كثير من الأشخاص تخلط بين ماهو أمر عاجل و بين ما هو أمر هام يجب إنجازه فى الحال.
حتى ان بعض الأشخاص الذين يعملوا فى مناصب إداريه لسنوات و فى شركات كبيره يخضعوا للعاجل و يعطلوا الموضوع الهام الذى يجب أن يتم فى ميعاد محدد سواء كان فى العمل أو فى حياتهم الشخصيه.
- فهم الفرق بين العاجل و الهام قد يشكل أثرا كبيرا على جوده و إنتاجية حياتك المهنيه و الشخصيه.
المهمات العاجله
عاده يكون لها موعد فورى أو موعد مضى و لكن ظهرت حاجه ملحه لتنفيذه. ليس من الضرورى أن تحتاج هذه المهمات لمجهود او تستهلك وقت كبير,كما أنها ليس لها وقع مباشر على حياه الفرد . فى الحقيقه قد تكون هذه المهمه العاجله تافهه أو حتى غبيه.
لكن عاده تصبح الأشياء عاجله عندما يكون على الشخص أن يؤدى عمل ما و يؤجله ثم يٌطلب منه فجاه فى الحال.
مثال: كتابه و إرسال رساله إليكترونيه أو تقديم تقرير عادى ” لكن تم تجاهلهما” فتصبح فى لحظه ما شىء عاجل يجب عمله على حساب شىء مهم إذا طلب منك تقديم التقرير أو الرساله فى الحال.
العمل الهام
على الجانب الآخر , لا يحتاج موعد للانتهاء منه لما له من و قع و تأثير على حياه الشخص يجعله ينجزه فى اسرع وقت.
كمثال تخطيط حياتك العمليه أثناء الدراسه لا تحتاج لتنفيذه الآن و لكنه يساعدك على تحديد خريطه دراستك التى تصل بك الى الحياه الوظيفيه التى تحبها و تتمناها لنفسك.
العمل العاجل
يتميز بان له ميعاد محدد للانتهاء منه. تحديد ما هى المهمه الهامه تعتبر شىء نسبي لتفكير و ظروف كل شخص. بمعنى آخر إن مدى العجاله لمهمه ما تخضع لعوامل و ضغوط خارجيه. تحديد المهام العاجله هى ممارسه إسترشاديه لتحديد الأولويات.
أى بتحديد الأولويات يمكنك ترتيب المهام بالترتيب الذى يساعدك على تأديتها فى حينها و لا تؤجل عمل اى منها بحيث يصبح أمرا عاجلا إذا طلب منك فجأه.
البعد الآخر هو أن بعض الأمور قد تكون ملحه وهامه فى نفس الوقت.
كمثال: قد يعرف شخص أن لديه مشاكل صحيه مع مرض السكر , و يؤجل الذهاب للطبيب و إجراء الفحوصات اللازمه بالرغم من معرفته باهميه ذلك لنفسه و لأسرته. يؤجل هذا الموضوع حتى يتعرض لأزمه صحيه مفاجئه تجعل الذهاب للطبيب أمر هام و عاجل. أصبح الامر مهم و ملح نتيجه لإهمالك ( تأجيلك ) الذهاب للطبيب.
و يمكن تلخيص ذلك فى الآتى..
- مدى إلحاح المهمه يحكمه مواعيد الإنتهاء المحدده بينما أهميه أى موضوع تحدد بمدى تأثيره أو اهميته على حياه الشخص.
- الإلحاح أو العجاله المطلوبه تحددها عوامل خارجيه مثل المواعيد المحدده للإنتهاء منها بينما الأهميه ممارسه نسبيه تحسب على أساس مدى تأثيرها. ما تعتبره هام قد يختلف عن ما يعتبره غيرك هام.
كيف تفرق بين العاجل و الهام
- حدد ما هى الأشياء الضاغطه الملحه التى تعتبر فى قمه أولوياتنا و التى يجب أن تنفذ فى الحال.
- إفحص الأمر الحيوى الذى يصر شخص آخر على تنفيذها دون تاخير.
- قيم تلك الأشياء الملحه من أعمالك الروتينيه التى تأخذ من وقتك عند إنجازها.
- الأمور العاجله دائما ما تبدو هامه. مع ذلك ليس كل ما تفعله مهم.
لتعرف ما هو الأمر المهم بالنسبه لك أجب على الاسئله التاليه
- هل ما سأفعله أو أشارك فيه الآن يشكل أهميه أو تأثير دائم على امور أخرى؟ هل هذا الامر غير أنانى و سيجلب السعاده للآخرين ؟ هل تصرفاتى و أنشطتى تضفى التوازن لحياتى أم جميعها إستهلاكيه؟
- التمييز بين الهام و العاجل يتطلب تركيز الطاقه و المجهود و التفكير حتى تتمكن من قضاء و قتك فى تأديه الأمور الهامه و لا تواجه فى لحظه ما بشىء يجب تأديته فورا فيعطل الأمر الهام الذى تنجزه.
- تحديد الأولويات هو مفتاح إداره الأمور العاجله و التركيز على الأمور الهامه. قبل أن تقفز لتأديه مهمه ما, خذ عده دقائق فى التفكير عن أولويه هذه المهمه الحقيقيه. هل تحتاج أن تنفذ هذه المهمه فى هذا الوقت بالتحديد, أم هناك شىء آخر اهم على قائمه أعمالك يجب أن ينفذ أولا؟
- بينما يقول الجميع إن كل المهمات الموجوده على قائمه أعمالك يجب أن تنفذ فى الحال, أنت وحدك الذى يقرر ما الذى يجب تأديته اولا ثم ثانيا , و ثالثا …الخ.
كيف تكسب المعركه ضد الأمور العاجله
من الحقائق التى نغفلها دائما هى ان الأمور العاجله هو التى تؤجل و تعطل الأمور الهامه التى يجب إنجازها فى موعدها.
1. إعرف أن هناك معركه فى الأصل لتحديد الهام و العاجل.
2. كن دائما على حذر لان العاجل هو الأمر القاهر الذى لا يتوقف و لا ينام و يبدو و كأنه مهم ــ فلا تنخدع.
3. إستثمر الوقت و لا تهدره و أقضيه فى إنجاز الهام و لا تضيعه على العاجل او التافه.
4. إستخدم أفضل اسلوب فى إداره الوقت.
5. ضع وقت الترفيه فى قائمه أعمالك. أترك مساحه لشىء مبهج, إن الأحداث السعيده قد تحدث مصادفه. الشىء الهام لا يحدث مصادفه بل بعد تفكير و إعداد.
6. راجع القائمه مع النتيجه اليوميه و حدد ما هو العمل الهام الذى عليك إنجازه و الذى يمكن أن ينتظر أو يلغى من قائمه أعمالك. حدد عمل أو إثنين أو ثلاثه يندرجوا تحت عنوان الهام و التى يجب أن تنجزها يوميا.
7. الغى مبدأ إطفاء الحرائق ( تأديه أمورعاجله تظهر فجأه ) حتى يمكنك التركيز على المهم و تقليل كميه الوقت التى يقضى على العاجل.
الرائع فى الموضوع إنك يمكنك إستخدام هذه المعلومات سواء كنت فى منصب قيادى أم لا. كل فرد يمكنه أن يختار أن يقضى و قته على ما هو عاجل أم الهام. يمكنك أن تختار أن تكون الضحيه أو تتحمل المسئوليه عن حياتك اليوميه و المستقبليه.
