ماذا نعني بإدارة الوقت ؟

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف. والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.

إذاً المطلوب منك قبل أن تبدأ في تنفيذ هذا الملف، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك وبعدها تأتي مسئلة تنظيم الوقت. أمور تساعدك على تنظيم وقتك هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أو أفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.

• وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.

• لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.

• بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.

• الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.

• يجب أن تعود نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيد لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.

• اقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك.

• استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.

• تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.

• الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.

• ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.

• اعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك. معوقات تنظيم الوقت. المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

• عدم وجود أهداف أو خطط.

• التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.

• النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.

• مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور.

• عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.

• سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك. خطوات تنظيم الوقت. هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.

• فكر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

• أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أم، وقد تكون أخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظف أو عامل او مدير، فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.

• حدد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.

• نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.

• نفذ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولك لم ينفذ بشكل كامل.

• في نهاية الأسبوع قيم نفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها. ملاحظة:

التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك. كيف تستغل وقتك بفعالية؟ هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاول تنفيذها:

• حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.

• تفائل وكن إيجابياً.

• لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.

• حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.

• أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.

• ضع مفكرة صغيرة وقلما في جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.

• خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.

• ركز على عملك وانتهي منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.

• توقف عن أي نشاط غير منتج.

• أنصت جيداً لكل نقاش حتى تفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.

• رتب نفسك وكل شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.

• قلل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك.

• أسأل نفسك دائماً ما الذي أستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.

• أحمل معك كتيبات صغيرة في سيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند اوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقات أنتظار مواعيد المستشفيات، أو الأنتهاء من معاملات.

• أتصل لتتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافي.

• تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كل ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو احفظها في مكان واضح ومنظم.

• أقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يومياً.

• لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.

• لا تجعل من الجداول قيد يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.

• في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات.

تذكر أن

·   الواجبات دائما أكثر من الأوقات .

·   أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا أو 168 ساعة أسبوعيا .

تحليل

لقد قمنا بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطنا الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتنا عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الآتية :

·   اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الأنشطة نقوم بها لمجرد أننانحبها فقط لا أنها ضرورية .

·   اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

·   اختبار الكفاءة : هل انا أؤدي العمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة وأجعلها فى متناول يدك .

قال عمر بن الخطاب حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا . وزنوا أعمالكم قبل أن توزن عليكم )

لقد كنت واقعيا حين وضعت أهدافي فى حدود إمكاناتي وقدراتي وقسمتها الى أهداف .

1- خطة سنوية لأهداف العام كله .

2- خطة شهرية قسمت الأهداف على مدى 12 شهرا .

3- خطة أسبوعية قسمت أهداف الشهر على مدى 4 أسابيع .

انتبه : إن المهام المفتوحة لن تنتهى أبدا . لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمة .

قاعدة 80 / 20

إن 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الأهداف المنشودة . ولكن أحذر العمل يتمدد كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله .

بمعنى أنك من الممكن أن تقضى شهرا كاملا فى إنجاز عمل لا يحتاج لأكثر من أسبوع .

إن الفوضى في مكان عملك من أكبر مضيعات الوقت .  فبادر باتخاذ هذه الإجراءات فورا :

-   حافظ على تنظيم جيد للحجرة

-   لا تضع على مكتبك إلا ما ستحتاجه حالا

-   تأكد من ترتيب الكتب والأدوات بشكل منظم على المكتب

-   سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.

ها قد وضعنا أرجلنا على أول طريق الإستفادة من الوقت

-   المهم أن تبدأ وتذكر أن:

لا شئ يغرى بالإنتهاء قدر الإبتداء  فالعمل الذى لم يبدأ بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز إلى محاولة إنجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها وأكلها

-   لذلك إذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها

-أضف إلى يومك وقتا جديدا عن طريق إستخدام الأوقات الضائعة مثل:

-أوقات المواصلات         – أوقات الإنتظار   -الأوقات البينية (بين النشاطات)

التسويف

-  إنه محبوب رغم أنه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

-   يخرج خطتك عن مسارها

-   يحرمك من النجاح

التسويف

-  هو أن تقوم بمهمة  ذات لأولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية

- أن تتصفح كتابك أو تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من أن تذاكر موضوعا صعبا للإمتحان

- أن تشاهد التلفاز بينما كان عليك إنجاز إحدى أصعب نشاطاتك

-   أن تتناول كوبا آخر من الشاي بينما كان عليك أن تعود فورا لعملك أو مذاكرتك

-   إذا لماذا نسوف ؟

1- الكسل

2- الأعمال الغير محببة

3 – الخوف من المجهول  (كل مهمة إذا لم تبدأ تعتبر مجهولة)

4 – انتظار الإبداع وساعة الصفاء

5- التردد

6- الأعمال الصعبة الكبيرة   ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضي على التسويف؟

1- ضع وقتا للإنتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة  ، بل علقه على الحائط أمامك

2- خذ على نفسك عهدا ألا تسوف أبدا

3- شجع نفسك وأعطها مكافأة.

4- لا تتردد وابدأ العمل الأن

5- ابدأ في العمل ولا تنتظر الإيحاء فلربما لا يأتيك أبدا

التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت   =  إدارة ناجحة وفعالة للوقت

أمي: تفكر بإيش يا ابنى ؟

أنا : حاسس بزحمة في راسي! أفكار وأشغال، مدري أبدأ بمين وأترك مين؟! وكأن هالأفكار سيارات محتجزة في زحمة مرور! وأنا الشرطي المبتلش فيها!!! 

ليتني أقدر أسوي إشارة مرور تنظم حركة هذي الأفكار..

إيش ؟!

 إشارة مرور!!!

شكراً شكراً يا ماما.. لقيت الحل  .. الحمد لله..

نعم إشارة مرور..  هي بالضبط هي ما أحتاجه!

فما كان من أمي إلا أن خرجت مبتسمة وهي تدعو لي بالتوفيق والعون..

اشارة المرور عادة مكونة من ثلاث إضاءات لونية هي: الأحمر، الأصفر. الأخضر

 ماذا لو طبقناها على الأفكار لتكون بالشكل التالي

الأحمر: لكل الأفكار غير المستعجلة، والتي يفترض أن لا تشغل حيزاً من وقتي وتفكيري حالياً..

الأصفر: للأفكار الهامة التي لا زالت توجد فسحة  من الوقت لتنفيذها..

الأخصر: للأفكار الهامة المستعجلة التي يجب أن تكون لها الأولوية للتنفيذ خلال اليوم..

نتيجة تجربتي لإشارة المرور

خطرت فكرة الإشارة ببالي منذ عام، ولقد كانت تجربة تنقيذها تجربة شيقة وناجحة بشكل كبير، ويكفي ما قدمه لي اللون الأحمر من خدمة جليلة، حيث قام مشكوراً بمنع العديد من الأفكار – الغير مستعجلة – من التشويش علي.

إضافة لاطمئناني بأنني لن أنسى بعض الواجبات التي أخشى أن تضيع في ظل الزحام الشديد. كما أن اللون الأخضر ساهم بشكل فعال في التركيز على الأعمال الهامة المستعجلة.

آلية تطبيق الفكرة

في العام الماضي استخدمت ثلاث أوراق، لكل ورقة لون، وهي: الأحمر + الأصفر + الأخضر، ووضعت اللون الأحمر على لوح صغير مخصص للأعمال، وفوق هذه الورقة قمت بوضع الورقة الصفراء، ومن ثم الخضراء.

وراعيت ظهور جزء بسيط من اللون الأصفر والأحمر أسفل الورقة الخضراء، بحيث أتذكر وجود أعمال أخرى تنتظرني فلا أتراخى وأتكاسل في تنفيذ أهداف اليوم، وفي الوقت ذاته لم أظهر أي عمل من أعمال الفترة القادمة في هذا الجزء الصغير الظاهر حتى لا أشوش على تفكيري في يومي الحالي.

غير أنني في هذه المرة سأجري تطويراً للفكرة بإذن الله، حيث سأستخدم برنامج تنظيم الأعمال الموجود في جهاز اللابتوب الخاص بي..

 وحتى تقوم هذه الإشارة بدورها بفاعلية، لابد من برمجتها بالشكل التالي:

- نبدأ أولاً بكتابة جميع المهام المطلوبة في ورقة خارجية، ونقسم كل هدف لمهام جزئية  نوزعها على أوراق بألوان الإشارة حسب الأهمية والزمن المتاح..

- مراعاة جودة التخطيط، فالفشل في التخطيط، يعني التخطيط للفشل.

- الواقعية، فليس من الواقعية تحميل اليوم بما يفوق طاقة الإنسان، لكل إنسان طاقته وطبيعته، لذا حمل يومك بقسط معقول من العمل بحيث تتمكن من إنجازه..

- لا تستخدم هذه الإشارة بشكل يومي! فقط إلجأ لها عندما تفقد السيطرة نتيجة تراكم الأعباء.

- النجاح في تفعيل هذه الفكرة يعني أن النفس تستحق مكافأة، وسيكون مثيراً تحديد هذه المكافأة مبكراً.