بعض المؤسسات يكون العمل بها ليس فى المكاتب فقط فيكون بها عدد من الموظفين عن بعد. والتواصل فى هذه الحالة بين المدراء والموظفين يكون بشكل مختلف عن المعتاد بمعنى ؛ داخل المكتب من السهل أن يتابع كل مدير الموظفين بنظرات الأعين أو بلمحات بسيطة او حتى التوجيهات المباشرة، لكن الموظفين عن بعد هذا غير موجود

لذا سأسرد لكم مجموعة من الملاحظات والنقاط الهامة التى يجب أن يراعيها كل مؤسس عمل لديه موظفين أو متعاقدين خارج المكتب ، والتى تساعد أيضا على تحسين عجلة الانتاج.

1- اكتب كل شىء

للتخاطب مع فئة الموظفين هذه (عن بعد) يجب أن تكون دقيق وواضح. ولتحقيق هذا الغرض يجب عليك كتابة كل ملحوظة . وتأكد دائما من كتابة أى تساؤل وكيف سيكون الحوار وإذا ما جد شىء فى الموضوع أو المشروع واقترح الحلول والاجابات .” راى جرانجر”.

تحلى بالرؤية الكافية لتتمكن من رؤية أوجه الحوار داخل مجموعتك وتعطيك ايضا الشفافية والمسؤلية اللازمة.

ولاتنسى ان تكون مرن بمعنى لا تتمسك بأسلوب واحد فى الحوار. فكما قالت من قبل الباحثة “دونا ويلس” من الجيد فى بعض الأوقات أن تغير اتجاهات التخاطب وطرقه.

فمثلا لو انت تتحدث عبر الهاتف من الممكن أن يكون التحاور المرئى أكثر إفادة من قراءة خطة مكتوبة على الورق. وسوف تلحظ بنفسك النتيجة والفرق بين كلا الأسلوبين.

2- كن متاحاً

سوء الفهم عقبة تزداد فجوتها كلما زادت المسافات بين المدير وموظفيه فما بالك بموظفين على بعد آلاف الأميال من مديرهم ؟؟ فعليك أن تكون متاحاً لأكبر قدر ممكن وأن تساندهم دائما وتتبع سياسة مشجعة لتتغلب على أى مشكلة قد تواجه أحدهم أو أى معضلة ما تستجد فى العمل.

هذا بدوره سيقلص نسبة سوء الفهم التى من الممكن أن تحدث وستخلق جو من الألفة بين الموظفين بسياسة الشركة وكيفية إدارة العمل بها. سيؤتى هذا المبدأ نتائجة بصورة جيد جدا لو فقط اقتنع به واتبعه المدراء.

مهارات الاستماع هى مفتاح. فشىء بسيط مثل سؤال أحد الموظفين” هل فهمت هذا الأمر ؟” مثل هذا السؤال البسيط لا تتخيل مدى تأثيره. مثل هذه التلميحات البسيطة والأسئلة الموجهة تكون أبلغ تأثير من المحادثات المباشرة .

3- احتفظ بكل شىء فى مكانه

العمل من المنزل عامة يتطلب العديد من المحادثات والمشاورات ، المستندات والمهام والأهم هو التخاطب مع عدد مختلف من الناس. كما يقول”راى جرانجر” .ويستمر قائلا: فالإيميل وحده لا يكفى كوسيلة تخاطب . فلهؤلاء المحترفون الذين يعملون من المنازل ، يتطلب منهم الأمر نظم متعددة ليتواصلوا مع كل هذه الأبعاد .

التخاطب الجيد يستند إلى وجود كمية كافية من المعلومات.  كل تفصيل “مستدات ،ملفات و مهام” فى مكان واحد و وضوح المتطلبات والتوقعات للأفراد والمجموعات . والتى بدورها تؤدى إلى نتائج أفضل وأداء مميز “هذا كله استنادا إلى أقوال الباحث جرانجر”.

استعمال التطبيقات هى الوسيلة الوحيدة التى تمكنك من حفظ كل شىء فى مكان واحد. كما هو فى مستندات جوجل Google Docs، والتى تمكن كافة أطراف المحاورين من الدخول إلى تلك التطبيقات ومعرفة ومناقشة المواد معا. دونا ويليس تنصح بإستخدام تلك التطبيقات لتتمكن من حفظ محادثاتك لتكون متاحة إذا ما احتجت إليها فى أى وقت لاحق أو حتى لمراجعتها فى وقت الفراغ بين الاجتماعات.

فيقول جرانجر: / سحابة التطبيقات هذه تعطيك أسبقية الرؤية والإدارة ، فهى تساعد فى عدم تكرار الأفراد مهامهم فى العمل .

4- وسائل مساعدة

الرسائل الالكترونية والرسائل النصية وكذلك الشات تبدو فى أغلب الأحيان مفيدة جدا فى التواصل والتخاطب مع موظفيك عن بعد. ولكن لا تردد أبدا فى استخدام التليفون أو حتى التحدث عبر شبكة الانترنت فى أحد البرامج المحادثية المجانية .

بعض الأحيان لا يكون هذا كافيا. تقول ويليس “نحن لا نتردد فى دفع مبالغ على شراء تذاكر طيران عندما يتطلب الأمر السفر ، فعند اتخاذك قرار معين بناء على حدس ما أو مفاوضات عامة ، أو حتى إذا كان فريق العمل لديك قد استلموا مشروع جديد لأول مرة ، فعليك أن تجمع كل هؤلاء الأشخاص فى نفس المكان ليتمكنوا من عرض وجهات النظر ومناقشة الأفكار والتحاور المباشر فيما بينهم؛ كل هذا بدوره يحسن من انتاجية العمل “.

وبهذه الطريقة يرحل كل فرد من المجموعة وقد كون فكرة عامة عن المهام المطلوبة منه ووصل إلى صورة مبدئية للمشروع ككل.

5- كن شاملاً

بالرغم من اختيار بعض الناس للعمل المنعزل أو من بيوتهم فهذا لا يمنع كونهم منتجين أو قادرين على ادارة عملهم بنجاح. ولكن عليك أن تحرص على أن يشعر كل موظفيك هؤلاء أنهم أفراد مؤثرين ومنتجين من فريق عملك.

فأحد الطرق المثلى لتكون شاملاً بالمعنى الحرفى للكلمة هو أن تتجنب محادثة أحد موظفيك بمفرده ولكن احرص على مخاطبتهم فى مكالمات جماعية ، واحتفظ بكل الملاحظات وحاول أن تعين مهام لفريق مختلط يجمع بين كلا من موظفين من المكتب وممن خارجه.