ثمة لحظات تصلح اختباراً لتعرف إلى أي مدى مكتبك منظماً وهي:
دعوات المدير التي يطلب فيها جزءاً من المعلومات من مشروع أُنجز من سنة خَلت (كم من الوقت يلزمك لإيجاده؟).
لقد رُقيّت وينبغي أن تُسلّم مصنّفاتك إلى السيد أو السيدة التي ستخلفك (كم سيفزعك التسليم؟).
● يجب أن تجد رقم هاتف. وقطعة من الورق أو مصنّفاً (كم من الوقت يستغرق ذلك؟) بالنسبة إلى بعض الناس يحتاج الأمر إلى ثلاث دقائق لإعداد معلومات المشروع:
إنّ الكف عن مثل ذلك ليس مفزعاً على الإطلاق، ووضع أرقام الهاتف والمصنفات، الخ لا يستغرق إلا وقتاً قليلاً جداً. ومن بعدها نرتاح.
لما كانت الحالة مسألة إدارة (وحياة) لا يوجد حجم واحد يناسب كل وصف لتنظيم المرء لنفسه. عدم الانتظام مسألة فردية للغاية يرى. بعضنا على سبيل المثال بأن الفوضى لها فوائدها. يقول مارغوت هونغ، وهو مسؤول نقابي محترف يقدم حلولاً تنظيمية استراتيجية في بروكلين وماساتشوسيتس: “بعض الناس يستخدم الفوضى كسلاح ضد أن تكون مكشوفاً للعالم”.
وآخرون يحبون أن يكونوا منتظمين ولكنهم لا يعرفون كيف. وآخرون يرفضون أن يعترفوا أن المسألة تحتاج إلى وقت وعمل حتى تنتظم – وتحتاج إلى وقت أكبر وعمل أكبر كي يكونوا غير منتظمين – والحق أن عدم الانتظام يبتلع وقت العمل والإنتاجية. ووفقاً لدراسة أعدت من قبل شركة أكاونتيمبس، وهي شركة للاستخدام المؤقت، كان المديرون يمضون نحو خمسة أسابيع في السنة في البحث عن المفردات الضائعة.
يقول هوينغ وخبراء آخرون: لا يهم أي شبكة تنظيمية تستخدم طالما أنها تعمل من أجلك. كيف تفكر ما إذا كان النظام سيعمل جيداً أم لا. إذا كنت تتمتع بالعمل على جهاز الكومبيوتر وتحب كل شيء إلكترونياً، استخدم منظماً إلكترونياً. وإذا كنت وسط ضجيج الحاسوب الشخصي PC الشديد وتحب المعلومات التي تستطيع أن تلتقطها فإن نظاماً ورقياً من المحتمل أن يجعلك سعيداً أكثر.
دور عدم الرأفة
علاوة على ذلك، أن تكون منظّماً هو مسألة مهمة لإدارة الوقت، والورق، والمدى والفراغ. أفضل طريقة لإدارة الخلل أن تزيل من دون رحمة ما لا تريده أن يكون حولك. تقترح ستيفاني دينتون، مُنظِّمة محترفة في كينكيناتي، وهي أيضاً عضوة في هيئة الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين، تطبيق قاعدة أساسية: كلما قلَّ ما عندك قلَّ لديك من تعاشر. إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع أن تتابع، تصوّر المدير التنفيذي الرفيع دينتونت كلينت حين ملأ سلاّت كبيرة متعددة بأوراق لم يعد بحاجّة إليها.
من المساعد أن تفكر في المنظمة – الذاتية كنوع من مكتب علم الصحة، شيء ما ينبغي أن تقوم به بشكل منتظم مثل تنظيف أسنانك. تقول فيليشيا راند، مديرة رفيعة المستوى في أنظمة المعلومات في وكالة للعناية الصحية غير ربحية: «التنظيم هو شيء ما ينبغي أن تقوم به كل يوم». إذا كان تخصيص أوقات من أجل جعل الأشياء مستقيمة يبدو مثل أولوية منخفضة المستوى فإن راند تقترح أن تحافظ على مسلك مقدار الوقت الذي تفقده باحثاً عن معلومات تعرف أنك تملكها (في مكان ما) – أو عدد المرات التي تبعد فيها زميلة لأنك لا تستطيع أن تجد قطعة من الورق تحتاجها كي تقوم بعملها.
نظراً لأن تدبير الفوضى يستغرق وقتاً، تقترح راند وآخرون بعض الوسائل الأساسية لإيجاد الوقت كي تنتظم. خذ خمس دقائق قبل كل ساعة كي ترتّب الأمور. ضع عداد السرعة على الكومبيوتر كي يذكّرك. أو تأكّد من أن تخصّص الوقت في نهاية كل جلسة عمل حول مشروع أو مهمة لتضع الأشياء في موضعها وتتابع ما يحتمل. أو عيّن وقتاً عند بداية أو نهاية كل يوم كي تجعل الأمور منتظمة (هذا الاقتراح الأخير يعتمد على ثقة أساسية لحياة المؤسسة: الوقت الصعب لتحقيق عملك هو أثناء النهار، عندما يكون كل واحد آخر في مكتبه أيضاً).
بديل «للإدارة التراكمية»
ثمة أيضاً بعض الوسائل «إدارة مدى» سوف تساعدك في قيادتك كي تكون أكثر انتظاماً، فإذا انضممت إلى ما يعرف بإدارة التراكم – كل شيء في قمة مكتبك هو في سلسلة من الركائز، كل واحدة منها لها معنى تعود إليه- ينبغي أن يكون مكتبك طويلاً أكثر مما هو عميق. المكتب العميق يساعدك على أن تضع دعامات، ويعطيك الكثير من السعة كي تحفظ ملفّات أكثر. المكتب الضيق يشجعك على أن تحفظ المواد الضرورية – والمواد الضرورية فقط – في متناول اليد. ويوصي دينتون بالمكتب على شكل حرف L أو على شكل U لأنه يعطيك مساحات نوعية تستطيع من خلالها أن تقوم بأعمال متنوعة.
يقول دينتون “كثير من الناس يعتقدون أن الركائز تعيقهم عما يحتاجون القيام به، ولكنها ليست كذلك. إنها تصرفك فحسب عما تحتاج القيام به”.
يذهب خبراء التنظيم بعيداً جداً في القول إن أولئك الذين يتاجرون بمنتجات بملايين الدولارات ويشرفون على كثير من الناس، وعلى مؤسسات مهمة، لا يعرفون ما هو دور المكتب. يقولون لنا إن المكتب هو مكان عمل. إنه يحمل أدوات عملنا – الهاتف، والأقلام، والكومبيوتر، والمفكرة في صندوق أو خارجه، وربما تعليق مصنف من المواد التي تتطلب عملنا أو عمل الآخرين – وكل ما نقوم به من عمل في الوقت الحالي. المكتب “ليس مكاناً للتخزين غير المنتظم” واستخدامه هو ضمان لعدم إضاعة الأشياء.
منظمة لأعضاء فريق.. وأناس آخرون
الاختبار الصحيح لمدير منظمة ما هو السهولة التي يتعامل (أو تتعامل) بها مع الآخرين. من أجل ذلك تصرّ راند كثيراً على أن المديرين والاختصاصيين يعتمدون على المفكّرة المعتادة التي تدع الناس يرون متى يكون الزملاء وأعضاء الفريق مشغولين وتسهل تنظيم اللقاءات. الإعلان عن أين يكون المرء في العالم يعطي بالطبع معنى جديداً لعبارة «إدارة الكتاب المفتوح»، ولكن الإنتاجية تبدو ذات مشاركة ضئيلة مع الخصوصية. وتعتقد راند أن المفكرات الخطية تقطع مقدار الوقت الذي تنفقه وهي تجدول الأشياء بنسبة 75% وهي تضع جانباً فترتين موجزتين كل أسبوع كي تنقل كل المتغيرات ما بين مفكرتها الشخصية ومفكرتها على الخط.
نمط نظام المفكرة الذي تستخدمه – مُنظم إلكتروني، رنان يومي، فيلوفاكس، مخطط فرانكلين – أقل أهمية من استخدامه باستمرار. ينبغي أن يكون مستودع المدير العصري لكل شيء.
يقول كلاتر باغز الذي اكتشف ألعاب «لصق الملاحظات» بكل أشكالها المتنوعة وألوانها، كما يقول الخبراء، ينبغي التخلي عنها. قصاصات صغيرة من الورق كتب عليها أرقام مهمة، وأوقات مواعيد وتواريخ تُفقد أو يُساء استخدامها. وحتى لو لم يحدث ذلك لا بد من تدبير شأنها. تقول راند إن الشيء الأكثر أهمية بشأن مفكرتها هو (السوفت وير) البرمجيات التي تجعلها تنظم لائحة ما ينبغي عمله، والمحافظة عليها حديثة، وتنبهها كالمواعيد، أو مقاربة أوقات الانطلاق وأرجاء بنود لم تنجز بعد.
ماذا تفعل وأين؟
إدارة لائحة «أن تعمل» هي موضوع انتباه جدي في عصر دورات الإدارة. هنا مجموعة مختصرة أكثر من الأفكار: اكتب أي شيء ينبغي عليك القيام به في لائحة واحدة أساسية ثم قرر ما هي الاحتياجات التي ينبغي القيام بها وحولها إلى لائحة يومية (مهمة يمكن أن تنجز بسهولة في تقويمات الكومبيوتر) خصّص جانباً بضع دقائق في نهاية كل يوم كي تمر على اللائحة، وصنّف أولوية المهمات والأهداف. بعض الناس يستخدمون أسلوب الترتيب الأبجدي للمهمات عند تصنيف الأولويات (أ من أجل قمة الأولوية وب لأولوية مهمة ولكن ليست جوهرية، وج للأشياء التي ينبغي القيام بها ولكن لم تقرر بعد).
ضمن فئات آ، ب، وأولوية ج يعمل الرقم بالنظام بالطريقة التي ينبغي أن تنجز به، كن متأكداً من أن تفكر من خلال الخطوات الفاصلة التي تقود إلى النتيجة التي تسعى إليها. قد ينبغي عليك القيام بجملة من القواعد قبل أن تستطيع الإمساك بالهدف رقم 1. وكن حذراً كي تميّز ما بين ما هو ملّح وبين ما هو مهم. ما يضغط به شخص ما آخر عليك كي تقوم به، قد لا يكون ما تريد البدء به أولاً.
الفن الضائع لحفظ الأوراق في إضبارة
مهمة التجريب الأكبر للمديرين للمنظمة ذات الحجم المنخفض قد تكون الحفظ في إضبارة، وهي مهارة قد تكون متلاشية لدى السكرتير الشخصي. المبدأ الرائد في التصنيف هو أن تفكر «بحرية الوصول» التصنيف يشبه الاسترجاع وليس التخزين كما يقول راند.
«عندما توجد مصنفات اسأل نفسك» عن ماذا سأبحث لأعثر عليه فيما بعد؟
عندما تُوجد أو تتفحص بعناية نظام تصنيف، حدد الفئات الرئيسية لعملك وكيف تفكر فيها. هل تفكر فيها كمشروع؟ كإنسان؟ كخط لا يجوز تجاوزه؟ ثم شخّص ماذا تريد أن تحفظ. تذكر قاعدة دينتون: كلما كان ما عندك قليلاً قلَّ ما تعاني منه.
بعض المعايير المفيدة لحفظ الوثيقة:
- المعلومات التي تحتويها ليس من السهل إيجادها في مكان آخر.
- المعلومات التي تحتويها تساعدك على الوصول إلى هدف.
- المعلومات انخفضت أو تعززت قدر الإمكان.
- المعلومات حديثة.
كما أن أي واحد قد صنّف عبر أرشيفات بريده الالكتروني لإيجاد ملف سيوافق، فإن المصنفات من جميع الأصناف ينبغي أن تكون منظَّفة بشكل دوري. إذا كنت تحتاج أن تستمر للإطلاع على سجلات أقدم، أوجد مكاناً لمواد أرشيفية فهذا أمر حسن تستطيع أن تنطلق منه.
أخيراً، عد إلى الخلف وقوّم احتياجاتك الأكثر حسماً. تقول فيليشيا راند “التنظيم ليس مجرد امتلاك الأوراق الصحيحة في المكان الصحيح، بل فهم أولوياتك”. هناك عنصر استراتيجي في أن تكون منظماً، عنصر يتضمن معرفة ما لديك من معرفة في إنجاز المشكلة. يقول دينتون “كل شيء يعتمد على ما هو دورك. ماذا يكلفك أكثر في صورة موارد ضائعة؟ انظر إلى ذلك أولاً”
وإذا كان ذلك لا يساعد، تطلع إلى المساعدة من خلال “الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين” ولكن في غياب سكرتير شخصي ستظل تتعلم تنظيم نفسك، نظراً لأن الانتظام ليس عملاً يستطيع شخص آخر القيام به من أجلك. يلاحظ هوينغ “بعض الناس يريدون مني أن أقوم بالعمل عنهم. هذا لا يصح أبداً”.
كيف تجعل كل اجتماع مهماً
توم كرايتنيكر
يتذمر تيرينس، مدير الاتصالات لشركة خدمات صحية بشأن جميع الاجتماعات التي حضرها.
عندما يُسأل عن عنوان عمله يجيب ساخراً «مُلازم لاجتماع اختصاصي» ازداد توتر الاجتماعات سوءاً نظراً لأن الهيئة زادت من عبء عمله وبسبب تقاريره. ومع هذا عندما قام فريق الإدارة الأعلى باتخاذ قرار في مضماره كان تيرنيس غاضباً لأنه لم يدع إلى الاجتماع الذي نوقشت فيه المسألة.
لم يكن سلوكه مضطرباً كما قد يبدو. مشكلة تيرينس مع الاجتماعات أن معظم التي يلتحق بها غير فعالة، ولا تركز على استنزاف الوقت. والأسوأ أن الاجتماعات حيث يتم إنجاز أعمال الشركة حقاً ليس متوفر لها مهارة كافية لضمان أن الأعضاء الحقيقيين متوفرون.
أزمة تيرينس أزمة عامة. في الوقت الذي تتزايد فيه التغييرات في مقر العمل ويحضر المدراء والأعضاء ويعرض بعضهم عملاً عولج من قبل اثنين – ويمكن أن يقدم ما يوفر وقتهم أثناء الاجتماعات.
«أكبر الشكاوى التي أسمعها عن الاجتماعات أنها غير منتجة، وأنها تستمر وقتاً طويلاً جداً، وأنها غير ضرورية تقول فرانسيس أ. مايكل وهي، مستشارة ومدربة، ومؤلفة لا اجتماع آخر. أو مرشدة عملية لتسهيل الاجتماعات الفعالية (أوسيس، 2002)
«مع هذا فإن الاجتماعات في أفضل الأحوال يمكن أن تعني كل شيء للمنظمة «كما تقول» إذا كنت تستطيع بشكل متماسك أن تحصل على اجتماعات إنتاجية جيدة فإن شركتك في طريقها إلى أن تكون أفضل. أنا لا أعتقد أن كثيراً من الناس يفكر فيها بهذه الطريقة، ولكن الاجتماعات الأفضل تعني اتصالاً أفضل وقرارات أفضل، وهذا ما يؤدي إلى تأثير مباشر في خط القاع».
قيمة – وكلفة – الاجتماعات
إذا كنت تفكر أنت وزملاءك بأن تحضروا اجتماعات أكثر من ذي قبل، فإن هذا قد لا يكون من وحي خيالك. في الأيام القديمة للقيادة والضبط لم يكن الناس يحتاجون أن يجتمعوا في غرف اجتماعات غالباً. ولكن لما أصبح مكان العمل أكثر اشتراكاً وديمقراطية، كما يقول الخبراء، فإن المنظمات باتت تحتاج اجتماعات أكثر للمشاركة في المعلومات، واستقبال الناس واتخاذ قرارات اجتماعية، وأكثر من ذلك أن الاندماجات والتحالفات قد زادت من الحاجة إلى اجتماعات منظمات بالإضافة إلى أولئك الذين اتخذوا مكانهم في الشركات.
ولكن لما كانت الاجتماعات في «أفضل أحوالها» يمكن أن تقوم بمساهمات حاسمة لنجاح شركتك، ضع في ذهنك أن الاجتماعات في أسوأ أحوالها لا تمثل فقط فرصة ضائعة، بل أيضاً تمثل مالاً ضائعاً. الوقت محدود؛ عندما يضيع أحد العوامل في ساعات الاستخدام في اجتماع بدلاً من استخدامه لإكمال العمل على مقاعدهم وفي الميدان فإن الشركات تخسر الكثير من الأموال.
الموقع الإلكتروني Effective Meeting. com يعمل بتقنيات سمارت، ويقدم حاسباً لكلفة الاجتماعات تساعد على تقرير كلفة للاجتماعات قائمة على مجموعة من العناصر. على سبيل المثال، الاجتماع الأسبوعي الإداري يمكن أن يكلف مجموعة عمل بمقدار 390 دولاراً لكل وقت تجتمع فيه – أو أكثر من 20 ألف دولار في السنة مع افتراض أن المجموعة تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار في السنة في الراتب وأن الاجتماعات تستمر ساعتين تقريباً. أضف إلى ذلك مقدار الدولارات التي تضيع بالضغط التراكمي، واستياء الموظفين العائدين من اجتماعات فيها كم هائل من الرسائل وقوائم العمل المؤجلة، والتي تتراكم يومياً.
تقول المستشارة بيغي كلاوس: “لدي زبائن يخبرونني بأنهم مقهورون تماماً بـ “هوس الاجتماعات” والذي يحدث في الكثير من الشركات.
“في ثقافة الاجتماعات الجديدة هذه، يشعر المديرون في بعض الأحيان بأنه عليهم أن يستمعوا إلى مداخلات كل فرد من قبل أن يتخذوا أي قرار.لكن يمكن أن يصبح استنزاف الوقت هذا سخيفاً”.
هنا بعض الأفكار العمليّة للمديرين الذين يقصدون تعزيز الاجتماعات، أكثر من إعاقتها، من أجل نجاح مؤسساتهم.
لا تشارك دوماً في اجتماع
حل اجتماع غير منتج يمكن أن يكون بسيطاً مثل عدم وجوده. وكما يشرح كلاوس وخبراء آخرون بأن «هوس الاجتماع» يُدعم بدرجة كبيرة باستخدام الاجتماعات للعناية بالعمل على نحو أفضل من المعالجة بوسائل أخرى. قبل دعوة الجماعات معاً مرة ثانية، على المديرين أن يسألوا أنفسهم ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بوسيلة أخرى. إذا كان الهدف المشاركة في المعلومات – التي غالباً ما تكون الحالة في منظمات مصابة بالاجتماعات السيئة – فإن البريد الإلكتروني، والمذكرات والمحادثات غير الرسمية قد تكون أفضل.
«السؤال هو: لماذا نعقد اجتماعاً؟ معظم الناس لا يفكرون في ذلك بوضوح كاف، كما تقول بارباره ستريبل، المستشارة في أوريل ومؤلفة «دليل المدير إلى اجتماعات فعالة (ماك غرو – هيل، 2002) السبب الأفضل أن يكون هناك اجتماع هو أنك تحتاج حقاً تفاعلاً بين الناس الحاضرين. أنت تريد أن يتشارك الناس في الآراء والمعرفة، وبناء تكامل مشترك عبر الخط حول المسألة المطروحة. ثم يكون الاجتماع – إذا انعقد جيداً – الإجراء الكامل لذلك».
في حالات قليلة، يمكن للمشاركة في المعلومات أن تكون أيضاً هدفاً منطقياً لعقد اجتماع، كما تقول سترايبل – ولكن فقط عندما تحتاج الأخذ والعطاء الفوري العفوي يكون ذلك من الممكن في الوقت المناسب. وفي ما عدا ذلك يكون البريد الإلكتروني أو الصوتي كافياً.
تمثل الاجتماعات في أسوأ أحوالها فرصة ضائعة وهدراً للمال
في بعض الأحيان يتطلب شفاء «هوس الاجتماع» تحولاً في كيفية مقاربة الإدارة كما يقول كلاوس. ففي حين أن مكان عمل ديمقراطي أكثر هو أفضل لكل واحد بلا شك، فإن هذا لا يعني أن قرار المجموعة مطلوب لكل المسائل الصغيرة التي تجري في اليوم. المديرون الصغار الذين يريدون أن يفحصوا تقاريرهم عند كل نقلة يحتاجون إلى اجتماعات أكثر. من جهة ثانية فإن تفويض العمل إلى أعضاء فريق مؤهل يقلص إلى حد كبير الحاجة إلى اجتماعات. يقول كلاوس «إذا أهّلت جيداً فإنني لن أحتاج أن أكون حاضراً من أجل كل قرار يتخذه الفريق. أعرف أن توم وسوزان يعتنيان بالأمور».
«قبل الدعوة إلى اجتماع عليك أن تسأل نفسك حقاً كما يقول كلاوس «ما هي المسألة؟ ما هو ذلك الشيء عندما تفعله تريد الناس أن يفعلوه أو يشعروا به؟
اسأل نفسك: هل عليّ أن أحضر هذا الاجتماع؟»
«لا تناقش»
«المناقشة» لم تعد جيدة كفاية. الهيئات المتعطشة للوقت تحتاج إلى أكثر من ثرثرة فاقدة الاتجاه أو تقارير تقدم تهدف إلى الضغط. تعتمد اللقاءات المنتجة على أهداف محددة بوضوح يستطيع الناس أن يعملوا تجاهها، كما يستطيعون ضدها قياس التقدم. «إذا كنت أنظم لقاءً أريد أن أتجاوز المناقشة كما يقول ستريبل. ويتابع «ربما مناقشة وتقرير». أو مناقشة وبناء خطة، أو مناقشة وتحديد العوائق الأساسية للنجاح، أريد عملاً. أنا لا أريد لائحة بما حدث في الأسبوع الأخير».
على سبيل المثال، إذا كان التجمع الأسبوعي مع أعضاء فريقك قد أصبح مصدر أذى لوجودك ووجودهم أصر على أن يشذب كل واحد – بمن فيهم أنت – تقريره (أو تقريرها) للمسائل العملية. احتفظ «بمائدة» الاجتماع للبنود التي تتطلب تفكير المجموعة كلها وعملها.
أنفق وقتاً كي توفر وقتاً
إن تيرينس بالمثال الأول في هذه المقالة لم ينشغل عن اللقاء الذي كان يهتم به – والذي يكون وجوده الأكثر فائدة – إذا كانت شركته مستعدة على نحو أفضل ومتصلة بالاجتماعات.
إذا كانت المساعدة التنفيذية للرئيس قد فكرت وأعدّت أجندة جيدة للاجتماع الأسبوعي لكبار الموظفين فمن الممكن أن يحصل أن قراراً حكيماً في الرسالة الإخبارية المقترحة للجماعة سوف يتطلب حضور تيرينس (حصل أنه كسب نتائج المسح التي أعاقت القرار المعاكس).
رتّب الأفكار والآراء التي يمكن (أو لا يمكن) ملاحقتها في وقت مناسب أكثر.
حتى لو نسيت أن تدعو تيرينس، إذا نشرت بشكل روتيني الأجندة مقدماً على جميع المديرين، فإن تيرينس سيعرف ما كان آت. ثم إنه يستطيع أن ينضم إلى الاجتماع، أو على الأقل أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مديره بالمعلومات الحيوية.
تقترح ستريبل كقاعدة إنفاق 30-60 دقيقة استعداداً لاجتماعات أنت مسؤول عنها و/أو تديرها. كما تقترح توزيع مفكرة ثمينة وتجمع الأشخاص المناسبين. والسماح للمشاركين أن يفترقوا عندما ينتقل الاجتماع إلى مسائل غير وثيقة الصلة بشؤونهم.
أثناء التقدم يمكن للعمل أن ينتج قراراً مدهشاً ومرحباً به. «بتحديد النتيجة المرغوبة وإعداد أجندة قبل الوقت «يقول المدرب والمستشار ميكيل» قد تستطيع أن تتأكد أنك قد لا تحتاج إلى اجتماع».
