 ألف دولار في غضون سنة نظراً لأن المجموعة كانت تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار كراتب وأن اجتماعاتهم كانت تستمر ساعتين.

لكن الضغط الشخصي والخسائر المالية على نطاق الشركة ليست التكاليف الوحيدة. فالخسارة في ضبط وقتك يمكن أن يأخذ ضريبة في تقاريرك المباشرة أيضاً.

وبشكل خاص، لديك صعوبة أكثر في تحليل المعلومات، واتخاذ قرارات ذكية، وتحديد توجه واضح لفريقك. ولكن بانصرافك إلى المطالب الفورية في وقتك القليل تهمل مسؤولياتك الحقيقية: تحديد الطرق التي يستطيع فريقك من خلالها أن يساعد في دعم اهتمامات الشركة الواسعة، والأهداف الإستراتيجية، والأغراض طويلة المدى: التخطيط، والتفكير، واتخاذ القرار تعود جميعها إلى المستوى الصغير: تركيز انتباهك على التفاصيل بدلاً من الاهتمامات ذات المستوى الرفيع ومن احتياجات فريقك.

النتائج المكتسبة من ضبط وقتك

خلافاً للسيناريوهات الكئيبة التي ذكرت مع النتائج التي أوجدتها لشركتك عندما تكتسب ضبط وقتك: تقدم شعوراً واضحاً بالتوجيه واتخاذ قرارات ذكية بسرعة. أنت تركز على الاهتمامات الإستراتيجية البعيدة المدى بدلاً من الانصراف إلى تفاصيل قصيرة المدى وتفاصيل محدودة المستوى. ستجد نفسك أكثر قدرة على توقع ما سيكون مطلوباً لك تالياً وبذا تعزّز قدرتك على وضع خطط فعّالة أكثر لدائرتك وفريقك. وستشعر بضغط أقل ونزق أدنى متفادياً المشكلات الصحية والإرهاق.

كل واحد يستفيد. أنت تفعل ذلك، لأنك تشعر بمتعة أكثر بكثير في عملك. تقاريرك المباشرة ستكون مفيدة لأنه سيكون لديك وقت وطاقة أوسع كي تساعدهم كفريق. وستربح شركتك لأنك تستطيع الآن أن تركّز على النشاطات المطلوبة لدى دائرتك وفريقك خلف إستراتيجية الشركة.

إذن كيف تستطيع أن تتخذ الخطوات الأولى باتجاه اكتساب ضبط وقتك- واتخاذ الفوائد لنفسك ولشركتك؟ ثمة طريق واحد لتنفيذ استراتيجيات إدارة وقت جوهرية- مثل تقسيم مسؤوليات عملك إلى فئات متميزة(مثل إدارة الأفراد، والاهتمام بالمهمات الإدارية) وتقرير نسبة الوقت الذي ينبغي أن تنفقه في كل فئة. ثمة استراتيجيات إدارة وقت إضافي تتضمن خلق مهمات اختصاصية وضبط نشاطاتك تجاهها في كل أسبوع.

ولكن الاستراتيجيات الأساسية ليست كافية بمفردها. أنت تحتاج أيضاً إلى إعداد ترتيباتك في تحديات إدارة الوقت المطلوب. فعلى سبيل المثال إن جعل الاجتماعات منتجة يتطلب مقاربات مختلفة جداً عن نسخ رسالة أو تقرير وكيفية التعامل مع كل تلك القراءة التي وقعت عليها من قبل.

تستطيع أيضاً أن تعمل على”استرجاع” بعض الوقت الضائع بتعلم كيف تتخذ قرارات أكثر حصانة بصورة أسرع- على سبيل المثال، باستخدام تقنية الاتصالات كي تقيس معرفتك الإدارية مع معرفة مدراء آخرين وتستطيع المشاركة بالمعلومات. وأخيراً تستطيع أن تخلق أنظمة تساعدك على معالجة الضغط الذي يترافق مع ضغط الوقت- وبالتالي تتخذ خطوات فاعلة للحيلولة دون الاحتراق.

استراتيجيات جوهرية لإدارة وقتك

طور الخبراء ثروة من الاستراتيجيات المحكمة للتحكم بالوقت، والمقالات الواردة في القسم الأول من هذا الكتاب حافلة بالتوصيات. المحاضر/في مدرسة سلوان ميليسا رافوني يبدأ الأمور بأفكار مجرّبة وسليمة في “تأكد أنك تنفق وقتك في المواقع الصحيحة” ويحدّد رافوني خطة من ثلاث خطوات من أجل تحديد وقتك:

1-”قسّم مسؤوليات عملك إلى فئات مثل “النمو والتحسين” “إدارة الأفراد” و”المسؤوليات اليومية” “والإدارة”.

2- اسأل نفسك ما هو مقدار الوقت الذي ينبغي أن تنفقه في كل فئة- وكن راغباً في تغيير هذه الفئات كل أسبوع، أو شهر أو فصل إذا كانت الظروف تسوّغ ذلك.

3- ابحث عن تخطيط مع من هم أعلى منك ومع زملائك بالحصول على مساهمتهم بخططك. ثم قم بما يبرّر خطّتك- كأن تتعلم القول “لا” للزملاء الذين يعملون على مطالب مرتجلة لوقتك.

يقدّم جيم بلينغتون في كتابه “استبصارات لا وقت لها حول كيفية إدارة وقتك” أسلحة إضافية إلى مستودع إدارة الوقت لديك. على سبيل المثال قبل الشروع بأي مقدار بسيط من العمل تبحّرْ في النتيجة النهائية المرغوبة. ثم اسأل كيف يتناسب كل واحد من اختياراتك مع النتيجة المتخيّلة. استشرْ الآخرين وأنت تتخيّل- كي تتأكّد أن كل واحد لديه النتيجة ذاتها في ذهنه.

في “الانتظام” يشارك كونستانتين فون هوفمان في التوصيات من أجل المحافظة على فضاء عملك متحرراً من الفوضى. بتنظيم فضاء عملك البدني، أنت تعزّز قدرتك على أن تجد بسرعة مقداراً مناسباً من المعلومات التي يحتاجها رئيسك، وكذلك أن تساهم بفعالية أكبر مع الآخرين في مشروع ما. وتنظيف مصنفاتك الخاصة بالوثائق والمعلومات التي لم تعد مفيدة أو وثيقة الصلة بعملك.

تغيير تحديات إدارة- الوقت النوعية

في القسم الثاني من الكتاب، سوف تكتشف طرقاً للتعامل مع أنواع جديدة من تحديات إدارة الوقت. يعرض توم كرتينماكر مدير “أخبار سوارثمور كوليج” أفكاراً جديدة للحصول على أكبر فائدة من جميع تلك الاجتماعات. ويؤكد كرتينماكر أن معظم الاجتماعات “غير فعالة، ومستنزفة للوقت… ومع هذا في أفضل أحوالها يمكن للاجتماعات أن تعني كل شيء لمنظمة ما”.

كيف تتأكد أن الاجتماعات التي تديرها أو تحضرها تعزّز- بدلاً من أن تعيق- نجاح شركتك؟ لأمر ما، قبل أن تدعو إلى اجتماع، اسأل ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بطريق أخرى- عن طريق البريد الإلكتروني، أو المذكرات، أو المحادثات غير الرسمية. وإذا كان الأمر، كذلك لا تدع إلى اجتماع. بالإضافة إلى ذلك أَصر على أن يقوم المشاركون في الاجتماع بأكثر من مجرد مناقشة الموضوع المطروح. وعلى حد كلمات كرتينماكر “حدّد أهدافاً واضحة يستطيع الأفراد أن يعملوا تجاهها ويستطيعوا إزاءها قياس التقدم” وانتهي بالموافقة على العمل. لضبط “الخوف من الاجتماعات” تمارس بعض الشركات أيضاً الإعلان عن أيام اجتماع حر، أو تحديد بعض ساعات النهار خارج نطاق الاجتماعات.

ينصح مور، لاكتساب السيطرة، بأن تبدأ يومك-على نحو مختلف- بتحديد هدف إستراتيجي وتطوير خطة لتحقيقه، بدلاً من القفز إلى بريدك الإلكتروني. استخدم البريد الإلكتروني في آخر نهارك وليس في بدايته. وعلّم الناس كيف يرسلون إليك البريد الإلكتروني (ايميل). على سبيل المثال. أحد الرموز للإجابة(1) المحافظة على إرسالي هذا النوع من المعلومات، و(2) من أجل “إذا لم تكن في هذا الفريق لا ترسل إلي هذا النوع من المعلومات، (3) كي ترسل هذا إلى الشخص المسؤول بين الموظفين لدي”، وهكذا.

مثل “رسالة محمّلة” “فيض المعلومات” – أو أحد الموجة المديّة من معلومات تولّدت عن طريق “الانترنت” – أو أي خط آخر أو مطبوعات متقدمة- يمكن أن تجعلك تخسر أكثر الاستحواذ على الوقت. والحق كما يكتب ادوارد بريويت “تَعلّم من الناس في الخدمات المالية”. أن تدفق المعلومات المثقلة يفسد قدرة الذهن على القيام بمهمات مثل التخيل واتخاذ القرار”.

يقدم لنا بريويت ثمانية أفكار. على سبيل المثال، قلّص من لائحة مصادرك المعلوماتية اليومية إلى الحاسم الذي يحتوي المعلومات الأكثر أهمية لعملك. وبالإضافة إلى ذلك، تحدّ الافتراض بأن المعلومات المطبوعة على الخط هي أفضل طريقة للمحافظة على معلومات عملك متجدّدة. ويناقش بريويت “المحادثات ذات الطريقتين بين الناس (المتبادلة) ستكون بصورة عامة هي الأفضل” الناس يتفاعلون. المقالات لا تتفاعل. لا يوجد بديل لوجه إلى وجه”. ينصح بريويت أيضاً باستخدام الخط(مواقع الدفع) كي تكتب لمحة عن احتياجات معلوماتك الخاصة. هذه المواقع تسمح لمشغلي الشبكة أن يرسلوا إليك الأخبار والمعلومات التي تناسب مخططك.

جعل القرارات البارعة أسرع

بزيادة إستراتيجيات إدارة جوهرية وذات وقت نوعي مع تقنيات لجعل القرارات الذكية أسرع تستطيع أن تستخلص بعض ذلك الوقت الضائع- ووضعه في الاستخدام الفعال. تركز المقالات في القسم الثالث من هذه المجموعة في تسريع عملية اتخاذ القرار- دون التخلي عن مهارة اتخاذ القرار.

يبدأ ادوارد بريويت الفصل بمقالته “اتخاذ قرار بدورة سريعة” التي يشرح بها كيفية اتخاذ الخيارات الجيدة حتى لو كان عملك يتغير بسرعة. ويقدم بريويت استبصارات من قبل مفكرين في الإدارة القيادية وأصحاب المهن حول “كيف تعمل بحكمة حتى في مواجهة الوقت غير الكافي والمعلومات غير الملائمة”.

على سبيل المثال يدافع بيرسي بارنفيك المدير (التنفيذي) في براون بوفري- آسيا عن تغيير الطريقة التي تفكر بها تجاه القرارات السريعة. يقول لمدرائه “من الأفضل أن تتخذ قراراً بسرعة وأن تكون على صواب سبع مرات من عشرة من أن تتأخر فيما تبحث عن الحل الكامل” “القرار المتأخر قرار ضائع” بعض الشركات تمارس /تأجيل سلطة اتخاذ القرار إزاء زبائن محتملين، وبعد ذلك تبدأ في اتخاذ عملية القرار: لتصوير “وضع نموذج أصلي في السوق والحصول على رد فعل وترك السوق يصيغها، حتى إلى نقطة تحديد العطل وفي بعض الحالات اقتراح معالجات… تسرّع اتخاذ قرارك وبذا تستجيب لمعلومات السوق أولاً بدلاً من نهاية دورة القرار”.

في “قيادة السرعة: هل لديك ما تأخذ؟” يعرض الباحث الكبير روبرت. ج. توماس، والأستاذ في جامعة جنوب كاليفورنيا وراين بينيس إرشادات إضافية للتوجيه السريع واتخاذ القرار.

تستطيع أيضاً أن تسرّع اتخاذ القرار بالتعلم من مصادر مختلفة. كيف؟ مارس رؤية العالم من عدة وجوه مختلفة-من ذاتك؛ أو من أولئك التابعين لك ومن نظرائك ومن زبائنك ومن الأفراد الآخرين. أن تضع نفسك دوماً في أوعية الآخرين “يخلق توتراً- وانفعالاً” يقودك إلى أن تبحث عن أوضاع لم ترها من قبل.

ربما لا يوجد وضع يتطلّب سرعة بل قراراً ذكياً أكثر من أنك بدأت تحري عمل جديد في شركة مكافحة. في “نصيحة للرؤساء في أعمال جديدة: اعمل سريعاً عندما يكون الاقتصاد بطيئاً” تقدم جينفر مكفارلاند استراتيجيات “لجعل الأرض تجري” في وظيفتك الجديدة. وكما تشرح فإنه لأمر حيوي “أن يكون لديك أناس يتمتعون بالحيوية ويركّزون على حل مشكلات العمل المهمة ضمن الأشهر الستة الأولى”

كيف تنفّذ “فلسفة الانطلاق السريع من دون أن تدفع بقوة الناس الذين تحتاجهم أكثر؟” تعلّمْ قدر ما تستطيع ما يتعلق بالمسائل الإستراتيجية التي تواجه وحدتك أو منظمتك قبل يومك الأول في العمل. ناقشْ هذا الوقت الانتقالي مع مستخدمك الجديد، واستخدمه في التحدث مع الناس في منظمتك كلها وكذلك مع الأفراد الذين غادروها. ولكن قاوم أي حافز للافتراض أن عليك أن تكون على صلة بكل الإجابات. اعتقادك بأنك تستطيع “القيام به بنفسك” يمكن أن يقودك إلى السقوط. بدلاً من ذلك “كن مستعداً لشعور بماذا يحتاج الناس أن يفعلوا” ولكن تقبل بحقيقة أنك ما تزال بحاجة أن تتعلم ما تريد أن تفعل”- وهو ما تستطيعه بأن تصغي إلى نصائح الآخرين.

وفيما يتعلق/ “بعدم الإلقاء بنقودك (أو وقتك) بعد عسر” يقدم جيمي غاتيرمان توصيات إضافية لاتخاذ قرارات ذكية تحت الضغط. يميل المدراء بشكل خاص إلى اتخاذ قرارات غير حكيمة بعد استخدام مقادير كبيرة من المال أو الوقت في جهد ضائع. كيف تتجنب مصيدة “الكلفة الضائعة” هذه – كي لا تزيد من التزام شركتك تجاه منتج، أو شخص، أو إستراتيجية تتجاوز الدرجة المعقولة.

ارفض أي جدل لاتخاذ قرارات لمجرد أن تبرر قرارات قديمة. وراقب من أجل هدف ما أن توازن ما بين الوقت والنقود – ستكون أكثر حكمة في مواجهة مصيدة الكلفة الضائعة عندما تقوم بهذا الترابط.

الحيلولة دون الاحتراق

لا تواجد إستراتيجية من التي ستستعملها في الأقسام الثلاثة الأولى من هذا الكتاب يمكن أن تقدم قيمة كاملة إذا لم تتخذ أيضاً خطوات لإدارة الضغط الذي يأتي مع ضغط الوقت- ضغط يمكن أن يؤدي إلى احتراق. أنت لا تستطيع أن تزيل جميع الضغوط في عملك. كما أنك لن تفعل ذلك. (إن درجة معينة من الضغط يمكن أن تكون مفيدة حقاً). المقالات في القسم الرابع من هذه المجموعة تبين يومياً أنظمة عقلانية وقواعد يمكن أن تساعدك على أن تبقى بعيداً من الوصول إلى مستويات مدمرة.

في المقالة الأولى من هذا الفصل “إعطاء معنى لقيود وقتك، والتخلص منها “يوصي ديفيد ستوفر بتغيير المواقف والممارسات التي يمكن أن تساعد فيما بعد التخلص من ضغط الوقت. لتصوير ذلك ينصح “بعكس علاقتك مع الوقت” ويضيف: “ابتعد عن فكرة أن بعض النشاطات ينبغي أن تفسح باستمرار الطريق أمام مطالب أخرى. الحركة نحو فكرة تنشطك بالقيمة لهي على درجة من الأهمية كأمر تشعر أنك ملزم على القيام به؛ وأنه لا تنتهك حرمته”.

كي تغير تفكيرك كما يصف ستوفر “غيّر حديثك بينك وبين نفسك” باستخدام “تأثيرات”- بيانات إيجابية مثل “أنا منضبط في استخدام وقتي” التي ترددها لنفسك. بالإضافة إلى ذلك. الاعتراف بأنك لا تستطيع “أن تقوم بكل شيء”- وذكّر نفسك بشكل مؤكد أن ذلك على ما يرام. البديل؟ “قلّص ميدانك” باتخاذ خيارات قاسية إزاء ما الذي يستحق انتباهك أكثر. تستطيع أيضاً أن تمارس “مقاومة الحاجة التقدمية لانجاز المهمة”- أو “المرض السريع” بتعلم التمتع بما تقوم به، وليس ما يجري فقط. المشكلات والتأخرات جزء من الحياة، وعندما تتوافق مع هذه الحقيقة فأنت تعاني ضغطاً أقل بشكل كبير.

يضيف ستوفر إلى التوصيات بـ “ضخ مجلدك! عشرات الأفكار لدعم الإنتاج الشخصي” سوف تجد في مقالته ثروة من الأفكار الجديدة لجعل ضغط الوقت تحت السيطرة. وتتضمن الأفكار ممارسة “الطب” الوقائي بإيجاد-والمثابرة- على العادات الصحية الجيدة مثل التمرين بانتظام والطعام بعناية. وينصح ستوفر أيضاً بأن تخصص أفضل أوقاتك في اليوم (عندما تشعر بأفضل قدرة وتركيز) إلى عملك الأكثر إلحاحاً، في الوقت الذي تميل فيه أسوأ أوقات اليوم للعمل “الذي لا يحتاج إلى جهد عقلي”.

التعامل مع المواقف الضاغطة..

إدارة الوقت.. الاهتمام بالأولويات وترتيبها

سبعة مبادئ مهمة للوقت..

كيف تتجنب «الاحتراق النفسي»؟

أخيرًا أربع خطوات مهمة..

• - يجب أن تهتم جميع مؤسسات الدولة بإعداد دورات بصفة منتظمة عن إدارة الوقت لدى جميع الفئات العاملة.
• - الاهتمام بالتأمين الصحي لكافة العاملين بالدولة.
• - الاهتمام بإنشاء عيادات نفسية أو مراكز للاستشارات النفسية في كافة الدوائر الحكومية والخاصة
• - الاهتمام بالعلاقات الإنسانية بين العاملين وتفعيل دورها الإنساني حتى يشعر كل مواطن بالتعاطف والتكافل الاجتماعي وأنه ليس وحده.

دعوات المدير التي يطلب فيها جزءاً من المعلومات من مشروع أُنجز من سنة خَلت (كم من الوقت يلزمك لإيجاده؟).

لقد رُقيّت وينبغي أن تُسلّم مصنّفاتك إلى السيد أو السيدة التي ستخلفك (كم سيفزعك التسليم؟).

● يجب أن تجد رقم هاتف. وقطعة من الورق أو مصنّفاً (كم من الوقت يستغرق ذلك؟) بالنسبة إلى بعض الناس يحتاج الأمر إلى ثلاث دقائق لإعداد معلومات المشروع:

إنّ الكف عن مثل ذلك ليس مفزعاً على الإطلاق، ووضع أرقام الهاتف والمصنفات، الخ لا يستغرق إلا وقتاً قليلاً جداً. ومن بعدها نرتاح.

لما كانت الحالة مسألة إدارة (وحياة) لا يوجد حجم واحد يناسب كل وصف لتنظيم المرء لنفسه. عدم الانتظام مسألة فردية للغاية يرى. بعضنا على سبيل المثال بأن الفوضى لها فوائدها. يقول مارغوت هونغ، وهو مسؤول نقابي محترف يقدم حلولاً تنظيمية استراتيجية في بروكلين وماساتشوسيتس: “بعض الناس يستخدم الفوضى كسلاح ضد أن تكون مكشوفاً للعالم”.

وآخرون يحبون أن يكونوا منتظمين ولكنهم لا يعرفون كيف. وآخرون يرفضون أن يعترفوا أن المسألة تحتاج إلى وقت وعمل حتى تنتظم – وتحتاج إلى وقت أكبر وعمل أكبر كي يكونوا غير منتظمين – والحق أن عدم الانتظام يبتلع وقت العمل والإنتاجية. ووفقاً لدراسة أعدت من قبل شركة أكاونتيمبس، وهي شركة للاستخدام المؤقت، كان المديرون يمضون نحو خمسة أسابيع في السنة في البحث عن المفردات الضائعة.

يقول هوينغ وخبراء آخرون: لا يهم أي شبكة تنظيمية تستخدم طالما أنها تعمل من أجلك. كيف تفكر ما إذا كان النظام سيعمل جيداً أم لا. إذا كنت تتمتع بالعمل على جهاز الكومبيوتر وتحب كل شيء إلكترونياً، استخدم منظماً إلكترونياً. وإذا كنت وسط ضجيج الحاسوب الشخصي PC الشديد وتحب المعلومات التي تستطيع أن تلتقطها فإن نظاماً ورقياً من المحتمل أن يجعلك سعيداً أكثر.

دور عدم الرأفة

علاوة على ذلك، أن تكون منظّماً هو مسألة مهمة لإدارة الوقت، والورق، والمدى والفراغ. أفضل طريقة لإدارة الخلل أن تزيل من دون رحمة ما لا تريده أن يكون حولك. تقترح ستيفاني دينتون، مُنظِّمة محترفة في كينكيناتي، وهي أيضاً عضوة في هيئة الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين، تطبيق قاعدة أساسية: كلما قلَّ ما عندك قلَّ لديك من تعاشر. إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع أن تتابع، تصوّر المدير التنفيذي الرفيع دينتونت كلينت حين ملأ سلاّت كبيرة متعددة بأوراق لم يعد بحاجّة إليها.

من المساعد أن تفكر في المنظمة – الذاتية كنوع من مكتب علم الصحة، شيء ما ينبغي أن تقوم به بشكل منتظم مثل تنظيف أسنانك. تقول فيليشيا راند، مديرة رفيعة المستوى في أنظمة المعلومات في وكالة للعناية الصحية غير ربحية: «التنظيم هو شيء ما ينبغي أن تقوم به كل يوم». إذا كان تخصيص أوقات من أجل جعل الأشياء مستقيمة يبدو مثل أولوية منخفضة المستوى فإن راند تقترح أن تحافظ على مسلك مقدار الوقت الذي تفقده باحثاً عن معلومات تعرف أنك تملكها (في مكان ما) – أو عدد المرات التي تبعد فيها زميلة لأنك لا تستطيع أن تجد قطعة من الورق تحتاجها كي تقوم بعملها.

نظراً لأن تدبير الفوضى يستغرق وقتاً، تقترح راند وآخرون بعض الوسائل الأساسية لإيجاد الوقت كي تنتظم. خذ خمس دقائق قبل كل ساعة كي ترتّب الأمور. ضع عداد السرعة على الكومبيوتر كي يذكّرك. أو تأكّد من أن تخصّص الوقت في نهاية كل جلسة عمل حول مشروع أو مهمة لتضع الأشياء في موضعها وتتابع ما يحتمل. أو عيّن وقتاً عند بداية أو نهاية كل يوم كي تجعل الأمور منتظمة (هذا الاقتراح الأخير يعتمد على ثقة أساسية لحياة المؤسسة: الوقت الصعب لتحقيق عملك هو أثناء النهار، عندما يكون كل واحد آخر في مكتبه أيضاً).

بديل «للإدارة التراكمية»

ثمة أيضاً بعض الوسائل «إدارة مدى» سوف تساعدك في قيادتك كي تكون أكثر انتظاماً، فإذا انضممت إلى ما يعرف بإدارة التراكم – كل شيء في قمة مكتبك هو في سلسلة من الركائز، كل واحدة منها لها معنى تعود إليه- ينبغي أن يكون مكتبك طويلاً أكثر مما هو عميق. المكتب العميق يساعدك على أن تضع دعامات، ويعطيك الكثير من السعة كي تحفظ ملفّات أكثر. المكتب الضيق يشجعك على أن تحفظ المواد الضرورية – والمواد الضرورية فقط – في متناول اليد. ويوصي دينتون بالمكتب على شكل حرف L أو على شكل U لأنه يعطيك مساحات نوعية تستطيع من خلالها أن تقوم بأعمال متنوعة.

يقول دينتون “كثير من الناس يعتقدون أن الركائز تعيقهم عما يحتاجون القيام به، ولكنها ليست كذلك. إنها تصرفك فحسب عما تحتاج القيام به”.

يذهب خبراء التنظيم بعيداً جداً في القول إن أولئك الذين يتاجرون بمنتجات بملايين الدولارات ويشرفون على كثير من الناس، وعلى مؤسسات مهمة، لا يعرفون ما هو دور المكتب. يقولون لنا إن المكتب هو مكان عمل. إنه يحمل أدوات عملنا – الهاتف، والأقلام، والكومبيوتر، والمفكرة في صندوق أو خارجه، وربما تعليق مصنف من المواد التي تتطلب عملنا أو عمل الآخرين – وكل ما نقوم به من عمل في الوقت الحالي. المكتب “ليس مكاناً للتخزين غير المنتظم” واستخدامه هو ضمان لعدم إضاعة الأشياء.

منظمة لأعضاء فريق.. وأناس آخرون

الاختبار الصحيح لمدير منظمة ما هو السهولة التي يتعامل (أو تتعامل) بها مع الآخرين. من أجل ذلك تصرّ راند كثيراً على أن المديرين والاختصاصيين يعتمدون على المفكّرة المعتادة التي تدع الناس يرون متى يكون الزملاء وأعضاء الفريق مشغولين وتسهل تنظيم اللقاءات. الإعلان عن أين يكون المرء في العالم يعطي بالطبع معنى جديداً لعبارة «إدارة الكتاب المفتوح»، ولكن الإنتاجية تبدو ذات مشاركة ضئيلة مع الخصوصية. وتعتقد راند أن المفكرات الخطية تقطع مقدار الوقت الذي تنفقه وهي تجدول الأشياء بنسبة 75% وهي تضع جانباً فترتين موجزتين كل أسبوع كي تنقل كل المتغيرات ما بين مفكرتها الشخصية ومفكرتها على الخط.

نمط نظام المفكرة الذي تستخدمه – مُنظم إلكتروني، رنان يومي، فيلوفاكس، مخطط فرانكلين – أقل أهمية من استخدامه باستمرار. ينبغي أن يكون مستودع المدير العصري لكل شيء.

يقول كلاتر باغز الذي اكتشف ألعاب «لصق الملاحظات» بكل أشكالها المتنوعة وألوانها، كما يقول الخبراء، ينبغي التخلي عنها. قصاصات صغيرة من الورق كتب عليها أرقام مهمة، وأوقات مواعيد وتواريخ تُفقد أو يُساء استخدامها. وحتى لو لم يحدث ذلك لا بد من تدبير شأنها. تقول راند إن الشيء الأكثر أهمية بشأن مفكرتها هو (السوفت وير) البرمجيات التي تجعلها تنظم لائحة ما ينبغي عمله، والمحافظة عليها حديثة، وتنبهها كالمواعيد، أو مقاربة أوقات الانطلاق وأرجاء بنود لم تنجز بعد.

ماذا تفعل وأين؟

إدارة لائحة «أن تعمل» هي موضوع انتباه جدي في عصر دورات الإدارة. هنا مجموعة مختصرة أكثر من الأفكار: اكتب أي شيء ينبغي عليك القيام به في لائحة واحدة أساسية ثم قرر ما هي الاحتياجات التي ينبغي القيام بها وحولها إلى لائحة يومية (مهمة يمكن أن تنجز بسهولة في تقويمات الكومبيوتر) خصّص جانباً بضع دقائق في نهاية كل يوم كي تمر على اللائحة، وصنّف أولوية المهمات والأهداف. بعض الناس يستخدمون أسلوب الترتيب الأبجدي للمهمات عند تصنيف الأولويات (أ من أجل قمة الأولوية وب لأولوية مهمة ولكن ليست جوهرية، وج للأشياء التي ينبغي القيام بها ولكن لم تقرر بعد).

ضمن فئات آ، ب، وأولوية ج يعمل الرقم بالنظام بالطريقة التي ينبغي أن تنجز به، كن متأكداً من أن تفكر من خلال الخطوات الفاصلة التي تقود إلى النتيجة التي تسعى إليها. قد ينبغي عليك القيام بجملة من القواعد قبل أن تستطيع الإمساك بالهدف رقم 1. وكن حذراً كي تميّز ما بين ما هو ملّح وبين ما هو مهم. ما يضغط به شخص ما آخر عليك كي تقوم به، قد لا يكون ما تريد البدء به أولاً.

الفن الضائع لحفظ الأوراق في إضبارة

مهمة التجريب الأكبر للمديرين للمنظمة ذات الحجم المنخفض قد تكون الحفظ في إضبارة، وهي مهارة قد تكون متلاشية لدى السكرتير الشخصي. المبدأ الرائد في التصنيف هو أن تفكر «بحرية الوصول» التصنيف يشبه الاسترجاع وليس التخزين كما يقول راند.

«عندما توجد مصنفات اسأل نفسك» عن ماذا سأبحث لأعثر عليه فيما بعد؟

عندما تُوجد أو تتفحص بعناية نظام تصنيف، حدد الفئات الرئيسية لعملك وكيف تفكر فيها. هل تفكر فيها كمشروع؟ كإنسان؟ كخط لا يجوز تجاوزه؟ ثم شخّص ماذا تريد أن تحفظ. تذكر قاعدة دينتون: كلما كان ما عندك قليلاً قلَّ ما تعاني منه.

بعض المعايير المفيدة لحفظ الوثيقة:

• المعلومات التي تحتويها ليس من السهل إيجادها في مكان آخر.
• المعلومات التي تحتويها تساعدك على الوصول إلى هدف.
• المعلومات انخفضت أو تعززت قدر الإمكان.
• المعلومات حديثة.

كما أن أي واحد قد صنّف عبر أرشيفات بريده الالكتروني لإيجاد ملف سيوافق، فإن المصنفات من جميع الأصناف ينبغي أن تكون منظَّفة بشكل دوري. إذا كنت تحتاج أن تستمر للإطلاع على سجلات أقدم، أوجد مكاناً لمواد أرشيفية فهذا أمر حسن تستطيع أن تنطلق منه.

أخيراً، عد إلى الخلف وقوّم احتياجاتك الأكثر حسماً. تقول فيليشيا راند “التنظيم ليس مجرد امتلاك الأوراق الصحيحة في المكان الصحيح، بل فهم أولوياتك”. هناك عنصر استراتيجي في أن تكون منظماً، عنصر يتضمن معرفة ما لديك من معرفة في إنجاز المشكلة. يقول دينتون “كل شيء يعتمد على ما هو دورك. ماذا يكلفك أكثر في صورة موارد ضائعة؟ انظر إلى ذلك أولاً”

وإذا كان ذلك لا يساعد، تطلع إلى المساعدة من خلال “الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين” ولكن في غياب سكرتير شخصي ستظل تتعلم تنظيم نفسك، نظراً لأن الانتظام ليس عملاً يستطيع شخص آخر القيام به من أجلك. يلاحظ هوينغ “بعض الناس يريدون مني أن أقوم بالعمل عنهم. هذا لا يصح أبداً”.

كيف تجعل كل اجتماع مهماً

توم كرايتنيكر

يتذمر تيرينس، مدير الاتصالات لشركة خدمات صحية بشأن جميع الاجتماعات التي حضرها.

عندما يُسأل عن عنوان عمله يجيب ساخراً «مُلازم لاجتماع اختصاصي» ازداد توتر الاجتماعات سوءاً نظراً لأن الهيئة زادت من عبء عمله وبسبب تقاريره. ومع هذا عندما قام فريق الإدارة الأعلى باتخاذ قرار في مضماره كان تيرنيس غاضباً لأنه لم يدع إلى الاجتماع الذي نوقشت فيه المسألة.

لم يكن سلوكه مضطرباً كما قد يبدو. مشكلة تيرينس مع الاجتماعات أن معظم التي يلتحق بها غير فعالة، ولا تركز على استنزاف الوقت. والأسوأ أن الاجتماعات حيث يتم إنجاز أعمال الشركة حقاً ليس متوفر لها مهارة كافية لضمان أن الأعضاء الحقيقيين متوفرون.

أزمة تيرينس أزمة عامة. في الوقت الذي تتزايد فيه التغييرات في مقر العمل ويحضر المدراء والأعضاء ويعرض بعضهم عملاً عولج من قبل اثنين – ويمكن أن يقدم ما يوفر وقتهم أثناء الاجتماعات.

«أكبر الشكاوى التي أسمعها عن الاجتماعات أنها غير منتجة، وأنها تستمر وقتاً طويلاً جداً، وأنها غير ضرورية تقول فرانسيس أ. مايكل وهي، مستشارة ومدربة، ومؤلفة لا اجتماع آخر. أو مرشدة عملية لتسهيل الاجتماعات الفعالية (أوسيس، 2002)

«مع هذا فإن الاجتماعات في أفضل الأحوال يمكن أن تعني كل شيء للمنظمة «كما تقول» إذا كنت تستطيع بشكل متماسك أن تحصل على اجتماعات إنتاجية جيدة فإن شركتك في طريقها إلى أن تكون أفضل. أنا لا أعتقد أن كثيراً من الناس يفكر فيها بهذه الطريقة، ولكن الاجتماعات الأفضل تعني اتصالاً أفضل وقرارات أفضل، وهذا ما يؤدي إلى تأثير مباشر في خط القاع».

قيمة – وكلفة – الاجتماعات

إذا كنت تفكر أنت وزملاءك بأن تحضروا اجتماعات أكثر من ذي قبل، فإن هذا قد لا يكون من وحي خيالك. في الأيام القديمة للقيادة والضبط لم يكن الناس يحتاجون أن يجتمعوا في غرف اجتماعات غالباً. ولكن لما أصبح مكان العمل أكثر اشتراكاً وديمقراطية، كما يقول الخبراء، فإن المنظمات باتت تحتاج اجتماعات أكثر للمشاركة في المعلومات، واستقبال الناس واتخاذ قرارات اجتماعية، وأكثر من ذلك أن الاندماجات والتحالفات قد زادت من الحاجة إلى اجتماعات منظمات بالإضافة إلى أولئك الذين اتخذوا مكانهم في الشركات.

ولكن لما كانت الاجتماعات في «أفضل أحوالها» يمكن أن تقوم بمساهمات حاسمة لنجاح شركتك، ضع في ذهنك أن الاجتماعات في أسوأ أحوالها لا تمثل فقط فرصة ضائعة، بل أيضاً تمثل مالاً ضائعاً. الوقت محدود؛ عندما يضيع أحد العوامل في ساعات الاستخدام في اجتماع بدلاً من استخدامه لإكمال العمل على مقاعدهم وفي الميدان فإن الشركات تخسر الكثير من الأموال.

الموقع الإلكتروني Effective Meeting. com يعمل بتقنيات سمارت، ويقدم حاسباً لكلفة الاجتماعات تساعد على تقرير كلفة للاجتماعات قائمة على مجموعة من العناصر. على سبيل المثال، الاجتماع الأسبوعي الإداري يمكن أن يكلف مجموعة عمل بمقدار 390 دولاراً لكل وقت تجتمع فيه – أو أكثر من 20 ألف دولار في السنة مع افتراض أن المجموعة تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار في السنة في الراتب وأن الاجتماعات تستمر ساعتين تقريباً. أضف إلى ذلك مقدار الدولارات التي تضيع بالضغط التراكمي، واستياء الموظفين العائدين من اجتماعات فيها كم هائل من الرسائل وقوائم العمل المؤجلة، والتي تتراكم يومياً.

تقول المستشارة بيغي كلاوس: “لدي زبائن يخبرونني بأنهم مقهورون تماماً بـ “هوس الاجتماعات” والذي يحدث في الكثير من الشركات.

“في ثقافة الاجتماعات الجديدة هذه، يشعر المديرون في بعض الأحيان بأنه عليهم أن يستمعوا إلى مداخلات كل فرد من قبل أن يتخذوا أي قرار.لكن يمكن أن يصبح استنزاف الوقت هذا سخيفاً”.

هنا بعض الأفكار العمليّة للمديرين الذين يقصدون تعزيز الاجتماعات، أكثر من إعاقتها، من أجل نجاح مؤسساتهم.

لا تشارك دوماً في اجتماع

حل اجتماع غير منتج يمكن أن يكون بسيطاً مثل عدم وجوده. وكما يشرح كلاوس وخبراء آخرون بأن «هوس الاجتماع» يُدعم بدرجة كبيرة باستخدام الاجتماعات للعناية بالعمل على نحو أفضل من المعالجة بوسائل أخرى. قبل دعوة الجماعات معاً مرة ثانية، على المديرين أن يسألوا أنفسهم ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بوسيلة أخرى. إذا كان الهدف المشاركة في المعلومات – التي غالباً ما تكون الحالة في منظمات مصابة بالاجتماعات السيئة – فإن البريد الإلكتروني، والمذكرات والمحادثات غير الرسمية قد تكون أفضل.

«السؤال هو: لماذا نعقد اجتماعاً؟ معظم الناس لا يفكرون في ذلك بوضوح كاف، كما تقول بارباره ستريبل، المستشارة في أوريل ومؤلفة «دليل المدير إلى اجتماعات فعالة (ماك غرو – هيل، 2002) السبب الأفضل أن يكون هناك اجتماع هو أنك تحتاج حقاً تفاعلاً بين الناس الحاضرين. أنت تريد أن يتشارك الناس في الآراء والمعرفة، وبناء تكامل مشترك عبر الخط حول المسألة المطروحة. ثم يكون الاجتماع – إذا انعقد جيداً – الإجراء الكامل لذلك».

في حالات قليلة، يمكن للمشاركة في المعلومات أن تكون أيضاً هدفاً منطقياً لعقد اجتماع، كما تقول سترايبل – ولكن فقط عندما تحتاج الأخذ والعطاء الفوري العفوي يكون ذلك من الممكن في الوقت المناسب. وفي ما عدا ذلك يكون البريد الإلكتروني أو الصوتي كافياً.

تمثل الاجتماعات في أسوأ أحوالها فرصة ضائعة وهدراً للمال

في بعض الأحيان يتطلب شفاء «هوس الاجتماع» تحولاً في كيفية مقاربة الإدارة كما يقول كلاوس. ففي حين أن مكان عمل ديمقراطي أكثر هو أفضل لكل واحد بلا شك، فإن هذا لا يعني أن قرار المجموعة مطلوب لكل المسائل الصغيرة التي تجري في اليوم. المديرون الصغار الذين يريدون أن يفحصوا تقاريرهم عند كل نقلة يحتاجون إلى اجتماعات أكثر. من جهة ثانية فإن تفويض العمل إلى أعضاء فريق مؤهل يقلص إلى حد كبير الحاجة إلى اجتماعات. يقول كلاوس «إذا أهّلت جيداً فإنني لن أحتاج أن أكون حاضراً من أجل كل قرار يتخذه الفريق. أعرف أن توم وسوزان يعتنيان بالأمور».

«قبل الدعوة إلى اجتماع عليك أن تسأل نفسك حقاً كما يقول كلاوس «ما هي المسألة؟ ما هو ذلك الشيء عندما تفعله تريد الناس أن يفعلوه أو يشعروا به؟

اسأل نفسك: هل عليّ أن أحضر هذا الاجتماع؟»

«لا تناقش»

«المناقشة» لم تعد جيدة كفاية. الهيئات المتعطشة للوقت تحتاج إلى أكثر من ثرثرة فاقدة الاتجاه أو تقارير تقدم تهدف إلى الضغط. تعتمد اللقاءات المنتجة على أهداف محددة بوضوح يستطيع الناس أن يعملوا تجاهها، كما يستطيعون ضدها قياس التقدم. «إذا كنت أنظم لقاءً أريد أن أتجاوز المناقشة كما يقول ستريبل. ويتابع «ربما مناقشة وتقرير». أو مناقشة وبناء خطة، أو مناقشة وتحديد العوائق الأساسية للنجاح، أريد عملاً. أنا لا أريد لائحة بما حدث في الأسبوع الأخير».

على سبيل المثال، إذا كان التجمع الأسبوعي مع أعضاء فريقك قد أصبح مصدر أذى لوجودك ووجودهم أصر على أن يشذب كل واحد – بمن فيهم أنت – تقريره (أو تقريرها) للمسائل العملية. احتفظ «بمائدة» الاجتماع للبنود التي تتطلب تفكير المجموعة كلها وعملها.

أنفق وقتاً كي توفر وقتاً

إن تيرينس بالمثال الأول في هذه المقالة لم ينشغل عن اللقاء الذي كان يهتم به – والذي يكون وجوده الأكثر فائدة – إذا كانت شركته مستعدة على نحو أفضل ومتصلة بالاجتماعات.

إذا كانت المساعدة التنفيذية للرئيس قد فكرت وأعدّت أجندة جيدة للاجتماع الأسبوعي لكبار الموظفين فمن الممكن أن يحصل أن قراراً حكيماً في الرسالة الإخبارية المقترحة للجماعة سوف يتطلب حضور تيرينس (حصل أنه كسب نتائج المسح التي أعاقت القرار المعاكس).

رتّب الأفكار والآراء التي يمكن (أو لا يمكن) ملاحقتها في وقت مناسب أكثر.

حتى لو نسيت أن تدعو تيرينس، إذا نشرت بشكل روتيني الأجندة مقدماً على جميع المديرين، فإن تيرينس سيعرف ما كان آت. ثم إنه يستطيع أن ينضم إلى الاجتماع، أو على الأقل أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مديره بالمعلومات الحيوية.

تقترح ستريبل كقاعدة إنفاق 30-60 دقيقة استعداداً لاجتماعات أنت مسؤول عنها و/أو تديرها. كما تقترح توزيع مفكرة ثمينة وتجمع الأشخاص المناسبين. والسماح للمشاركين أن يفترقوا عندما ينتقل الاجتماع إلى مسائل غير وثيقة الصلة بشؤونهم.

أثناء التقدم يمكن للعمل أن ينتج قراراً مدهشاً ومرحباً به. «بتحديد النتيجة المرغوبة وإعداد أجندة قبل الوقت «يقول المدرب والمستشار ميكيل» قد تستطيع أن تتأكد أنك قد لا تحتاج إلى اجتماع».

نكمل اليوم مع الفصل الثاني من كتاب التسويق اللاصق والذي يحمل عنوان: اكتشف رسالتك التسويقية

تميز عن الباقين

إن أقوى إستراتيجية تسويقية يمكنك إتباعها، هي حين تكتشف وسيلة تمكنك من الاختلاف والتميز عمن يبيعون ما تبيعه، ولذا عليك أن تعثر على طريقة لكي تثبت أنك مختلف بالفعل عن غيرك، تثبتها للعميل فيصدق ما تقوله، وينطبع هذا الأمر في ذهنه.

عليك أن تكتشف شيئا تفعله لكي تختلف شركتك بقوة عن غيرها، ثم تلتزم بهذا الشيء بشدة، حتى ينعكس هذا الاختلاف بوضوح تام في أذهان العملاء.

المشكلة الكبرى في التسويق لشركتك تكمن في أذهان العملاء المحتملين، فهم ينظرون إليك على أنك مثل غيرك، تبيع ما يبيعونه، ولهذا تجدهم يلجئون للمقياس والمعيار الوحيد الذين يعرفونه جيدا للحكم عليك: السعر.

يعرف كل من بدأ نشاطه التجاري معتمدا على مبدأ تقديم السعر الأرخص – فقط – أنه طريق يخسر كل من يسير فيه. الحل الأفضل هو أن تبحث عن شيء فريد يميزك عن غيرك، لا تقول الجودة العالية أو الخدمة الراقية أو السعر الأفضل، فكل هذه أصبحت في عالم اليوم من الأساسيات التي لا داعي لتكرار أهميتها، فالكل يجب عليه تقديمها بشكل ضمني مفترض.

رسالتك التسويقية
يجب أن تستقر على تقديم شيء يميزك عن غيرك، بشكل يسهل فهمه وإدراكه من الجميع، ثم بعدها تعمل على توصيل هذا المعنى بشكل قوي. لتحقيق ذلك عليك أن تفعل التالي:

• اكتشف واحتل والتزم بموقع فريد لك في السوق
• اكتب هدفك من تسويقك لشركتك
• حول هدفك التسويقي إلى شعار
• اكتب جملة تسويقية تختصر كل ما سبق وتستعملها في جميع جهودك التسويقية

لكن لا تكن مختلفا متميزا عن غيرك فقط حبا في الاختلاف ذاته، لا، إذ يجب على السوق المستهدف أن يكن التقدير والاحترام للمجال الذي ستختلف فيه. إنك لن تجد أبدا اسم شركة ابل Apple على أي منتج رخيص الثمن، ولن تجده كذلك على منتج قبيح الشكل، ولن تجده على منتج صعب الاستعمال.

من ضمن الوسائل التي يلجأ لهم المؤلف لصنع فرق فريد، هو عبر تقديم ضمان مبهر للمنتج المباع، ضمان يؤلمك حين تفكر فيه، ضمان لا يقدمه غيرك من المنافسين، مثل جرب خدمتنا لمدة 90 يوما، بعدها إذا لم تكن راضيا عنا، أعدنا لك ضعف ما أنفقته معنا. أو تقديم منتج فريد جديد معاصر يصبح مرتبطا باسمك بعدها في السوق، أو مثل تقديم منتج ومعه خدمة إضافية تزيد من استفادة العميل منه.

لاحظ مقاول أن أكثر جانب ينال الثناء من عملائه في الخدمة التي يقدمها، هو أن عماله ينظفون المكان الذي عملوا فيه قبل أن يغادروه، حتى أن العميل لا يحتاج للتنظيف من بعدهم. بعد هذا الاكتشاف، ركز المقاول على التسويق لنفسه على أنه أكثر مقاول على وجه الأرض يملك ويقدم خدمات التنظيف!

في بعض الأحيان ستجد عملائك يساعدونك بأن يختاروا هم شيئا تميزت أنت فيه، ويطلقون أسماء عليك، مثل السريع أو الموثوق أو من عنده الناقص من السوق. إن لم يفعل عملاؤك ذلك.

وجه لعملائك عددا من الأسئلة التي تدور حولك وحول ما تقدمه من خدمات وتبيعه من منتجات، ليساعدوك على معرفة انطباعاتهم عنك، وأي مجال أنت متميز فيه، حتى تأخذه وتركز عليه في التسويق لك، وفي الاختلاف عن غيرك. بعد قصد العملاء للبحث عن المجال الذي تختلف فيه، عليك بالبحث بين المنافسين عن شيء غفلوا هم عنه، فتتقدم أنت وتسد الفراغ وتبني رسالتك التسويقية عليه.

نافس وتنافس
لا يعرف الكثيرون أن من ضمن أسباب إنشاء شركة ابل الأمريكية هو للقضاء على شركة مايكروسوفت، ولهذا السبب تجدهم يجتهدون ويعملون بقوة لتحقيق هدفهم هذا، بشكل شريف وأخلاقي ومقبول. طبيعة النفس البشرية تقول أنها – النفس – تُخرج أفضل ما بداخلها إذا وجدت لها منافسا / منافسين، ولهذا عليك أن تبحث لشركتك عن منافس تتنافس ضده، فيساعدك على أن تكتشف قدراتك الكامنة غير المستغلة.

شعارك الناطق

ما الذي تفعله لتحصل على دخلك؟ إجابة هذا السؤال يجب أن تكون شعارك الناطق. لكن قبل أن تجيب أنت، استمع لإجابات سوقك وعملائك، والأهم عملائك المحتملين، الذين لم يتحولوا فعليين بعد. ’أنا خبير إصلاح كمبيوتر‘أو ’أنا أعمل في مجال الدعاية‘ ستجلب لك ردا مثل ’ومن يهمه ذلك‘ أو أسوأ. يجب على شعارك الناطق أن يتكون من جزئين، الأول يحدد بوضوح شريحة السوق الذي تستهدفه، والثاني يحدد المشكلة التي تعالجها. دعنا نعرض أمثلة:

• أنا أساعدك المقاولين للحصول على مستحقاتهم بسرعة
• أنا أرشد المحاسبين لكيفية الحصول على 3 أضعاف دخلهم التقليدي
• أنا أوضح للمتزوجين حديثا كيف يمكنهم الادخار والتقاعد أثرياء
• أنا أجعل فقدان الوزن أمرا سهلا للغاية
• أنا أساعد الشركات الناشئة على تقليل الضرائب التي يمكن أن تدفعها

وأنت تقرأ هذه الشعارات، ألم تشعر أنك تريد أن تسأل من يقولها بعض الأسئلة، وتريده أن يتحدث معك ويخبرك المزيد عن بضاعته؟ إذا نجح شعارك التسويقي في إثارة هذه الأسئلة في أذهان عملائك المحتملين، فأنت قطعت شوطا طويلا لكسب هذا العميل، بل ربما ساعدك هذا الشعار وحده في كسب المزيد من العملاء دون جهد إضافي منك.

الآن، وبعدما تستقر على شعار ناطق مبهر، عليك أن تستقر كذلك على إجابات مبهرة للأسئلة التي ستجد من يقرؤون شعارك يرددونها، وهنا حيث يجب أن توضح كيف تتميز وتتفرد وتختلف عن غيرك.

لفترة ما بعد التقاعد. ويدين الكثيرون منهم سنوات شبابهم التي لم تتح لهم الفرصة للتفكير في الوقت

الذي سيتوقفون فيه عن تلقي الراتب. إذا كنت مثلهم تواجه نفس المشكلة لأنك تعجز عن تشجيع نفسك على التضحية على المدى القصير فإليك الحل:

تخيل مستقبلك الافتراضي اليوم. يمكِّنك الخيال من ربط مستقبلك بعملية صنع القرارالذي عليك اتخاذه في الحاضر، وهذه الزيارة للمستقبل ستغيِّر ميولك لخيارات محددة.

تذكر مثلاً زيارة قمت بها مؤخرًا إلى أحد المعارف، والذي يعيش الآن على الضمان الاجتماعي ويعاني من هذا الوضع، فكر بأنك ستكون مكانه يومًا ما! قم بزيارة مستقبلك:

تذوق الطعام الذي ستتناوله واجلس على الأثاث الذي سيكون في بيتك وقُد السيارة التي ستمتلكها. قد تغيِّر هذه التجربة حياتك إلى الأبد.

أما بعد .

في عصر الصراعات المستمره لجني الأموال من وراء المواقع وعدم الاهتمام بلموقع غير الفتره الاولي فقط لتخفض ترتيب اليكسا وتحصل علي بيج رانك ثم !

تبدأ عمليه التدهور وعروض الاعلانات وعدم الاهتمام بلموقع ولا بلزائر فقط يصبح الشغل الشاغل جني المال من وراء الموقع !

لا اقول لك ما تجبي أموال ولكني أقول لك اجني اموال واموال طائله ايضاً وأنا اتمني لكـ ذلك لكن كيف تجني أموال وموقعك لا يقدم اي فائده = انك لن تحصل علي اي زائر

يذيد من دخلك في هذه الاعلانات !

عزيزي مالك الموقع نجاح الموقع ليس بصعب لكن الصعوبة في البقاء دائما علي القمة .

أول الخطوات عليك تقديم محتوي مخصص في تخصص موقعك فقط إجعل موقعك مخصص في شئ معين ودعك من المنتديات وهذه الاشياء فقد حان موعد انقراض عالم المنتديات

تكلمت في توينه سابقه وهي : هل تريد نجاح موقعك فعلاً ؟؟ اذا هنا الحل . : وتكلمت بها عن نجاح الموقع وأنه يجب أن تحول المواقع الي اكثر اجتماعيه .

عزيزي مالك الموقع أول الخطوات هيئ موقعك جيداً لتربح وتكسب أولاً زائر موقعك أشبعه بلمحتوي الذي يبحث عنه دع نفسك تحتل مكانه رقم 1 في راس الزائر

أشبعه دائماً ولا تزعجه بلأاعلانات المزعجه والفتحات الاجباريه المشلة للمتصفحات ولرأس الزائر

هناك أفضل طرق الربح إذا اتبعت الشروط الا وهي جوجل ادسنس أنا نفسي لآ افضل طرق إعلانات غيرها وإن كان بنر خفيف لأي موقعك وغير مشتت لزائر ولا توبخ مظهر موقعك بلإعلانات

وتتجاهل الزائر الذي هو في الاساس سبب صعود موقعك وحصوله علي اعلانات

المقصود من كلامي هوا .. ربح الزائر أولاً .

واشباع موقعك بلمحتوي المفيد الذي يجعلك تربح الزائر

إجعل زائرك يشاركك الاراء واثراء موقعك بلمحتوي الذي كان يبحث هوا عنده اشبعه احساس بأنه هوا مالك الموقع

إجعل موقعك خفيف التصفح مظهره جميل وجذاب اسم موقعك سهل الحفظ ويدل علي محتواه

التدوينه القادمه ان شاء الله سوف تكون عن السكربت الافضل والمناسب للمواقع والذي سوف يتحول اليه جميع المواقع عاجلاً أم أجلاً ان شاء الله

وشروح تهيئته لمحركات البحث وسرعه أرشفته .

تدوينتي اليوم عن الخمول الذّي أصاب المواقع العربية كلياً واصبحت في تراجع تام وأصحبت مجهوره من ألأعضاء والزوار وكل شئ ؟؟

هل فكرت أنت كصاحب موقع أو منتدي لماذا أصاب الهجران والخراب منتداك أو موقعك ؟

بلتاكيد سالت نفسك مراراً وتكراراً لماذا تراجع موقعك الي هذه الدرجه بعدما كان ممتلئ لزوار بعدما كنت توفر كل شئ لكل زائر قبل العضو

كنت تعمل بجهد شامل في موقعك وفي الاخير أصبح موقعك مهجور وأنت تظن نفسك فعلت كل الثواب اتجاه موقعك ..

إسمحلي أن أوقفك هنا عزيزي صاحب الموقع وأقول لكـ شئ بسيط جداً

أنت وفرت للزائر ما يحتاجه من برامج وغيره ولكن لم تتجه إلي الاسلوب الذّي اتجه إليه نسبه حوالي 90% من زوار الانترنت

وهوا الأسلوب بل النظام ألإجتماعي أصبح العالم جميعاً ألأن في المواقع الالكترونيه يشاركون بعض المقالات والمواضيع الهادفه

وايضاً المسليه ويتلفون الاخبار ومقاطع الفيديو والصور وكل ذاك وقد طورت المواقع الاجتماعيه نفسها مراراً وتكراراً لتكون الشئ الاول في تفكير الزائر أول المتصفح عندما يفتح الأنترنت

طيب ممكن راح تقولي .. أنا أوفر لدّي قسم كامل للأخبار .. وقسم كامل لتسالي وألعاب الأعضاء وغيره وغيره .. راح أقولك ليس بكافي ..

فانت توفر كل ذالك ولكن ليس بلوجه الصحيح هناك الكثير من المتصفحين إذا سألتهم يوماً هل تعرف المنتدي يقول لكـ لآ ماذا يعني منتدي فقد أصبحت المنتدي اشياء فقط

علقت بلذاكره حتي أكبر المنتديات العربية اصابها ذالك الخمول وذلك لأنها تبقي علي نفس الحال لم تفكر في تطوير ولا تنميه نفسها

تبقي كما هي لا تفكر بطرح أفكار جديدهّ تجلب الزائر وتبقيه بلموقع بمجرّد مروره علي هذا الموقع مره واحدّه

طيب راح تقولي وماذا علي أن أفعل ؟؟

راح أقولكـ شئ جميل جداً ,, ضع نفسك مكان الزائر

هل سوف تتركت مكاناً مثل الفيس بوك سهل في التعامل يصلك كل جديد امامك علي حائك بدون عناء البحث وإن بحثت عن شئ تجدّه بكل سهوله .؟

ما أقولك إقلب موقعك فيس بوك ولا شئ لا تفهمني خطأ

فهناك مواقع عربية حقاً لا تستحق البقاء علي شبكة ألأنترنت وعاجلاً أم اجلاً سوف تأتي نهايتها لأنها عديمه الفائده ..

طيب ماذا علي أن أفعل اذاً ..

أقولك ,, اكتب بجوجل أسم اي برنامج سوف تجد ملايين الصفحات أمامك تحمل إسم البرنامج الذّي تبحث عنه ولكني أراهنك إن وجدّت 10 مواقع بها روابط صحيحة

عزيزّي مالك الموقع العربي أكثر أصحاب المواقع فتحوا مواقعهم فقط لكي يقومو بنشر أي شئ فقط لمجرد الحصول علي الزائر فقط لكي عندما يفتح الزائر موقعه

يجد أمامه عشرات الفتحات الأجبارية المزعجه وملايين البنرات المشتته للفكر وكل ذلك لجني المال فقط ..

طيب أخوي أنت ما تبيني اربح من موقع ,, بلا انا اريدك أن تربح ولكن تربح ثقه متصفح موقعك أولا

هل في ذلك صعوبه ؟؟ بلتأكيد لا

أنا اكتب تدوينتي هذه بعد عدّه مناقشات كبيره وكثيره دارت ما بيني وبين أصحاب مواقع كثيره وكبيره أيضاً وبين أعضاء كثيرين في عدّه مواقع

طرحت مواضيع في المواقع بعنوان ,, المنتديات والمحتوي العربي ..؟

وحصلت بنسبه 99% أن الموقع لم ينجح الا ان اتجه الي اسلوب اجتماعي أكثر بمعني توفير كل شئ في موقعك كل شئ تتمني أن تجدّه لنفسك وفره لمتصفح موقعك

إجعل شكل موقعك أنيق يليق بك قبل الزائر شارك اعضائك وزوارك الاراء لا تقفل دع المشاركات مفتوحه وقبل ذّلك لا تعتمد علي اقسام ألأغاني والمحرمات بموقعك

دع الفرصه لأعضائك أن يشاركوك كل الاراء اقترح عليهم ماذا يبون بلموقع وفر لهم كل شئ إجعل لهم الموقع عالمهم الخاص دع موقعم يغنيهم عن المواقع الإجتماعيه و غيرها

لأنه اذا توفر بموقعك كل شئ لن يتجه الزائر ولا العضو إلي مكان أخر أفتح المجال لكل شئ طور موقعك مراراً لا تجعل موقعك يخلوا من شئ

افتح تعليقات مواقع التواصل إلاجتماعي داخل مواضيع ومشاركات منتداك سهل علي زائرك كل شئ دعه يري موقعك المرتبه الاولي عنده من كل المواقع التي يتصفحها

أكتفي بهذه الكلمات ولكن لن أبخل عليكم وعن تجارب كثيره اخوضها في الانترنت وبفضل الله تحظي بلنجاح دائما

كل يوم سوف أطرح تدوينه بها نصائح وتجارب وأفكار لنمو مواقعكم فكم من نفسي أن ارتقي بلمواقع والمحتوي العربي إلي أعلي الدرجات

أخوكم في الله : طارق الشويحي , مدهش